Crear y editar comunicaciones

Las comunicaciones desempeñan un papel clave tanto en la memoria institucional como en el análisis del relacionamiento con los públicos de interés, lo cual permite que su empresa sea proactiva al reaccionar ante posibles temas o quejas. La precisión y regularidad al registrar las comunicaciones mejora el mantenimiento de datos, facilita la identificación de actores clave y el seguimiento de temas recurrentes.

Una comunicación puede ser escrita o verbal, una interacción formal o informal con uno o varios grupos de interés. Puede incluir correos electrónicos, cartas, reuniones, conferencias, publicaciones en redes sociales, llamadas telefónicas, entre otros.

Esta sección cubre los siguientes temas:

• Crear una nueva comunicación en Borealis
• Superusuarios - Campos fijados por defecto para todos los usuarios
• Ubicar una comunicación creada previamente
• Editar una comunicación existente para actualizarla o agregar información.

Crear una nueva comunicación en Borealis

Para crear una nueva comunicación, siga los siguientes pasos:

1. Navegue a la sección de Comunicaciones en el módulo de Relación con Grupos de Interés.
2. Haga click en el botón + Crear en la esquina superior izquierda para crear un nuevo registro de comunicación.

La página cuenta con dos secciones principales

1. Lado izquierdo

Ingrese el Título y la Descripción, y puede escribir o utilizar el botón para generar automáticamente el resumen de la comunicación si es necesarioLado derecho

2. Lado derecho

Complete las secciones con la información relevante:

Detalles: Campos obligatorios como Fecha, Proyecto(s) y Tipo de comunicación.Participantes:
Los campos variarán dependiendo del tipo de comunicación:

• Para Correo electrónico y Carta:
  • Agregue participantes en los campos De, Para y CC.
• Para otros Tipos de comunicación:
  • Utilice los campos Iniciador, Actor de interés y Miembros del equipo.

Registros relacionados: Vincule su comunicación a un plan de relacionamiento, un tema, una queja, un activo de la empresa, etc.

Campos adicionales: Otra información que normalmente es opcional, pero que su superusuario puede haber configurado como obligatoria. Esto incluye Ambiente general, Categorías del tema y Ubicación.

Documentos: Suba archivos relacionados.

Haga clic en el botón Guardar para finalizar.

Si necesita registrar varias comunicaciones consecutivamente, puede marcar la casilla Crear otra. El formulario de comunicación permanecerá disponible después de hacer clic en el botón Guardar y podrá comenzar rápidamente una nueva entrada de comunicación.

Superusuarios - Campos fijados por defecto para todos los usuarios

Los superusuarios ahora pueden establecer campos fijados por defecto en toda la instancia. Estos campos aparecen automáticamente para todos los usuarios en la nueva interfaz de comunicación.

1. Abre Crear comunicación (nueva interfaz).
2. Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración de campos) en la esquina superior derecha.
3. Ve a la pestaña Para todos o Para el sitio actual.

4. Haz clic en el ícono 📌 junto a los campos para fijarlos por defecto.

   Nota: El ícono de fijar no aparecerá si el campo es obligatorio, no visible o siempre visible por defecto.

5. Haz clic en Guardar.

Nota: Un usuario puede restablecer la configuración por defecto establecida por el superusuario haciendo clic en Restablecer por defecto en la pestaña Para mí del módulo de Configuración de campos.

Ubicar una comunicación creada anteriormente

Se pueden utilizar varias opciones para ubicar una comunicación creada anteriormente:

• Puede utilizar la función de búsqueda global en la esquina superior izquierda de su aplicación.
• Desde el registro de comunicaciones, puede cambiar la vista de la página de lista a Detallada  y utilizar los encabezados de las columnas para filtrar su búsqueda.

• Puede utilizar los filtros rápidos para filtrar por tipos específicos de comunicaciones.

   

Editar una comunicación existente para actualizarla o agregar información adicional

1. Vaya a Comunicaciones en el módulo de Relación con grupos de interés.
2. Ubique y abra la comunicación previamente creada que desea editar.

3. Puede modificar el registro de comunicación de diferentes maneras:

    

   • Puede usar el botón Editar ubicado en la esquina superior derecha para modificar la Clasificación, los Detalles y el Acceso.
     

      

   • Puede usar el ícono Editar (lápiz) en cada una de las páginas de información para editar esa información.
     

      

   • Puede usar el ícono en línea + Agregar desde el menú izquierdo del registro o hacer clic en el ícono + Agregar en la página de información para agregar información relacionada a la comunicación.
     
4. Haga clic en el botón Guardar.