Crear, editar y enviar comunicaciones inteligentes - Formato de correo electrónico

Dificultad: Avanzado

Necesario: Complemento "Comunicaciones Inteligentes'

 

El Complemento de Comunicaciones Inteligentes tiene como objetivo permitirle enviar comunicaciones personalizadas a las partes interesadas de un determinado Plan de Compromiso, Lista u Organización. Este artículo se centra en el envío de correos electrónicos.

Hay 3 opciones de envío:

Un único correo electrónico a todos los participantes: Cada participante será parte de la misma comunicación.
Un correo electrónico a cada organización: Cada miembro de una organización formará parte de la misma comunicación.
Un correo electrónico a cada participante: Cada participante recibirá una comunicación individual.
La creación de sus correos electrónicos inteligentes requerirá que siga estos 8 pasos:

  1. Crear la comunicación inteligente en Borealis
  2. Cree su plantilla de correo electrónico
  3. Envíe la plantilla de correo electrónico a Boréalis
  4. Añadir destinatarios a su comunicación inteligente
  5. Gestionar los mensajes de advertencia y la calidad de los datos
  6. Revisar la vista previa de su Smart Email
  7. Envíe su correo electrónico inteligente
  8. Seguir los correos electrónicos abiertos y no entregados

1. Crear la comunicación inteligente en Borealis

Para crear un correo electrónico inteligente

  • vaya al registro de 'Comunicación inteligente', haga clic en 'Crear',
  • seleccione "Smart Email" como tipo de comunicación inteligente y rellene la información. Tenga en cuenta que los detalles como los destinatarios, las opciones de envío, etc. pueden modificarse una vez que el registro se haya guardado.
  • Haga clic en "Guardar y ver", para mostrar su Smart Email.
  • Rellene la pestaña "Información general": Añada un título, un remitente, elija un idioma, introduzca la fecha prevista de entrega (útil si planifica sus comunicaciones con antelación) y seleccione una opción de envío.
  • La opción "¿Cambiar la respuesta directa al correo electrónico?" de la siguiente sección te permite introducir una dirección de correo electrónico que recibirá las respuestas al correo electrónico inteligente. Tenga en cuenta que algunas respuestas automáticas de los servicios de correo electrónico podrían enviarse al remitente (correos electrónicos rechazados, respuestas automáticas por ausencia o vacaciones, etc.).
  • La sección "Plantilla" le proporciona la lista de etiquetas que se insertarán en su correo electrónico inteligente para su personalización.
  • En la sección 'Clasificación' de la ficha, añada el título y la descripción de la comunicación, vincule el correo electrónico a un plan de compromiso, a uno o varios proyectos y a las categorías de asuntos. Tenga en cuenta que cuando se envíe el correo electrónico inteligente, sólo se añadirá el título y la descripción de la comunicación en el registro individual.

2. Cree su plantilla de correo electrónico

En su buzón de correo (por ejemplo, Outlook), prepare su plantilla de correo electrónico:

  • Cree el 'Cuerpo' de su correo electrónico
  • Siempre que quiera personalizar un campo a un interesado, utilice las etiquetas que se proporcionan en la sección 'Plantilla' de la Comunicación Inteligente creada anteriormente.
    • Ejemplo: "Estimado {SALUTATION_TITLE} {LAST_NAME}"
    • La etiqueta será sustituida por la información del interesado (en nuestro ejemplo: "Estimado Sr. Smith"). Si necesita más información sobre estas etiquetas, haga clic en el icono situado junto al título del campo.

Es posible añadir imágenes, hipervínculos y documentos adjuntos a la plantilla.

  • Si los añade en la plantilla de correo electrónico, se cargarán en el sistema y se añadirán al Smart Email.
  • Los documentos adjuntos también se pueden añadir más tarde, directamente en la sección derecha de Borealis. Cuando la comunicación esté lista para ser enviada, podrá elegir qué documentos añadir a su correo electrónico (en caso de que tenga varias versiones de su documento en la sección de documentos).

3. Envíe la plantilla de correo electrónico a Borealis

Para enviar su plantilla de correo electrónico a Borealis :

En su shell de comunication inteligente, haga clic en la flecha azul y luego en Copiar para copiar el alias.

  • Añada esta dirección de correo electrónico como destinatario a su plantilla de correo electrónico y haga clic en "Enviar".
  • Una vez que la plantilla sea recibida por Borealis, se añadirá automáticamente al shell de Smart Email. Verá el documento añadido en el campo 'Archivo de plantilla', y podrá validar las etiquetas reconocidas por el sistema en 'Etiquetas identificadas en la plantilla de correo electrónico'.

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4. Añadir destinatarios a su Smart Email

En la pestaña Destinatario, añada las partes interesadas que deben recibir la comunicación.

  • Para añadir partes interesadas individuales, haga clic en el "+" y añada destinatarios
  • Para añadir varios interesados de una lista de distribución específica : Haga clic en el botón "Acción" y seleccione "Añadir miembros de una lista de distribución".
  • Para añadir múltiples partes interesadas de una lista inteligente específica : Haga clic en el botón 'Acción' y seleccione 'Sincronizar con lista inteligente'.

5. Gestionar los mensajes de advertencia y la calidad de los datos

En la esquina superior derecha, puede aparecer un mensaje de advertencia.

Mensaje de error. La información debe ser modificada/añadida antes de poder enviar el correo electrónico (por ejemplo, un interesado no tiene dirección de correo electrónico). El correo electrónico NO PUEDE enviarse hasta que se resuelva este problema.

Un mensaje de advertencia sobre los detalles de la comunicación o los participantes (por ejemplo, el idioma de la comunicación no se corresponde con el idioma del participante). El correo electrónico PUEDE ser enviado.

Para un Smart Email con un gran número de destinatarios, utilice el "Informe de calidad de los datos de las listas de distribución" para asegurarse de que la información de contacto de los interesados está completa y actualizada. Este informe de Analytics, filtrado en función de la lista de distribución utilizada, ayuda a comprobar rápidamente que todas las partes interesadas tienen títulos de saludo, correo electrónico, etc. 

 

6. Revise la vista previa de su Smart Email

Para recibir una vista previa de su correo electrónico, haga clic en el botón Acciones y Enviar vista previa.

Las opciones son:

  • Enviar a: puedes decidir enviar una vista previa a ti mismo o a otro usuario de Borealis.
  • Advertencias: se muestran los mensajes de advertencia (si procede).
  • Archivos adjuntos: puede seleccionar adjuntar cualquier documento que aparezca en la sección Documentos de su comunicación.

Una vez enviada la vista previa, la información se añadirá en el historial de acciones del Smart Email. Cuando prepare más de una comunicación inteligente a la vez, es una buena forma de validar si se ha enviado una vista previa para cada una de ellas.

 

7. Enviar el correo electrónico inteligente

Una vez que haya previsualizado la comunicación inteligente y esté listo para enviar su correo electrónico, haga clic en el botón Acciones y en Enviar correo electrónico.

Archivos adjuntos: puede seleccionar que se adjunte cualquier documento que aparezca en la sección Documentos de su comunicación

Una vez que envíe su Smart Email, se crearán comunicaciones basadas en la opción de envío seleccionada. Estas comunicaciones aparecen en la pestaña Comunicaciones y están vinculadas a sus interesados.

 

8. Seguimiento de los correos electrónicos abiertos y no entregados

Puede hacer un seguimiento de los destinatarios que han abierto sus correos electrónicos y de los que no han sido entregados. La información sobre cuántas veces se ha leído el correo electrónico se encuentra en la pestaña Comunicaciones.

 

Nota: Esta información se basa en el seguimiento de imágenes. Estas imágenes pueden bloquearse o no en función de la configuración y los dispositivos de los destinatarios, por lo que es posible que no reflejen con exactitud si el correo electrónico fue leído.

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