Gestionar y fusionar grupos de interés duplicados

Requisito: Generalmente, cualquier persona que pueda editar registros de grupos de interés puede realizar fusiones. Sin embargo, su superusuario puede haber restringido el acceso para gestionar duplicados. Esto significa que necesitará el perfil de SE - Gestor de Duplicados para poder llevar a cabo fusiones.

 

La función de fusión de grupos de interés identifica posibles duplicados basados en similitudes de nombres y otra información.

La herramienta de fusión de grupos de interés duplicados le permite fusionar o rechazar posibles duplicados. Esto mejora la integridad de los datos, lo cual facilita el seguimiento de las interacciones con los grupos de interés y la ejecución eficiente de los planes de relacionamiento.

Al identificar duplicados, debe seleccionar al grupo de interés que desea conservar como su principal y fusionar el registro duplicado con este.

Si no tiene un perfil que le permita editar grupos de interés o acceso a un registro específico, no podrá realizar esta operación. Tendrá la opción de informar a alguien. Después de hacer clic en el botón, se abrirá un nuevo formulario que le permitirá enviar la información a un usuario con un perfil que le permita gestionar los datos duplicados del grupos de interés. Puede agregar un mensaje junto con el enlace del registro correspondiente para añadir detalles según sea necesario. Luego se enviará un correo electrónico para notificar a la persona. 

¿Qué sucede cuando se fusionan los grupos de interés?

Al fusionar duplicados en Borealis, siempre debe comenzar desde el registro que desea conservar (registro principal) y fusionar los duplicados en él.  

El proceso de fusión implica varias cosas:

• La información del grupos de interés principal se combina con la información del grupo de interés duplicado.
  • Los campos vacíos del grupo de interés (registro principal) se llenarán con la información disponible en el registro fusionado.
  • En los campos donde se pueden especificar múltiples valores, se añadirá la información del registro duplicado.
  • Cuando un campo puede contener solo un valor y la información difiere entre el registro principal y el duplicado, se mantendrá por defecto la información del registro principal.  También podrá decidir qué valor conservar.
• Los registros vinculados al grupo de interés duplicado se vincularán luego al registro  del grupo de interés principal. Esto incluye comunicaciones, planes de relacionamiento, tareas y otros tipos de registros.
• Los documentos y comentarios vinculados al grupos de interés duplicado también se vincularán al registro principal.
• El historial de acciones se actualizará para documentar la fusión.
• El grupos de interés duplicado se eliminará y ya no será accesible.
• Los valores en el campo de Proyecto  se combinan.
  Esto puede hacer que el nuevo registro actualizado sea visible y editable por un nuevo conjunto de usuarios de acuerdo a los accesos definidos en la segregación de datos.

Identificar duplicados en Borealis.

Hay varias formas de identificar posibles duplicados a través del sistema.

Utilice la Vista de Resumido de la Página de Lista

1. Vaya a la página de lista de registros de Individuos u Organizaciones.
2. Seleccione la vista de Resumido.
3. El  ícono en el lado derecho de la página de lista indica si un registro tiene duplicados o no.
   

Haga clic en el ícono para abrir el formulario de gestión de duplicados y comenzar a comparar datos.

Use el Filtro Rápido de Potenciales Duplicados

1. Vaya a la página de lista de registros de Individuos u Organizaciones.
2. En la barra de filtro rápido, seleccione el filtro de Tiene duplicados potenciales.
   

La lista resultante contendrá todos los grupos de interés con posibles duplicados. Si está en la vista de Resumido, puede utilizar el ícono para iniciar el proceso de gestión de duplicados. Luego puede identificar y abrir el registro principal desde la página de lista y comenzar el proceso de fusión desde allí.

Filtro en el Encabezado de Columna Tiene duplicados potenciales

1. Diríjase a la página de lista de registros de Individuos u Organizaciones.
2. Seleccione la vista Detallado.
3. Desplácese por la página de lista hasta encontrar la columna de Tiene duplicados potenciales. 
   Es posible que la columna de Tiene duplicados potenciales no sea visible por defecto. Puede agregarla a su página de lista.
4. Haga clic en el encabezado de la columna.
5. En el menú desplegable de filtro, seleccione Sí.
   
6. Haga clic en Aplicar.

La lista resultante contendrá todos los posibles duplicados en su lista de registros. Luego puede identificar y abrir el registro principal desde la página de lista y comenzar el proceso de fusión desde allí.

Use la Información en su Registro de grupos de interés

• Mientras edita la información encontrada en los registros, notará el banner de gestión de duplicados en la parte superior de la página de información del grupo de interés. Puede hacer clic en el botón Gestionar duplicados en el banner para iniciar el proceso de fusión.

• También puede hacer clic en el menú Acciones ubicado en la esquina superior derecha de la página de información y seleccionar Gestionar duplicados.

Use Reportes y Widgets en Analytics

• Puede utilizar uno de los Reportes del sistema Borealis o crear un widget y/o reporte dedicado para ayudarle en la gestión de duplicados.
• Estos le permitirán identificar grupos de interés duplicados que requieren fusión basándose en criterios definidos en el widget.
  

Agregue Potenciales Duplicados Manualmente

También puede agregar registros manualmente a la lista de duplicados potenciales, en caso de que el sistema no detecte automáticamente el duplicado.

1. Vaya a la página de lista de registros de Individuos u Organizaciones.
2. Abra el registro al que desea agregar posibles duplicados y utilice el banner de Gestionar duplicados o la opción del menú Acciones Gestionar duplicados O puede usar la vista de resumen y hacer clic en el ícono .
3. En el formulario Gestionar duplicados, haga clic en el botón + Agregar duplicado.
   
4. En la lista de filtro, comience a escribir el nombre del duplicado potencial y el sistema los filtrará.
5. Haga clic en el nombre del grupo de interés que desea agregar.

Ahora se habrán añadido a la lista de potenciales duplicados. Si hay más de un duplicado potencial, puede ver su tarjeta de información utilizando las flechas de navegación junto a Posibles duplicados.

Fusionar Duplicados en Borealis

Al fusionar duplicados en Borealis, siempre debe comenzar desde el registro que desea conservar (registro principal) y fusionar los duplicados en él. 

1. Identifique duplicados en su lista de registros.
2. Abra el registro principal que desea conservar y use el banner o el botón de acción para iniciar el proceso de fusión O comience el proceso de fusión desde el ícono .
3. En el formulario de Gestionar duplicados, puede ver la información presentada de la siguiente manera:
   • Use los colores para identificar rápidamente la información mostrada. Verde indica los mismos datos y Rojo indica datos diferentes.
   • Puede usar las casillas de verificación para elegir qué información debe conservarse.
     Para la información de contacto y las posiciones, las casillas de verificación se utilizan para seleccionar los datos principales que son válidos para el registro fusionado resultante. La otra posición o información de contacto también se conservará. Si desea archivar cualquiera de esa información, puede hacerlo después de que se haya completado la fusión.
   • Puede pasar el mouse sobre la imagen del registro para ampliarla.
   • Puede hacer clic en el ícono de enlace externo para abrir la página del grupo de interés en una nueva pestaña para revisar la información detallada.
   • Puede navegar a través de las tarjetas de Posibles duplicados con las flechas de navegación.
4. Acciones disponibles:
   • Ignorar: Puede usar esta opción cuando desee ignorar este duplicado potencial.
     Esto eliminará al grupo de interés de la lista de duplicados potenciales e indicará que son registros distintos.
   • Fusionar: Puede usar esta opción cuando desee fusionar el duplicado potencial en el registro principal.
     El grups de interés actual (registro principal) permanecerá en el sistema, pero el duplicado potencial será eliminado después de que su información se haya fusionado al otro registro.
   • Agregar como organizaciones afiliadas: Esta opción solo está disponible para organizaciones. Puede usar esta opción para agregar la organización duplicada potencial como una organización afiliada a la organización actual. Aparecerán en la sección de Organizaciones afiliadas en la pestaña Relaciones de cada uno.
5. Después de hacer clic en el botón Fusionar, puede especificar un comentario en el formulario de confirmación.
6. Haga clic en el botón Fusionar.

La fusión de registros es una acción que no se puede deshacer. Una vez que un registro de duplicado potencial se fusiona con otro registro, el registro de duplicado potencial será eliminado del sistema.