Las tareas le permiten crear y dar seguimiento a acciones que deben ser realizadas por usted o alguno de sus compañeros. Una tarea puede crearse como un objeto independiente o vincularse a una funcionalidad en el sistema.
Al crear una tarea independiente, puede mantenerla aislada o elegir vincularla a otro registro en el sistema para dar seguimiento a ambas o a acciones que deben realizarse en relación con ese registro. Por ejemplo, esto podría estar relacionado con acciones específicas que deben realizarse con respecto a un Individuo u Organización o vinculadas a una acción específica de un programa de monitoreo en el módulo de Monitoreo y Evaluación.
El uso de tareas le ayuda a organizar y ver la lista de cosas que deben hacerse en relación con una acción o interesado específico.
Las tareas se pueden acceder desde el menú principal, así como desde el menú de registro en la esquina inferior izquierda después de acceder a un registro (comunicaciones, individuos, etcetera).
¿Debería crear una actividad o una tarea?
Aunque ambas puedan parecer similares a primera vista, se utilizan para propósitos diferentes:
- Las tareas son herramientas que se utilizan para dar seguimiento a acciones que necesita realizar. Al completar una de sus tareas, luego puede decidir si desea crear otra para dar seguimiento a una nueva acción lo que también contribuya a gestionar mejor su horario.
- Las actividades son parte de un plan de relacionamiento en el que se deben realizar acciones para completarlo. Las actividades se pueden utilizar para crear todas las tareas necesarias cuando las mismas acciones deben realizarse con múltiples partes interesadas. Al completar una actividad, no puede elegir si quiere otra actividad o no; cada tarea sería asignada según los requisitos del plan de relacionamiento. También se pueden rastrear como KPI para medir la finalización de un plan de participación.
Características de las tareas:
- Puede crear tareas para ayudar a dar seguimiento a acciones que deben llevarse a cabo internamente de manera regular.
- Puede crear listas de verificación para ayudar a dar seguimiento a la serie de acciones que debe realizar para completar una tarea.
- Puede asignar o reemplazar listas de verificación creadas preventivamente a tareas nuevas o existentes.
- Puede utilizar una lista de verificación para supervisar el progreso hacia la finalización de una tarea.
- Puede avanzar a través del flujo de trabajo de una tarea, asignarla a otra persona, ingresar un seguimiento, exportarla como PDF y crear una comunicación a partir de ella que incluya a las partes interesadas vinculadas a la tarea.
Ejemplos de uso:
Las tareas y sus funciones acompañantes se pueden utilizar de diversas formas para respaldar sus procesos internos y ayudar a dar seguimiento a sus acciones diarias.
- El seguimiento con un grupo de interés después de una reunión puede crearse desde el registro de la comunicación.
- Asignar una tarea para validar la información en un registro, por ejemplo, si no está seguro de si la información de contacto de un individuo u organización está actualizada.
- Usar tareas recurrentes para programar puntos de contacto regulares con sus partes interesadas, como actualizaciones mensuales de avances, reuniones trimestrales, o encuestas anuales.
- Las listas de verificación para completar tareas pueden emplearse para garantizar que se sigan sistemáticamente todos los pasos necesarios para una participación efectiva de las partes interesadas, incluyendo el envío de invitaciones, la preparación de presentaciones y la recopilación de comentarios.
- Se pueden configurar tareas recurrentes para actividades periódicas de divulgación a los medios/gobierno, comunicados de prensa, cabildeo u otras actividades para interactuar con grupos de interés relevantes, el público en general, los medios y/o funcionarios de gobierno.
- Las listas de verificación para completar tareas ayudan a los equipos de relaciones públicas y comunicaciones a mantenerse organizados y garantizar que todas las facetas de sus campañas y esfuerzos de relaciones gubernamentales se lleven a cabo con éxito.
- Usar tareas recurrentes para programar actividades regulares relacionadas con el acceso y la administración de tierras, tales como: comunicaciones con propietarios; informes regulatorios; y verificaciones de cumplimiento, para garantizar que las regulaciones y permisos de uso de la tierra estén actualizados.
- Las listas de verificación para completar tareas pueden ayudar a los equipos de gestión de tierras a evaluar y abordar sistemáticamente requisitos, como actividades de monitoreo ambiental, cambios en el uso de la tierra o renovaciones de permisos.
- Se pueden configurar tareas recurrentes para gestionar la negociación y ejecución de servidumbres, acuerdos de arrendamiento y alquiler, incluidos pagos periódicos, inspecciones de propiedades y renovaciones de acuerdos.
- Las listas de verificación para completar tareas ayudan a los gerentes de tierras a dar seguimiento a tareas críticas relacionadas con acuerdos de tierras, garantizando que se cumplan todos los términos y obligaciones.
- Configurar tareas recurrentes para inspecciones periódicas de cumplimiento o auditorías.
- Las listas de verificación para completar tareas pueden garantizar que cada paso del proceso de cumplimiento se siga correctamente y se documente.