Funcionalidad gestor de correo

Cómo funciona

Mantener actualizada la aplicación Boréalis con correos electrónicos / reuniones con sus grupos de interés  es la manera más eficiente de realizar un seguimiento a sus compromisos con el mínimo esfuerzo. La función Gestor de Correo  ayuda a los usuarios a generar automáticamente un registro completo de las comunicaciones en  Boréalis, incluyendo título, descripción, fecha, hora, participantes, tipo de comunicación y aún mejor, directamente desde su servicio de correo electrónico.

A continuación las reglas básicas que todos los usuarios de Boréalis deben conocer sobre esta funcionalidad:

  1. Los correos electrónicos enviados al gestor de correo se procesan instantáneamente.
  2. Únicamente los usuarios de Boréalis con un perfil de acceso de 'escritura' pueden enviar correos electrónicos al Gestor de correo. Los correos electrónicos enviados por empleados que no son usuarios, no se procesarán.
  3. Al copiar la dirección del correo electrónico CCO del sistema en un correo electrónico se creará una comunicación de tipo "Correo electrónico". El sistema analizará el nivel actual del correo electrónico.
  4. Al reenviar un correo electrónico a la dirección de correo electrónico CCO del sistema, se creará una comunicación de "Correo electrónico". En el cual se analizará el segundo nivel del correo electrónico. Solo los correos electrónicos que se reenvían al sistema se considerarán como "reenviados" y se analizarán como tales. Si los usuarios agregan otros destinatarios al reenviar un correo electrónico al sistema, tan solo el primer nivel será analizado.
  5. Al Responder a una reunión y enviar una copia a la dirección del correo electrónico del sistema se creará una comunicación de tipo "Reunión".  La información de la invitación a la reunión será agregada en Boréalis.

Una vez que el Gestor de Correo verifica que el remitente del correo electrónico es un usuario de Boréalis,  el sistema procederá a ejecutar los pasos a continuación para procesar el correo electrónico:

Correo electrónico con archivos adjuntos.

Todos los documentos adjuntos estarán vinculados a la nueva comunicación. Si las imágenes están incrustadas en el cuerpo del correo electrónico, estas imágenes se vincularán como documentos en la comunicación. En el caso de que se adjunten vCards (tarjetas de presentación electrónicas) a un correo electrónico transferido al sistema, la aplicación creará un registro individual (y su organización) en lugar de una comunicación normal.

 Hilo de Comunicación

El gestor de correo reconocerá si el correo electrónico enviado al sistema hace parte de un hilo de comunicación previamente registradas. Estas son las condiciones que deben cumplirse para que un correo electrónico se vincule a un Hilo de comunicación:

  • El correo electrónico debe ser una transferencia (FW :) o una respuesta (RE :) a un correo electrónico que ya existe en el sistema
  • El correo electrónico no debe ser una transferencia o respuesta a una invitación a una reunión. En este caso, la comunicación de esta invitación a la reunión se actualizará en lugar de crear nuevas comunicaciones.

 Participantes / miembros del personal vinculados o creados automáticamente

 Reglas principales para los miembros del personal:

  • Si el correo electrónico está vinculado a uno o más empleados, todos los miembros del personal con la dirección de correo electrónico se vincularán.
  • Si los destinatarios del correo electrónico son empleados que aún no están en la base de datos de los miembros del personal y sus direcciones de correo electrónico contienen el dominio configurado, se creará un miembro del personal automáticamente.

Reglas principales para los participantes:

  • Si el correo electrónico está vinculado a una o más posiciones, todas las posiciones serán vinculadas. Cuando las comunicaciones están vinculadas a las posiciones, también están vinculadas a los individuos y a las organizaciones relacionadas con posiciones. Si el correo electrónico no está vinculado a una posición en el perfil individual pero la casilla de verificación 'Siempre vincular comunicaciones a la posición principal' fue seleccionada, la comunicación se vinculará a su posición principal.
  • Si la dirección de correo electrónico está vinculada a varias personas y organizaciones en el sistema, todas estas estarán vinculadas a la comunicación.
  • Si no hay una dirección de correo electrónico sino solo un nombre, el sistema procederá al análisis basado en nombres en lugar de direcciones de correo electrónico:
    • Si solo encuentra una organización, la organización con esa dirección de correo electrónico será vinculada a la comunicación.
    • Si se encuentra un individuo y una organización y ese individuo tiene una posición en esa organización en el sistema, entonces la posición estará vinculada. En el caso de que no exista un puesto, el individuo y la organización estarán vinculados.
  • Si el individuo no se encuentra en el sistema, se creará automáticamente.
    • La dirección de correo electrónico se agregará como el correo electrónico principal.
    • El nombre de la parte interesada será el nombre encontrado o la primera sección de la dirección de correo electrónico (si solo es la dirección de correo electrónico).
    • Si el gestor de correo lo reconoce, una organización puede vincularse o crearse (si aún no está en el sistema). También se puede crear una posición si se una organización es encontrada.

Reconocimiento de Firmas

Al reenviar un correo electrónico al sistema, el controlador de correo analiza la firma del segundo nivel del correo electrónico. Si la persona no tiene número de teléfono, correo electrónico o dirección postal, el controlador de correo creará la información de contacto.

Alias

Si el gestor de correo reconoce uno o más alias de la CCO, las comunicaciones se vincularán al elemento correspondiente. Los alias de CCO existen para proyectos, categorías de temas, atmósfera general y planes de participación. Por favor, consulte este artículo para más detalles.

 Correos electrónicos de confirmación

 Una vez que se envía un correo electrónico al sistema, el usuario recibirá un correo electrónico de confirmación con la siguiente información:

  • Detalles sobre la comunicación creada recientemente.
  • Una lista de personas y miembros del personal que se crearon (si corresponde, delante del nombre del interesado / miembro del personal cuando se creó aparecerá un punto verde y punto púrpura cuando se actualizó el perfil)
  • Advertencias si la información no fue procesada correctamente por el sistema con una explicación.

Recomendamos encarecidamente a los usuarios que siempre lean los correos electrónicos de confirmación para asegurarse de que la comunicación fue creada correctamente. Por lo tanto, este es el mejor momento para actualizar los datos en el sistema si es necesario.

 Enlace de correo electrónico original

Cuando una comunicación es creada automáticamente a partir de un correo electrónico enviado a Boréalis, el archivo de correo electrónico eml original se almacena con la comunicación. El enlace de correo electrónico original (resaltado en amarillo en la imagen a continuación), disponible en la página General de la comunicación, le permitirá recuperar el correo electrónico.

EML-Link-Es.png

Más específicamente, haciendo clic en este enlace pasan dos cosas:

  1. Se descarga una copia del archivo .eml original en la máquina local;
  2. Siempre que la máquina local esté correctamente configurada, el correo electrónico se abrirá automáticamente en la aplicación de correo predeterminada del cliente, lo cual permite continuar sin problemas la conversación con la parte interesada.

Esto es útil cuando, por ejemplo,

  • Usted sabe que su colega intercambió correos electrónicos con un grupo de interés y necesita continuar la misma discusión;
  • Desea verificar un correo electrónico en su formato original para asegurarse de que todo esté correcto;
  • Le gusta simplificar la gestión de sus comunicaciones manteniendo toda la información relacionada en un mismo entorno coherente.
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