Administrar y fusionar grupos de interés duplicados

¿Por qué tenemos duplicados?

La duplicación de grupos de interés es una preocupación cuando se utilizan registros de grupos de interés. En la aplicación Borealis, las grupos de interés se pueden crear de diferentes maneras: directamente en el sistema, a través de la importación de Excel, al realizar una reunión, y así sucesivamente. Puede ser que los usuarios creen dos entradas para la misma persona, generando un duplicado.

¿Qué son las fusiones de grupos de interés?

La función de fusión de grupos de interés identifica potenciales duplicados basando ​​en similitudes de nombres. También, reconoce otra información para evaluar los datos para identificar duplicados, incluidos apodos, correo electrónico, organización, ubicación, dirección y correspondencia fotográfica. La herramienta permite a los usuarios fusionar o rechazar posibles duplicados con solo unos pocos clics para garantizar la integridad de los datos.

Las grupos de interés deberían fusionarse si hay más de un registro en el sistema que se refiera a la misma parte interesada. Este es un problema de integridad de datos que impide el seguimiento adecuado de las interacciones con este individuo.

¿Cómo puedo fusionar individuos?

1- El sistema identifica automáticamente los duplicados potenciales

Dependiendo de los nombres, el sistema marca automáticamente las personas que son potencialmente duplicados en el registro de individuos.

Cualquier persona que se detecte como un duplicado potencial será identificado por el icono  en la lista de grupos de interés.

Los posibles duplicados de un individuo se enumeran haciendo clic en el mismo icono  a la izquierda del nombre del individuo en su registro (que también se puede visualizar seleccionando Acciones>Gestión de duplicados).

2- Identificar manualmente duplicados

Los duplicados potenciales que no están identificados por el sistema se pueden agregar manualmente a la lista seleccionando Acciones>Gestión de duplicados y seleccionando un individuo. Los posibles duplicados agregados manualmente también serán identificados por el ícono .

3- Ignorar o fusionar

Al pasar sobre posibles duplicados con el mouse, aparecen los botones de acción:

La acción Ignorar causa ignorancia del duplicado potencial y la desaparición del ícono . Al hacerlo, confirmas que no es un duplicado sino un individuo legítimamente distinto.

La acción Fusionar hace que el duplicado potencial seleccionado se fusione en el individuo actual (el registro individual actual por lo tanto se conserva  mientras que el duplicado potencial seleccionado se eliminará).

Al seleccionar la acción Fusionar, se realizan las siguientes acciones:

  1. Actualizar la información del registro actual con la información de la persona correspondiente en la lista de posibles duplicados.

Cualquier campo vacío en el registro de la persona actual se completará con los contenidos del registro potencial del individuo duplicado.

Los valores de los campos de selección múltiple se combinarán en el individuo actual.

Se perderá el contenido de los campos de un posible registro duplicado que no sean las selecciones múltiples que se llenan en el registro del individuo actual. Es por eso que siempre debe fusionarse del registro que desea conservar.

  1. Actualiza todas las referencias a la persona duplicada

Cualquier referencia a la persona duplicada en el sistema se actualiza para referirse a la persona actual.

  1. Eliminación del archivo duplicado del individuo

La persona duplicada será eliminada y ya no será accesible

  1. Actualice el historial de acciones para rastrear la fusión.

Tenga en cuenta que esta acción no se puede deshacer. Aparecerá una pantalla emergente que le permitirá confirmar la acción e ingresar un comentario antes de que finalice.

También tenga en cuenta que al fusionar personas, los valores en el campo Proyecto se combinan ya que es un campo de selección múltiple. Esto implica un riesgo de hacer que el individuo actualizado sea visible y modificable por un nuevo conjunto de usuarios.

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