Crear, ver, editar o eliminar una comunicación

Las comunicaciones constituyen un registro de las interacciones con las partes interesadas, lo que ayuda a conservar el conocimiento institucional y a respaldar el análisis de la participación. Registrar las comunicaciones de forma precisa y coherente mejora la calidad de los datos, ayuda a identificar a las partes interesadas clave y facilita el seguimiento de temas, problemas y quejas recurrentes.

Este artículo trata los siguientes temas:

• Creación de registros de comunicación
• Visualización de registros de comunicación
• Edición de los detalles de una comunicación
• Eliminación de registros de comunicación

Crear una comunicación

1. Vaya a Comunicaciones en Participación de las partes interesadas.
2. Haga clic en el botón «+ Crear».
3. En el formulario Agregar - Comunicaciones, introduzca toda la información obligatoria.
   • En la sección Comunicación:
     • Título: indique un título adecuado para la comunicación que desea registrar.
     • Descripción: introduzca los detalles de la comunicación.

     • Resumen: el botón Generar está disponible una vez que se ha introducido una descripción. Haga clic en él para generar automáticamente un resumen de la comunicación.

       

   • En la sección Detalles:
     • Tipo de comunicación: seleccione el tipo de comunicación que desea registrar, como Consulta, Gestión de tierras u otro tipo de comunicación disponible.
     • Proyectos: especifica el proyecto con el que se asocia el registro de comunicación y controla quién puede acceder a él. 
     • Fecha: especifique la fecha y la hora de la comunicación.

     • Participantes:
       Los campos de participantes varían según el tipo de comunicación:

       • Para correo electrónico y carta:

         • Agregue participantes en los campos De, Para y CC.

       • Para otros tipos de comunicación:

         • Utilice los campos Iniciador, Parte interesada y Miembros del personal.

     • Registros relacionados: vincule la comunicación con registros relacionados, como un plan de participación, un problema, una queja o un activo de la empresa. Si selecciona un plan de participación de consulta, el campo Requiere seguimiento se muestra automáticamente.

     • Campos adicionales: otra información que normalmente es opcional, pero que su superusuario puede haber configurado como obligatoria. Incluye ambiente general, categorías de temas y ubicación.

     • Documentos: cargue documentos relacionados con la comunicación o proporcione enlaces a documentos relevantes en línea.

4. Haga clic en el botón Guardar y ver para guardar el registro de comunicación.

★ Consejo: puede fijar campos de las secciones Registros relacionados o Campos adicionales para que se muestren de forma predeterminada al crear futuras comunicaciones.

ⓘ Nota: como superusuario, puede agregar campos adicionales mediante el icono Configuración de campos (⚙️) situado en la esquina superior derecha de la página.

Ver una comunicación

1. Vaya a Comunicaciones en Participación de las partes interesadas.
2. En la lista de Comunicaciones, pase el cursor sobre el registro de comunicación cuyos detalles desea ver.

3. Haga clic en el botón Ver situado en el lado derecho de la página.

   

Editar una comunicación

1. Vaya a Comunicaciones en Participación de las partes interesadas.
2. Abra la comunicación que desea editar. 

3. Haga clic en el icono Editar (lápiz) situado en la esquina superior derecha de la página de información general. 

   

4. Actualice la información necesaria en el registro de comunicación. 

   

5. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.

Eliminar una comunicación

1. Vaya a Comunicaciones en Participación de las partes interesadas.
2. En la lista de Comunicaciones , pase el cursor sobre la comunicación que desea eliminar.
3. Haga clic en el botón Acciones (...) situado en el lado derecho de la página.

4. Seleccione Eliminar. 

   

5. Confirme la eliminación cuando se le solicite.