La funcionalidad Grupos de usuarios introduce un mecanismo de agrupación reutilizable que permite asignar responsabilidades, gestionar la carga de trabajo y simplificar las comunicaciones para equipos completos, en lugar de usuarios individuales.
Esta funcionalidad es ideal para organizaciones grandes, equipos multifuncionales y proyectos con cambios frecuentes de personal, ya que garantiza que las asignaciones de tareas y las notificaciones se mantengan coherentes y eficientes.
Este artículo cubre los siguientes temas:
Asignación de tareas basada en grupos
Un grupo de usuarios puede seleccionarse como responsable de una tarea. Los grupos pueden diferenciarse de los usuarios individuales mediante el icono cuadrado que aparece junto al nombre del grupo.
Asignación de tareas
En el módulo Tareas, puede seleccionar un grupo como responsable:
Cree o edite una tarea.
En el campo Asignado a, seleccione el grupo de usuarios deseado.
Esto se aplica a la creación de tareas, la reasignación y la configuración de las cadenas de tareas.
Filtrar la carga de trabajo mediante el filtro Mis grupos
Existe un filtro rápido que ayuda a los usuarios a gestionar las tareas asignadas a los equipos de los que forman parte.
Vaya al registro Tareas.
Seleccione el filtro rápido Mis grupos.
El registro mostrará todas las tareas asignadas a cualquiera de los grupos de los que usted sea miembro.
Uso de los grupos de usuarios para notificaciones y reportes programados
Los grupos de usuarios pueden seleccionarse como destinatarios en los flujos de comunicación del sistema, lo que garantiza que las partes interesadas clave estén informadas de forma constante.
Notificaciones por correo electrónico
Al configurar las notificaciones por correo electrónico:
Seleccione uno o varios grupos como destinatarios.
Elija uno de los dos modos de destinatarios:
Personas responsables del grupo únicamente: solo las personas responsables designadas recibirán la notificación.
Todos los usuarios del grupo: todos los usuarios que formen parte del grupo recibirán la notificación.
Nota:
Las actualizaciones de la membresía del grupo se reflejan automáticamente en todas las notificaciones configuradas; no se requieren actualizaciones manuales.
Reportes programados – Analytics
Al programar un reporte para su envío automático:
Seleccione un grupo de usuarios como destinatario en lugar de seleccionar manualmente a cada usuario.
El reporte se enviará a todos los usuarios que pertenezcan al grupo seleccionado.
Analizar la carga de trabajo por grupo de usuarios
Los usuarios con acceso al módulo Analytics ahora pueden segmentar los reportes por equipos funcionales utilizando el nuevo filtro de reporte Grupos de usuarios.
Esto permite un análisis detallado de la carga de trabajo, el rendimiento y la actividad por equipo, en lugar de por usuario individual.