A medida que usted y su(s) equipo(s) ingresan nuevos datos en Borealis, la integridad de sus datos puede verse afectada por la creación de duplicados y por la adición de información a un registro duplicado en lugar del original.
Esto puede resultar en una serie de complicaciones, incluyendo, pero no limitándose a, confusión al seleccionar un interesado, errores en la gestión de los registros, problemas con la creación de widgets e informes, y una falta general de confianza en el sistema y en los datos que contiene.
Prevenir y gestionar los duplicados proporciona una forma eficiente de mejorar la precisión de sus registros de grupos de interés, asegurando la eliminación de información redundante o desactualizada. La fusión de registros duplicados agiliza la gestión de datos. Reduce el tiempo y el esfuerzo requeridos para mantener y actualizar los datos de los interesados.
¿Por qué hay partes interesadas duplicadas en Borealis?
En la aplicación Borealis, los grupos de interés pueden crearse de muchas maneras diferentes, ya sea directamente en el sistema, a través de la importación de Excel, mediante la aplicación móvil de Borealis y a través del complemento de Outlook.
Los grupos de interés duplicados son un problema común al utilizar los registros debido a las diferentes herramientas y métodos para crear e ingresar información en el sistema.
Ejemplos de casos prácticos
- Como gerente de relacionamiento con los grupos de interés, puede usar esta función para limpiar y consolidar su lista de actores, de modo que pueda comunicarse y relacionarse de manera efectiva con sus partes interesadas relevantes. Esto también beneficia a su empresa al fomentar relaciones más sólidas, mejorar la comunicación y aumentar la probabilidad de lograr los resultados deseados en proyectos e iniciativas.
- Como analista de datos, puede usar esta función para garantizar un sistema fácil de usar para gestionar posibles duplicados con el fin de mejorar la precisión y la fiabilidad de los datos. Esto también le permite utilizar los datos con confianza para análisis e informes, lo que lleva a resultados de análisis más precisos y reveladores.
- Al crear un grupo de interés, el sistema realiza un análisis en tiempo real de los registros existentes e identifica los registros en el sistema que coinciden con el registro que se está creando y le notifica para revisarlos antes de finalizar la creación del registro.
Prevención de Duplicados al Crear un nuevo Grupo de Interés
Mientras crea un nuevo registro en Borealis y se hayan llenado los campos obligatorios, el sistema realiza un análisis en tiempo real del registro a medida que ingresa la información. El sistema luego le notifica automáticamente si ya existen registros que coinciden con el que está creando en el sistema. Puede entonces revisar el o los posibles duplicados y decidir si desea continuar creando el nuevo registro o usar el registro existente.
Utilice la Prevención de Duplicados al Crear Grupos de Interés
- Comience la creación del nuevo registro como lo haría normalmente.
- Cuando el sistema detecte posibles duplicados, se mostrará una notificación de posible duplicado en la esquina inferior derecha del formulario de creación.
- Haga clic en el botón de posible duplicado para abrir el formulario de comparación de registros y comparar su Registro Actual con el registro de Posibles duplicados.
Puede usar las flechas alrededor de Posibles duplicados para navegar entre los registros identificados como posibles duplicado por el sistema. - Después de revisar los Duplicados potenciales y compararlos con su registro Actual, puede usar una de las 2 opciones:
- Continuar con la creación: Puede usar esta opción cuando el grupo de interés que está creando no coincida con ninguna de las opciones de duplicado potencial que Borealis identificó para usted. Será redirigido al formulario de creación de interesados en el que estaba trabajando.
- Seleccionar y cancelar la creación: Puede usar esta opción cuando un duplicado potencial identificado por Borealis coincida con el actor que está creando. Será redirigido al registro del grupo de interés que seleccionó como duplicado potencial.
Gestionar Duplicados con la Función de Fusión
Borealis identifica posibles duplicados basándose en similitudes de nombres. También reconoce otra información para evaluar los registros e identificar duplicados, incluyendo sobrenombres, correo electrónico, organización, ubicación, dirección, etc.
La herramienta de fusión de grupos de interés duplicados le permite fusionar o rechazar posibles duplicados. Como regla general, los registros deben fusionarse cuando existen más de un registro en el sistema que se refieren al mismo actor.
Este es un problema de integridad de datos que impide un seguimiento adecuado de las interacciones con ese interesado.