Dificultad: Avanzado
Necesario: Complemento "Comunicaciones Inteligentes'
El Complemento de Comunicaciones Inteligentes tiene como objetivo permitirle enviar comunicaciones personalizadas a las partes interesadas de un determinado Plan de Compromiso, Lista u Organización. Este artículo se centra en el envío de correos electrónicos.
Hay 3 opciones de envío:
- Un único correo electrónico a todos los participantes: Cada participante será parte de la misma comunicación.
- Un correo electrónico a cada organización: Cada miembro de una organización formará parte de la misma comunicación.
- Un correo electrónico a cada participante: Cada participante recibirá una comunicación individual.
Para crear correos electrónicos inteligentes deberá seguir los siguientes pasos:
1. Crear la comunicación inteligente en Borealis
Para crear un correo electrónico inteligente:
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Vaya a " Grupos de interés " y, en la sección Herramientas, seleccione Comunicación inteligente ;
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En el formulario, seleccione ¨Correo inteligente¨ como tipo de comunicación inteligente y rellene la información. Tenga en cuenta que los detalles como los destinatarios, las opciones de envío, etc. pueden modificarse una vez guardado el registro.
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Haga clic en "Guardar y ver" para visualizar su Smart Email.
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Rellene la pestaña 'Información general': Añada un título, un remitente, elija un idioma, introduzca la fecha prevista de entrega (útil si planifica sus comunicaciones con antelación) y seleccione una opción de envío.
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La opción "¿Cambiar la respuesta directa al correo electrónico?" de la siguiente sección le permite introducir una dirección de correo electrónico que recibirá las respuestas al correo electrónico inteligente. Tenga en cuenta que algunas respuestas automáticas de los servicios de correo electrónico podrían enviarse al remitente (correos electrónicos rechazados, respuestas automáticas por ausencia o vacaciones, etc.).
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La sección 'Plantilla' le proporciona la lista de etiquetas que se insertarán en su correo electrónico inteligente con fines de personalización.
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En la sección 'Clasificación' de la ficha, añada el título y la descripción de la comunicación, vincule el correo electrónico a un plan de relacionamiento, proyecto(s) y categorías de asunto. Tenga en cuenta que cuando se envíe el correo electrónico inteligente, sólo se añadirán el título y la descripción de la comunicación en el registro individual.
2. Cree su plantilla de correo electrónico
En su buzón de correo (por ejemplo, Outlook), prepare su plantilla de correo electrónico:
- Cree el 'Cuerpo' de su correo electrónico
- Siempre que quiera personalizar un campo a un interesado, utilice las etiquetas que se proporcionan en la sección 'Plantilla' de la Comunicación Inteligente creada anteriormente.
- Ejemplo: "Estimado {TÍTULO_SALUDO} {APELLIDO_NOMBRE}"
- La etiqueta será sustituida por la información del interesado (en nuestro ejemplo: "Estimado Sr. Smith"). Si necesita más información sobre estas etiquetas, haga clic en el icono situado junto al título del campo.
Es posible añadir imágenes, hipervínculos y documentos adjuntos a la plantilla.
- Si los añade en su plantilla de correo electrónico, se cargarán en el sistema y se añadirán al Smart Email.
- Los documentos adjuntos también se pueden añadir más tarde, directamente en la sección derecha de Borealis. Cuando la comunicación esté lista para ser enviada, podrá elegir qué documentos añadir a su correo electrónico (en caso de que tenga varias versiones de su documento en la sección de documentos).
- Tendrás que rellenar el formulario y seleccionar "Guardar y ver".
- Una vez creada la comunicación inteligente, serás redirigido automáticamente a la plantilla que representa la información que ha añadido previamente.
3. Envíe la plantilla de correo electrónico a Borealis
En el menú principal de la pestaña izquierda
- Para añadir partes interesadas individuales, haga clic en el signo "+" y añada destinatarios
- Para añadir varios interesados de una lista de distribución específica : Haga clic en el botón "Acción" y seleccione "Añadir miembros de una lista de distribución".
- Para añadir varios grupos de interés de una lista inteligente específica : Haga clic en el botón "Acción" y seleccione "Sincronizar con lista inteligente".
4. Gestionar los mensajes de advertencia y la calidad de los datos
En la esquina superior derecha, puede aparecer un mensaje de advertencia.
Mensaje de error. La información debe ser modificada/añadida antes de poder enviar el correo electrónico (por ejemplo, un interesado no tiene dirección de correo electrónico). El correo electrónico NO PUEDE enviarse hasta que se resuelva este problema.
Un mensaje de advertencia sobre los detalles de la comunicación o los participantes (por ejemplo, el idioma de la comunicación no se corresponde con el idioma del participante). El correo electrónico PUEDE ser enviado.
Para un correo inteligente con un gran número de destinatarios, utilice el "Informe de calidad de los datos de las listas de distribución" para asegurarse de que la información de contacto de los interesados está completa y actualizada. Este informe de Analytics, filtrado en función de la lista de distribución utilizada, ayuda a comprobar rápidamente que tofod los grupos de interés tienen títulos de saludo, correo electrónico, etc.
6. Revise la vista previa de su Smart Email
Para recibir una vista previa de su correo electrónico, pulse el botón Acciones y Enviar vista previa.
Las opciones son:
- Enviar a: puedes decidir enviar una vista previa a ti mismo o a otro usuario de Borealis.
- Advertencias: se muestran los mensajes de advertencia (si aplica).
- Archivos adjuntos: puede seleccionar adjuntar cualquier documento que aparezca en la sección Documentos de su comunicación.
Una vez enviada la vista previa, la información se añadirá en el historial de acciones del Smart Email. Cuando prepare más de una comunicación inteligente a la vez, es una buena forma de validar si se ha enviado una vista previa para cada una de ellas.
7. Enviar el correo electrónico inteligente
Cuando haya previsualizado la Comunicación Inteligente y esté listo para enviar el correo electrónico, haga clic en el botón Acciones y, a continuación, en Enviar correo electrónico.
Archivos adjuntos: puede seleccionar adjuntar cualquier documento que aparezca en la sección Documentos de su comunicación.
Una vez que envíe su Correo Inteligente, se crearán comunicaciones basadas en la opción de Envío seleccionada. Estas comunicaciones aparecen en la pestaña Comunicaciones y están vinculadas a sus grupos de interés.
8. Seguimiento de los correos electrónicos abiertos y no entregados
Puede hacer un seguimiento de los destinatarios que han abierto sus correos electrónicos y de los que no han sido entregados. La información sobre cuántas veces se ha leído el correo electrónico se encuentra en la pestaña Comunicaciones.
Nota: Esta información se basa en el seguimiento de imágenes. Estas imágenes pueden bloquearse o no en función de la configuración y los dispositivos de los destinatarios, por lo que es posible que no reflejen con exactitud si el correo electrónico se leyó.