La concesión de acceso a Delegados es posible activando la función de Delegados de Borealis. Al conceder este acceso, usted asegura que su trabajo y sus archivos continúen avanzado cuando necesite ausentarse.
Esta función permite tanto a los usuarios como a sus delegados:
- Recibir las mismas notificaciones y programar informes;
- Utilizar filtros rápidos como "Asignado a mí", "Soy miembro" o, en Analytics, filtros de delegado como "Personal actual (incluido el delegado)" o "Usuario actual (incluido el delegado)" para ver los expedientes asociados a ambas partes.
Hay dos formas de conceder acceso a los delegados: de forma temporal o permanente.
Delegados temporales
Puede utilizar la opción de delegado temporal cuando necesite conceder este acceso sólo durante un periodo de tiempo específico (por ejemplo, vacaciones, fuera de la oficina, etc.). En ese caso, es obligatorio introducir una fecha de inicio y finalización.
Delegados recíprocos
El acceso de delegado recíproco se produce en situaciones en las que dos usuarios necesitan complementarse de forma regular y tienen las mismas responsabilidades, como por ejemplo en el caso equipos trabajando en turnos rotativos. No se requiere un periodo de tiempo para este acceso y permanecerá activo en todo momento, hasta que se elimine el acceso.
Añadir delegados
Todos los usuarios, excepto los invitados, pueden añadir o eliminar el acceso a delegados. Estos son los pasos a seguir para concederlo:
1. Vaya a la lista de usuarios (ya sea utilizando el icono de su propio perfil en la parte superior
derecha de su pantalla, para un usuario normal, o el menú de Configuración para los
superusuarios);
2. Seleccione el nombre del usuario al que desea conceder el acceso delegado;
3. En la pestaña Información general, vaya a la sección Delegados y haga clic en el signo +;
4. Seleccione el tipo de delegado y el nombre de usuario en la lista desplegable
5. Si selecciona un tipo de delegado temporal, debe rellenar las fechas de inicio y fin a las que se
aplica esta delegación:
6. Si elige la opción de delegado permanente, por favor, seleccione la opción "Back-to-Back". El
único requisito obligatorio es seleccionar el nombre de usuario en la lista desplegable.
7. Guarde el registro para que los cambios se apliquen.
La delegación reciproca (Back to Back) tendrá efecto automáticamente en ambas direcciones, lo que significa que el usuario actual y el seleccionado podrán recibir las mismas notificaciones o ver los mismos registros cuando se utilicen los filtros de tipo “Personal". Este acceso puede ser eliminado si la delegación ya no es aplicable.
El acceso de delegado temporal se desactiva automáticamente cuando se alcanza la fecha de finalización. También es posible planificar un acceso de delegado con antelación, introduciendo las fechas en el futuro. Esta delegación tendrá entonces un estado pendiente. Cuando se alcanza la fecha de inicio, su estado pasa a ser activo y cuando se supera la fecha de finalización, el estado cambia a inactivo.
Cuando se trabaja con delegados, la lógica de cascada no se aplica. Por ejemplo, el delegado de mi delegado no recibirá las notificaciones destinadas a mí. Sólo las recibirán los delegados que aparezcan en mi perfil.
Cuando se activa un paquete corporativo, la seguridad por proyecto siempre tiene prioridad, incluso cuando se concede acceso delegado. Por lo tanto, si un delegado no tiene acceso a un determinado proyecto, tampoco lo tendrá cuando se le conceda el acceso delegado de un usuario que sí tenga acceso a ese proyecto.
En Analytics, encontrará un widget del sistema disponible para la administración de delegados: Lista de usuarios con delegados activos. Esto puede ser útil cuando necesite verificar la lista de delegados en su sistema o para integrarla en un informe más significativo.