Si parte de sus operaciones diarias consiste en interactuar con funcionarios electos, los procesos electorales representarán un hito clave para actualizar su información en Borealis y asegurarse de que siempre cuenta con los datos más recientes.
Base de Datos de Funcionarios del Gobierno de EE.UU.
Este artículo es especialmente relevante si los funcionarios electos están en cualquier país fuera de los Estados Unidos. Si los funcionarios electos están en EE.UU., considere revisar nuestra Base de datos de oficiales del gobierno de EE.UU.
Gestionar los Datos Relacionados con Elecciones Fuera de los Estados Unidos
El propósito de este artículo es asegurar que disponga de información precisa y actualizada en Borealis, lo que le permitirá interactuar eficazmente con funcionarios electos. Al mantener registros completos, podrá comunicarse rápidamente con los funcionarios, construir relaciones y gestionar interacciones basadas en los datos más recientes, como los resultados electorales, cambios de rol o actualizaciones de mandato. La precisión de estos datos respalda estrategias de participación oportunas y relevantes.
Este artículo está diseñado para ayudarle a gestionar los datos electorales utilizando Borealis y cubre lo siguiente:
- Importación inicial de datos
- Qué verificar antes de una elección
- Etapas a completar después de una elección
Cada etapa describe las acciones específicas a tomar, los componentes de Borealis afectados y cómo asegurarse de que los datos se gestionan con precisión. Consideremos, por ejemplo, las elecciones en la ciudad de Boston.
NOTA: Por favor, registre un ticket en el Helpdesk solicitando la activación del campo ¿Reelecto? en su instancia para poder completar con éxito todos los pasos enumerados en este artículo.
Importación Inicial de Datos
Ingresar Información de Funcionarios Electos
En las operaciones diarias, es esencial mantener actualizados los registros de los funcionarios electos. Este paso incluye ingresar y mantener información actual de cada funcionario, incluyendo sus cargos, roles y cualquier actualización reciente en sus afiliaciones o mandatos.
Acciones Requeridas:
- Descargue la Plantilla de Importación de Individuos en Excel para importar individuos a Borealis. Aquí es donde se insertará la información de todos los funcionarios electos.
- Complete los campos necesarios, incluyendo detalles como nombre, cargo, afiliación partidaria, fecha de inicio, fecha de finalización y la oficina a la que se postula bajo Organización.
- Importe los individuos en Borealis utilizando la funcionalidad de importación, asegurándose de que no haya duplicados o información faltante durante el proceso.
Sugerencia: Actualizar esta información regularmente asegura que Borealis refleje los datos más recientes sobre los funcionarios electos, lo que facilita la elaboración de informes y un un proceso de relacionamiento eficaz.
Campos Importantes a Completar:
- Categorización
- Ubicación: Dónde se encuentra el individuo (por ejemplo, Boston)
- Cargo: El título al que se postula el funcionario (por ejemplo, Alcalde)
- Organización: La oficina a la que fue electo el funcionario (por ejemplo, Gobierno de la Ciudad de Boston)
- Rol: Cree tantos roles como tipos de elecciones tenga. Asegúrese de mencionar el tipo de elección en el rol (por ejemplo, Funcionario Electo Local)
- Fecha de Inicio: Fecha en que el funcionario fue electo
- Fecha de Finalización: Fecha de la próxima elección
- Afiliación Partidaria (si aplica)
Observación:
- Asegúrese de que, además de los campos mencionados anteriormente, todos los campos obligatorios también estén completados al importar individuos.
- Si planea enviar cualquier tipo de Comunicación Inteligente a sus funcionarios electos, complete también los campos de Idioma de Comunicación y Título de Saludo.
Antes de una Elección
Antes de una elección, es esencial revisar los datos actuales de todos los funcionarios electos. Este paso asegura que los cargos, fechas de finalización y roles estén actualizados y listos para la próxima elección.
Propósito:
El informe se utilizará para validar la calidad de los datos, asegurando que la información sobre los funcionarios electos sea precisa antes de la elección. Esto ayuda a prevenir errores en el proceso de gestión de resultados electorales, como por ejemplo roles desactualizados o fechas incorrectas.
Acciones Requeridas:
- En la sección de Analytics de Borealis, busque el informe llamado "Gestionar una elección" y duplíquelo.
- Para cada widget, agregue uno o más filtros correspondientes a la elección (mostrados en el campo "Rol") que desea gestionar.
Ejemplo de Elecciones del Concejo Municipal de Boston:
Filtros:
- Incluir Organizaciones con "Concejo Municipal de Boston" (el nombre de la organización).
- Rol = Funcionario Electo Local.
- Estado = Activo. Esto asegura que la tabla se actualice después de cada elección.
Después de una Elección
En Borealis, esta etapa se llevará a cabo en tres pasos:
- Recolectar los datos electorales fuera de Borealis, de una fuente confiable que haya identificado.
- Importar individuos (sin cargos) que no existan aún en Borealis. Esto generalmente incluye a los funcionarios electos por primera vez.
- Importar los cargos tanto de los funcionarios electos por primera vez como de los que fueron reelectos.
Importante: El cargo de los funcionarios que no hayan sido reelectos se desactivará automáticamente al final de la fecha de su mandato. No se requiere ninguna acción adicional para ellos.
Una vez que todos estos pasos se hayan completado, su último paso consistirá en verificar la precisión de los nuevos datos.
- Recolectar Datos Electorales (Fuera de Borealis)
Una vez que se tengan los resultados electorales, deberá recopilar la información de los funcionarios recién electos. Estos datos son esenciales para actualizar Borealis con registros precisos.
Acciones Requeridas:
- Obtenga los nombres y detalles de todos los funcionarios electos, incluyendo sus cargos, afiliaciones partidarias y fechas relevantes.
- Reúna esta información en dos archivos de Excel, que se utilizarán para el proceso de importación en Borealis:
- Una lista de individuos.
- Una lista de cargos, tanto para los funcionarios recién electos como para los reelectos.
Sugerencia: Los resultados electorales oficiales o las bases de datos gubernamentales pueden servir como fuentes para estos datos.
2. Agregar a los nuevos funcionarios electos como Individuos en Borealis
Con los datos electorales recopilados, ahora deberá importar a los nuevos funcionarios electos en Borealis. Recuerde que primero debe importar a los Individuos, sin sus posiciones.
Acciones requeridas:
- Descargar la plantilla de Excel para importar Individuos desde Borealis. Aquí es donde ingresará la información de todos los funcionarios electos.
- Completar los campos necesarios, incluyendo detalles como nombre y afiliación partidaria.
- Importar los Individuos en Borealis utilizando la funcionalidad de importación.
IMPORTANTE: El sistema marcará a los Individuos que ya están en el sistema para evitar la creación de duplicados. Debe eliminar estos registros de su hoja de Excel e importar solo a los individuos que no hayan sido identificados como duplicados.
Campos importantes a completar:
- Categorización
- Ubicación: Dónde se encuentra el Individuo (por ejemplo, Boston).
- Afiliación partidaria (si aplica).
Cargar las posiciones (nuevos y reelectos funcionarios)
En este punto, todos los funcionarios electos deben existir en el sistema. Debe agregar la posición para la cual fueron electos.
Nota: Para los funcionarios reelectos, su posición anterior se volverá inactiva una vez que la fecha de finalización haya pasado. Se agregará una nueva posición para su nuevo mandato.
Nota: En los casos en que una posición no se pueda importar, verifique si la posición anterior del funcionario electo está deshabilitada en su instancia (un Individuo no puede tener activa dos veces la misma posición en la misma organización).
Acciones requeridas:
Descargar la plantilla de importación de Excel para posiciones.
Completar los campos necesarios como:
- Posición: El título del funcionario electo (por ejemplo, Alcalde).
- Organización: La oficina que representa (por ejemplo, Gobierno de la Ciudad).
- Fecha de inicio: La fecha en que fue reelecto.
- Fecha de finalización: La fecha de la próxima elección.
- ¿Reelecto?: La elección más reciente que ganó. (Debe ser un campo predeterminado en Individuos).
Después de actualizar los datos, importe las posiciones nuevamente en Borealis.
Consejo: Asegúrese de que todos los campos, incluyendo Fecha de inicio, Fecha de finalización y ¿Reelecto?, estén correctamente completados para evitar discrepancias.
3. Verificar resultados
Después de importar a los nuevos funcionarios y actualizar las posiciones de los reelectos, es importante verificar la precisión de los datos.
Acciones requeridas:
- Ajustar el reporte Gestionar una Elección, agregando al widget el filtro de la elección correspondiente.
- Comparar este informe con su hoja de Excel para asegurar consistencia y corrección.
- Investigar cualquier discrepancia y hacer las correcciones necesarias.