A menudo se da por sentada la exactitud de la información en el sistema, pero sin una validación regular de los datos, no se puede estar seguro. En Borealis, la acción de Verificación está disponible para todos los tipos de registros en el módulo principal de Participación de los Interesados.
Esta acción puede activarse manualmente en función de los procedimientos y requisitos de su empresa, pero su objetivo sigue siendo el mismo para todos: garantizar que los datos son precisos y están actualizados.
Cuando se trata de un individuo, puede programar el proceso de verificación para que tenga lugar con una frecuencia específica y establecer notificaciones como recordatorio.
Por ejemplo, si lo establece en un año, un año después de la última verificación, el gestor de relaciones recibiría una notificación para verificar la información del interesado.
A continuación se explica cómo establecer la verificación y realizar la misma:
1. Acceda al registro de grupos de interés y seleccione a un individuo;
2. Desplácese hasta la sección Verificación;
3. Si no existe información en este apartado, significa que este registro aún no ha sido verificado:
4. Tanto si se trata de la primera verificación o no, puede verificar el registro en cualquier momento
utilizando dos métodos:
- En el menú Acción, seleccione la opción Verificar;
En la sección Verificación, haga clic en el botón Verificar:
5. Una vez realizada la verificación, se completará automáticamente información sobre la última
fecha de verificación y la persona que la ha verificado.
La frecuencia de verificación puede modificarse en cualquier momento, de forma individual o por lotes, antes o después de una primera verificación. Es posible introducir la frecuencia de verificación en días, semanas, meses o años.
En cuanto se completa la frecuencia de verificación, aparece un nuevo campo: Próxima fecha de verificación. Esta es una fecha calculada automáticamente siguiendo las siguientes reglas:
- Si el individuo u organización es nuevo o nunca ha sido verificado, la próxima fecha de verificación se calculará en función de la frecuencia de verificación y de la fecha de creación del registro.
- Si el individuo u organización ha sido verificado al menos una vez, la Próxima fecha de verificación se calculará en función de la Frecuencia de verificación y la Última fecha de verificación:
Analytics
Aunque se puede programar una frecuencia de verificación, comprobar la exactitud de los grupos de interés sigue siendo una intervención manual.
Hay que poner en marcha mecanismos adicionales para ayudar a los usuarios y a sus gestores a verificar regularmente esta información. Además de las notificaciones por correo electrónico, los widgets e informes de Analytics pueden ser bastante útiles en este caso.
Puede utilizar todos los campos disponibles en la sección de Verificación como filtros para construir los widgets que necesite, como por ejemplo:
- Última verificación por;
- Fecha de la última verificación;
- Modificado desde la última verificación;
- Frecuencia de verificación o Próxima fecha de verificación.
En consecuencia, puede obtener sus propios informes personalizados sobre una variedad de temas, tales como: la frecuencia de verificación en relación con otras características de sus partes interesadas, las próximas partes interesadas que deben ser verificadas, los grupos de interés que fueron modificados desde la última verificación, cuándo exactamente y por quién, los grupos de interés que no fueron verificados (nunca o no en los últimos 6/12 meses) o simplemente, cuántos grupos de interés tiene que verificar, etc.