Verificar un individuo u organización

 

La verificación de la exactitud de la información en el sistema a menudo se da por sentada y, por lo tanto, lamentablemente se pasa por alto. En Borealis, nos aseguramos que la acción de Verificación esté disponible para todo tipo de registros dentro de nuestro módulo principal, Relación con Grupos de Interés. Esta acción se activa manualmente en función de los procedimientos y requisitos de cada empresa, pero su finalidad sigue siendo la misma para todos: disponer de información actualizada.

 

Cuando se trata de un individuo u organización, se puede programar el proceso de verificación para que tenga lugar según una frecuencia específica. A continuación, puede establecer notificaciones como recordatorio. Por ejemplo, si define la verificación de forma anual, la persona definida como “responsable del contacto” podrá recibir una notificación de recordatorio para verificar la información de este grupo de interés al cumplirse un año de la última verificación.

 

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A continuación se describe cómo establecer la verificación:

     1. Acceda al registro de grupos de interés y seleccione una persona u organización;

     2. En la pestaña Información general, desplácese hasta la sección Verificación;

     3. Si no existe información en este apartado, significa que este registro aún no ha sido verificado:

 

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     4. Tanto si se trata de la primera verificación o no, puede verificar el registro en cualquier momento

     utilizando dos métodos:

  • En el menú Acción, seleccione la opción Verificar;
    En la sección Verificación, haga clic en el botón Verificar:

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     5. Una vez realizada la verificación, se completará automáticamente información sobre la última

     fecha de verificación y la persona que la ha verificado.

La frecuencia de verificación puede modificarse en cualquier momento, de forma individual o por lotes, antes o después de una primera verificación. Es posible introducir la frecuencia de verificación en días, semanas, meses o años.

En cuanto se completa la frecuencia de verificación, aparece un nuevo campo: Próxima fecha de verificación. Esta es una fecha calculada automáticamente siguiendo las siguientes reglas:

  • Si el individuo u organización es nuevo o nunca ha sido verificado, la próxima fecha de verificación se calculará en función de la frecuencia de verificación y de la fecha de creación del registro.

 

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  • Si el individuo u organización ha sido verificado al menos una vez, la Próxima fecha de verificación se calculará en función de la Frecuencia de verificación y la Última fecha de verificación:

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Analytics

Aun cuando se establezca una frecuencia de verificación, comprobar la información de los grupos de interés sigue siendo un proceso manual. Por ello, es necesario establecer mecanismos adicionales que ayuden a los usuarios y gerentes a comprobar regularmente el estado del proceso de verificación y la calidad de la información. Además de las notificaciones por correo electrónico, los widgets y reportes de Analytics pueden ser de gran ayuda en este caso.

Puede utilizar todos los campos disponibles en la sección de Verificación como filtros para diseñar los widgets que necesite, como por ejemplo: Última fecha de verificación, Modificado desde la última verificación, así como la Frecuencia de verificación o la Próxima fecha de verificación.

 

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Por consiguiente, puede obtener informes personalizados sobre diversos temas, como por ejemplo: la frecuencia de verificación en relación con otras características de sus partes interesadas, las próximas partes interesadas que deben verificarse, las partes interesadas que se modificaron desde la última verificación, cuándo exactamente y por quién, las partes interesadas que no se han verificado (nunca o no en los últimos 6/12 meses) o, simplemente, cuántas partes interesadas debe verificar, etc.

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