¿Por qué tenemos duplicados?
La duplicación de individuos y organizaciones es una preocupación cuando se utilizan registros de grupos de interés. En la aplicación Borealis, los grupos de interés se pueden crear de diferentes maneras: directamente en el sistema, a través de la importación de Excel, al enviar un correo con el Outlook add-in realizar una reunión, y así sucesivamente. Puede ocurrir que los usuarios creen dos entradas para la misma persona, generando de esta manera un duplicado.
¿En qué consiste la fusión de grupos de interés?
La función de fusión de grupos de interés identifica potenciales duplicados basandose en similitudes de nombres. También, reconoce otra información para evaluar los datos para identificar duplicados, incluidos alias, correo electrónico, organización, ubicación, dirección y correspondencia fotográfica. La herramienta permite a los usuarios fusionar o descartar posibles duplicados con tan solo unos pocos clics y de esta manera garantizar la integridad de los datos.
Las grupos de interés deberían fusionarse si existe más de un registro en el sistema que se refiera al mismo individuo u organización. Esta es una falla en la integridad de datos la cual impide el seguimiento adecuado de las interacciones con este individuo.
¿Cómo puedo fusionar individuos?
Primero, identifique los duplicados usando una de las siguientes herramientas de Borealis:
- Localizar el icono
en la lista de los individuos u organizaciones (sólo en la vista de resumen) - Utilice el filtro rápido "Posibles duplicados" en la lista de interesados (resumen y detalle)
- Verifique el posible banner de duplicados que aparece en el registro de individuos y organizaciones
- Accede a la interfaz de "Gestión de duplicados" a través del botón Acciones en los registros de los indivduos y las organizaciones
- Utilizando uno de los reportes del sistema Borealis
- Crear un widget y/o reporte dedicado para la gestión de duplicados
También puede identificar manualmente los posibles duplicados.
Luego, identifique el registro que quiere mantener.
Siempre fusione a partir del registro que usted quiere mantener.
Finalmente, fusione, agregar como organización vinculada o ignore los posibles duplicados usando la función de Fusión de grupos de interés:
Al pasar el cursor sobre los posibles duplicados, aparecerán los botones de acción :
- "Ignorar" hace que se ignore el posible duplicado y se elimine de la lista. Al hacerlo, se confirma que no es un duplicado, sino una parte interesada legítimamente distinta.
- "Fusionar" da como resultado la fusión del duplicado potencial seleccionado con el interesado actual (el registro del interesado actual es, por lo tanto, "guardado" mientras que el duplicado potencial seleccionado será eliminado).
- "Agregar como organización vinculada" permite agregar el duplicado potencial identificado como una organización vinculada a la actual. Después de haber especificado el tipo de relación que la organización seleccionada tiene con la organización actual, cada organización aparecerá en la sección Organizaciones vinculadas (en la pestaña Relaciones) de su perfil.
Tenga en cuenta que esta acción no se puede deshacer. Aparecerá una pantalla emergente que le permitirá confirmar la acción e ingresar un comentario antes de que finalice.
Identificar manualmente los posibles duplicados
Los posibles duplicados no identificados por el sistema se pueden agregar manualmente a la lista lista seleccionando Acciones > Gestión de duplicados y seleccionando el registro de un individuo u organización. Los posibles duplicados agregados manualmente también serán identificados con el ícono 
.
Decisiones y acciones que se llevan a cabo al fusionar los grupos de interés.
Al seleccionar la acción "Fusionar" se realiza lo siguiente :
- La información de la parte interesada actual se combina con la información de la parte interesada duplicada
- Cualquier campo vacío de la parte interesada actual será sustituido por el valor de la parte interesada duplicada;
- Los valores de los campos de selección múltiple (como el campo de Categorización) se combinarán en el interesado actual.
- Si un campo contiene valores diferentes para los dos interesados y no pueden combinarse, se mantendrá el valor para el interesado actual.
- Cada registro que estaba vinculado al interesado duplicado estará vinculado al interesado actual en su lugar
- El registro identificado como duplicado se eliminará y ya no será accesible
- El historial de acciones se actualizará para mostrar que se produjo una fusión.
Tenga en cuenta también que al fusionar partes interesadas, los valores del campo Proyecto se combina, lo que puede hacer que la parte interesada actualizada sea visible y editable por un nuevo conjunto de usuarios.