Crear una nueva posición para un individuo

Los cargos representan el vínculo entre individuos y organizaciones. Es en nombre de sus cargos que los individuos se comprometen directa o indirectamente dentro de una organización. 

Para crear un nuevo cargo, es necesario partir del registro de individuos u organizaciones. También es posible crear un cargo al mismo tiempo que un individuo. En este caso, en el formulario de creación de individuo, haga clic en +agregar un cargo y los campos relacionados con la creación del cargo estarán disponibles para completar.

Partiendo del registro de un individuo:

1. Abra el registro de un Individuo existente

2. Cree un nuevo cargo yendo a la pestaña Cargos en el extremo izquierdo

3. Haga clic en el signo + para crear un nuevo cargo

Se abrirá una nueva ventana con un asistente.

Este asistente lo guiará a través de un flujo de trabajo de 3 pasos para ayudarle a evitar duplicados y asegurar que la información del interesado se mantenga precisa:

1. Gestionar información existente (opcional pero recomendado)
2. Crear el nuevo cargo
3. Revisar y guardar sus cambios

Paso 1 —(Opcional pero Recomendado) Gestionar información existente

Antes de crear un nuevo cargo, el sistema le pedirá que revise los datos existentes del interesado. Este paso es opcional, pero altamente recomendado, porque le ayuda a evitar usar información desactualizada o duplicada.

• Evitar crear cargos duplicados
• Limpiar información desactualizada
• Desactivar cargos que ya no son válidos
• Archivar detalles de contacto que ya no son relevantes

Qué hacer en este paso (Acción por acción)

Desactivar cargos que ya no son válidos

Qué significa esto:
Algunos cargos pueden ya no existir (por ejemplo, alguien dejó la organización o el rol fue eliminado).

Cómo hacerlo:
1- Localice el cargo que desea desactivar
2- Seleccione Desactivar
3- Proporcione la Fecha de finalización

El cargo ya no aparecerá como activo, pero permanecerá en el sistema para historial

Archivar detalles de contacto que ya no son relevantes

Qué significa esto:
Números de teléfono antiguos, direcciones de correo electrónico o métodos de contacto pueden seguir almacenados.

Cómo hacerlo:
1- Identifique información de contacto desactualizada
2- Seleccione Archivar

La información de contacto ya no aparecerá como activa, pero permanecerá en el sistema para historial

Una vez que haya revisado los datos del interesado, haga clic en Siguiente para continuar creando el nuevo cargo.

Paso 2 — Crear el Nuevo Cargo

1. Ingrese todos los detalles requeridos para el nuevo cargo.
2. Puede seleccionar un contacto existente haciendo clic en la línea de su elección, o crear uno nuevo directamente desde aquí.
3. Una vez completado, haga clic en Siguiente.

Paso 3 — Revisar antes de guardar

En el paso final, podrá revisar todo antes de guardar, incluyendo:

• Cualquier cargo que haya desactivado
• Cualquier información de contacto que haya archivado

• Los detalles del nuevo cargo que está agregando

   

Partiendo del registro de una organización:

1. Abra el registro de una Organización existente

2. Cree un nuevo cargo yendo a la pestaña Miembros en el extremo izquierdo

3. Haga clic en el signo + para crear un nuevo cargo

4. Se abrirá una nueva ventana donde puede seleccionar un individuo existente o crear uno nuevo si aún no existe.
 

5. Luego siga el mismo flujo de trabajo que al agregar un cargo desde un individuo, como se describió anteriormente en este artículo.

Es obligatorio elegir al individuo (si la creación se realiza desde el archivo de la organización) o la organización (si la creación se realiza desde el archivo del individuo). Todos los demás atributos disponibles en el formulario de creación son opcionales, pero útiles para asegurar más rigor y valor a los informes que se refieren a los cargos:

Por lo tanto, puede completar la siguiente información al crear un nuevo cargo:

1. Título del puesto: Ingrese el título del cargo.
2. Correo electrónico: Elija una dirección de correo electrónico entre las disponibles en el registro del individuo o cree una nueva. Para individuos que ocupan múltiples cargos, esto permitirá que el sistema vincule automáticamente las comunicaciones al cargo correcto al procesar correos electrónicos.
3. Número de teléfono: Elija un número de teléfono entre los disponibles en el registro del individuo o cree uno nuevo.
4. Método principal de comunicación: Seleccione un método principal de comunicación si desea que sea diferente del que se usa para comunicarse con el individuo fuera de su cargo. Estas opciones se encuentran en la sección Información de contacto (bajo la pestaña Contactos).
5. Rol: Elija un rol para categorizar el cargo. Esta categorización le permitirá agrupar todos los cargos de diferentes organizaciones que involucren funciones similares, independientemente de los títulos que se les hayan dado. Esta agrupación es útil cuando desea enviar comunicaciones inteligentes, por ejemplo, a todos los gerentes de cuentas en múltiples organizaciones. El rol podría llamarse "Gerente de cuentas" aunque el cargo se llame diferente en cada organización.
6. Fechas: Si establece una fecha de finalización en el cargo que crea, el cargo expirará una vez que se alcance dicha fecha. Así, este cargo seguirá siendo visible en el registro del individuo, con un estado inactivo. Las comunicaciones previas permanecerán vinculadas a la organización, permitiendo mantener un historial completo de comunicaciones.