Ejemplo de estrategias de gestión del cambio para fomentar la adopción en los usuarios
Data: 20 mayo, 2021
Acceso necesario: Superusuarios
>En un mundo donde muchos de nosotros trabajamos a distancia, mantener a los equipos motivados y comprometidos puede ser un desafío. Eso es especialmente cierto cuando se introducen nuevas tecnologías, de hecho, la adopción de software es a veces más importante que la propia tecnología. ¡Afortunadamente, los tiempos difíciles pueden conducir a un pensamiento creativo!
Estas son algunas soluciones que nuestros clientes han puesto en práctica:
WSP (Arizona, EE.UU.) – Proyecto de reconstrucción de autopistas
Alexandra Albert es la jefa del Southwest Mountain District para la comunicación y la participación pública (CPI) en WSP. Ella dirige al personal que interactúa con los grupos de interés afectados para un importante proyecto de reconstrucción de carreteras. Dos de las iniciativas que han implementado han sido decisivas para ellos.
Elaboración de la Documentación Específica del Proyecto para Borealis
Alexandra notó que un desafío para los usuarios era recordar dónde encontrar todo en la nueva plataforma. Para simplificar y estandarizar el proceso, WSP ajustó la documentación de Borealis para crear una guía del usuario que refleje el vocabulario propio del proyecto. Esta guía personalizada es un recurso valioso al que los usuarios pueden recurrir cada vez que no están seguros de cómo utilizar algún campo. Nicole Moon, Superusuaria Borealis para WSP comenta :
"El desarrollo de nuestra propia documentación del proyecto realmente ayudó a garantizar que nuestro equipo utilice procedimientos similares para ingresar información y comunicaciones."
Uso de informes como herramienta de formación para garantizar la integridad de los datos.
Para ayudar a realizar un seguimiento de cómo los usuarios están utilizando la plataforma y garantizar la precisión de sus datos, la organización configuró un reporte que identifica los datos faltantes. Explicaron que lo utilizan para compartir la información con sus usuarios. "Lo enviamos como parte de un correo electrónico semanal para difundir el esfuerzo y hacer una actualización semanal y proporcionar consejos y motivación".
Ejemplo de correo electrónico semanal:
El superusuario de Borealis de WSP agregó que:
"Existen muchos campos que deben ser diligenciados con toda la documentación para garantizar que los informes sean precisos. Una vez que establecimos un proceso de QA/QC para la entrada de datos, esto ayudó con la integridad de los datos. Esto a veces puede llevar mucho tiempo, pero los resultados son fantásticos, y el cliente (Departamento de Transporte) está muy satisfecho con los análisis e informes que hemos podido proporcionar".
Beneficios:
- Gran oportunidad para recordar a los usuarios dónde están las cosas en el sistema.
- Establece un proceso de aprendizaje continuo con comentarios regulares a los usuarios.
- Mantiene los datos limpios para garantizar que los informes sean valiosos para la administración y los reguladores.
Gestión de relaciones públicas en la distribución de equipos médicos
Organización de una ceremonia de entrega de premios
Un nuevo cliente completó recientemente el proceso de implementación y comenzó a usar Borealis. El mes pasado, el Jefe de Asuntos Públicos y Gubernamentales organizó una "Ceremonia de Premios Borealis Engagement" para reconocer el arduo trabajo de su equipo y mostrar agradecimiento por sus logros. Durante el evento en línea, se otorgaron premios a la persona que había registrado el mayor número de comunicaciones, y a la persona con la mejor calidad de entrada de datos. ¡Capitalizar un espíritu competitivo saludable puede ser una gran manera de promover la adopción del sistema!
Beneficios de la iniciativa:
- Refuerza el posicionamiento de Borealis como herramienta central.
- Fomenta el uso de la plataforma (porque sabemos que la experiencia viene con la práctica).
- Genera una sensación positiva alrededor del uso del software.
¡Si decide implementar prácticas de la gestión del cambio, por favor háganoslo saber... estaremos encantados de apoyarlo!