Flujo de Trabajo de Tareas y Acciones de Apoyo

Varias acciones están disponibles para respaldar el uso diario de las tareas. Estas, permiten aprovechar herramientas para avanzar eficientemente en la progresión de sus tareas y completar sus elementos de acción.

Este artículo abarca lo siguiente:

  • Opciones de flujo de trabajo para tareas
  • Exportar una tarea a PDF
  • Ingresar un seguimiento
  • Asignar / Reasignar / Desasignar una tarea
  • Crear una comunicación para vincularla a una tarea
  • Vincular una tarea a un registro
  • Cancelar una tarea
  • Eliminar una tarea

Gestionar el Flujo de Trabajo para una Tarea

Después de que se ha creado una tarea, una de las cosas que puede hacer para interactuar con ella es utilizar el flujo de trabajo para la tarea. Esto incluye comenzar a trabajar en una tarea y ponerla En progreso, así como marcar la tarea como Completa una vez que esté hecha o incluso como no finalizada cuando se encuentre con obstáculos para realizarla. Otras opciones, como Cancelar una tarea cuando ya no sea relevante o Eliminar una tarea, también están disponibles.

Para poner una tarea En progreso:

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea que desea poner en progreso. El estado de la tarea debe ser Abierto.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Seleccione Iniciar el proceso.
  5. Su nombre o el nombre de la persona que trabajará en la tarea debería estar en la lista desplegable Asignado a.
  6. Especifique un comentario o instrucciones adicionales relacionadas con la finalización de la tarea.
  7. Haga clic en el botón Iniciar.

Para marcar una tarea como Completa:

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea que desea indicar como completa. El estado de la tarea debe ser Abierto o En progreso.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Seleccione Completar.
  5. Especifique la comunicación relevante utilizando la lista desplegable Comunicaciones si es aplicable.
  6. Especifique la Fecha de finalización.
  7. Especifique información en el Seguimiento.
  8. Haga clic en el botón Completar.

También puede indicar que una tarea está No finalizada:

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea que desea indicar como No finalizada. El estado de la tarea debe ser Abierto o En progreso.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Seleccione Marcar como inconclusa.
  5. Especifique la información en el Seguimiento.
  6. Haga clic en el botón Marcar como inconclusa.

Exportar a PDF

Puede exportar la tarea como un PDF. Esto le permite presentar la tarea, así como su historial y evolución, a personas que no son usuarios de Borealis.

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea que desea exportar como PDF.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Seleccione Exportar como PDF.

El informe se generará y estará disponible para descargar.

Ingresar un Seguimiento para una Tarea

Mientras trabaja en tareas, a veces tendrá seguimientos para agregar y ajustar la fecha planificada o agregar una comunicación para respaldar el avance de su tarea.

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea para la cual desea ingresar un seguimiento.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Seleccione Crear seguimiento.
  5. Especifique información en el Seguimiento.
  6. Especifique una nueva fecha si es necesario con el campo Ajustar la fecha programada.
  7. Utilice el Vincular comunicaciones para vincular una comunicación al seguimiento.
  8. Haga clic en el botón Crear.

Asignar/Reasignar/Desasignar una Tarea

En ocasiones, es posible que ya haya comenzado a trabajar en una tarea y deba pasar a otros proyectos o tomar vacaciones. Cuando surgen estos casos, puede reasignar o asignar fácilmente la tarea a uno de sus colegas.

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea que desea asignar o reasignar.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Seleccione Asignar/Reasignar.
  5. Seleccione a la persona a la que desea asignar la tarea en la lista desplegable Asignado a. Deje la lista desplegable Asignado a vacía para desasignar una tarea.
  6. Luego puede seleccionar la fecha de entrega en el campo Planificado para el.
  7. Haga clic en el botón Asignar.

Crear una Comunicación Vinculada a una Tarea

Mientras trabaja en una tarea, es posible que necesite interactuar con sus partes interesadas. Puede crear una comunicación para su tarea directamente desde el menú Acciones.

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea para la cual desea crear una comunicación.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Seleccione Crear una comunicación.
  5. Luego puede seguir los pasos estándar para crear una comunicación.

Vincular una Tarea a un Registro

Dado que las tareas son una herramienta que puede utilizar para planificar elementos de acción y dar seguimiento a sus cosas pendientes diarias, puede vincularlas a otros registros en Borealis, como:

  • Comunicaciones
  • Planes de relacionamiento
  • Parcelas
  • Grupos de Interés (Individuos u Organizaciones)
  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea que desea vincular a un registro.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Seleccione Vincular a.
  5. Seleccione el tipo de registro al que desea vincular su tarea en la lista desplegable Formulario.
  6. Seleccione el registro específico en el campo secundario.
  7. Haga clic en el botón Vincular.

Cambiar el Estado de una Tarea a Cancelado

Cuando una tarea ya no es relevante, puede cancelarla para indicar que no trabajará en ella. Si surge una situación en la que necesita trabajar en esa tarea, puede volver a abrirla. Reabrir una tarea restablecerá el estado de la tarea y deberá reiniciarla.

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea que deseas cancelar. El estado de la tarea debe ser Abierto o En progreso.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Seleccione Cancelar.
  5. Especifique un comentario con fines de conservación de datos.
  6. Haga clic en el botón Cambiar estado.

Para reabrir una tarea cancelada:

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea que desea reabrir.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Haga clic en Reabrir.
  5. Especifique un comentario con fines de conservación de datos.
  6. Haga clic en el botón Reabrir.

Tenga en cuenta que una tarea Completada o No finalizada también puede reabrirse.

Borrar una Tarea

Para eliminar tareas que haya creado accidentalmente, a menudo como duplicados, simplemente puede eliminarlas.

Con fines de conservación de datos, es posible que desee evitar eliminar registros que sean relevantes y no duplicados o creaciones erróneas.

  1. Diríjase a Tareas.
  2. Localice y abra la tarea que desea eliminar.
  3. Haga clic en el menú Acciones.
  4. Haga clic en Borrar.
  5. Haga clic en el botón Borrar.
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