Descripción General
Objetivo
La función Palabras claves tiene como objetivo facilitar el proceso de creación de comunicaciones utilizando un formulario de inteligencia artificial llamado Procesamiento de lenguaje natural (PLN).
2. Contexto
2.1. Niveles
La función Palabras claves se encuentra disponible en los siguientes niveles:
1. Módulo: Gestión de las partes interesadas
2. Componente: Interacciones
3. Sección: Comunicaciones
Más específicamente la funcionalidad es utilizada en el campo Descripción en:
- El formulario al crear una comunicación;
- Una comunicación existente, en la pestaña Información General.
La funcionalidad provee esencialmente las mismas opciones en los dos contextos y lo que sigue será desarrollado desde la vista Crear una comunicación, enfatizando al mismo tiempo en menores diferencias con las comunicaciones ya existentes.
2.2. Tipos de comunicación
El tipo de comunicación afecta la presentación de la funcionalidad Palabras claves. Este es el caso cuando el tipo de comunicación se configura como email o carta a preferencia de cualquier otro tipo de comunicación, lo cual será discutido posteriormente en la sub-sección Tipos de comunicación por Correo.
3.Operación
Una vez que el texto es ingresado en el campo Descripción en el formulario Crear una comunicación, NLP es utilizado para detectar individuos y organizaciones, los cuales son resaltadas (Ver imagen) una vez que el usuario se posiciona en el campo Descripción.
Los colores usados para codificar son los siguientes:
- Los individuos son resaltados en verde;
- Las organizaciones son resaltadas en morado.
El botón deslizante en la esquina inferior derecha del campo Descripción permite al usuario ocultar los nombres resaltados, en caso de que el usuario encuentre más fácil de leer el texto de esta manera. El botón deslizante está configurado de forma predeterminada para Ocultar los nombres resaltados.
Las personas y organizaciones resaltadas se convierten en elementos interactivos llamados Tarjetas Flotantes, a las cuales se puede acceder con tan solo deslizar el cursor sobre la carta, como se presenta a continuación.
4. Tarjetas Flotantes
4.1. Identificación de la persona o la organización
El nombre de la persona o la organización se despliega en la parte superior de la Tarjeta Flotante.
4.1.1. Abanico de nombres y organizaciones
Si el nombre ya se encuentra registrado en el sistema, este aparece como un abanico permitiendo al usuario seleccionar el correcto, utilizando las flechas laterales (Izquierda y derecha) en caso de encontrar duplicados de roles o nombres
4.1.2. Creación en tiempo real en la base de datos
El último elemento en el abanico de opciones siempre provee al usuario la posibilidad de crear rápidamente en el sistema otro individuo u organización con el mismo nombre, como se presenta a continuación.
En este caso un paso preliminar se inicia automáticamente al seleccionar la acción a realizar, la cual permite al usuario crear y registrar fácilmente en tiempo real la persona o la organización antes de continuar.
Nota: Actualmente, los individuos creados en tiempo real solo pueden ser Grupos de Interés. Para crear miembros del personal, se debe hacer desde el menú de configuración / Miembros del personal en lugar de utilizar la funcionalidad Palabras claves.
Cuando la persona o la organización no están registradas en el sistema, ningún abanico se desplegará en la parte superior de la carta y el proceso de creación en tiempo real se iniciará automáticamente, como ya se explicó.
4.2. Acciones a realizar
La parte inferior de la Tarjeta Flotante presenta las diversas acciones que pueden efectuarse a la persona u organización asociada.
| Button | Action |
| Iniciador | Al hacer clic en el botón Iniciador, agrega a la persona o la organización como el iniciador de la comunicación, por ej. La persona o la organización se agrega automáticamente al campo iniciador del formulario Crear una comunicación. Esto funciona para ambos casos Grupos de interés y Miembros del personal |
| Participante | Al hacer clic en el botón agregar participante se agrega la persona o la organización en la comunicación como participante, p. ej. La persona u organización es agregada automáticamente al campo Participantes del formulario Crear una comunicación si este es un grupo de interés, de lo contrario será agregado al campo Miembros del personal. |
| Mencionado | Esto corresponde al caso donde la persona o la organización son nombradas en la comunicación sin estar directamente involucradas. Haciendo clic en el botón… y seleccionando luego Mencionado a partir del menú contextual, agrega la persona o la organización como mencionada en la comunicación, p. ej. Esta persona o la organización es automáticamente agregada en el campo mencionado del formulario Crear una comunicación si este es un grupo de interés 1. |
| Ignorarar una vez | Esta opción, si se accede desde el botón …, hará que las expresiones resaltadas no sean reconocidas como personas u organizaciones en la presente comunicación, por el motor de búsqueda del NLP 2, 3. |
| Ignorer siempre | Esta opción, si se accede desde el botón …, hará que las expresiones resaltadas no sean reconocidas como personas u organizaciones en todas las comunicaciones por el motor de búsqueda del NLP 3. |
| Eliminar | Una persona u organización agregada a un campo en el registro Crear una comunicación es identificada por la ausencia de un contorno en el campo resaltado. P. ej. Donald Ackerman tiene su rol asignado pero no lo tiene Adam Paige. La Tarjeta Flotante asociada en este caso proporciona un botón que permite al usuario remover la persona u organización desde su campo. |
Notes:
- Actualmente, los miembros del personal no pueden ser seleccionados en el campo Mencionados.
- Esta opción es únicamente disponible en el contexto de una comunicación existente.
- Ignorando Donald Ackerman no prevendrá que este nombre continúe apareciendo en el abanico de opciones de la Tarjeta Flotante, cuando por ejemplo, Donald está reconocido por el motor de reconocimiento del NLP. La lista de las expresiones ignoradas puede ser administrada a partir de Configuración | Sección Palabras clave ignoradas.
4.3. Información de contacto
En cualquier momento, la Tarjeta Flotante proporciona en la esquina inferior derecha el botón de contacto 
, el cual permite de una manera simple y rápida contactar a esta persona u organización.
4.4. Tipos de comunicación por correo
Cuando el tipo de comunicación está configurado como Correo electrónico o Carta, los botones de las Tarjetas Flotantes serán modificadas automáticamente como se detalla en la tabla a continuación.
| Correo electrónico o carta | Otros tipos de comunicación |
| Remitente (De) | Iniciador |
| Destinatario (A) or Remitente (CC) | Participante |
| Retirar de los participantes (De) | Retirar de los participante (Iniciador) |
| Retirar de los participante (A) | Retirar de los participantes |
| Retirar de los participantes (Cc) | Retirar de los participantes |
Aparte de las diferencias aquí mencionadas en los subtítulos de los botones y las etiquetas de los campos, el funcionamiento básico de la funcionalidad Palabras claves es el mismo para todos los tipos de comunicación.