Administración de resultados electorales (Septiembre 2021)

¿Necesita actualizar los datos de sus partes interesadas debido al resultado de un proceso electoral? A continuación, le ofrecemos algunos consejos.

Septiembre 14, 2021

 

Como sabrá, nuestras oficinas centrales se encuentran en Magog, Canadá. A finales de este mes se celebrarán elecciones, lo que nos hizo pensar en la gestión de los datos electorales en Borealis.

 

La actualización de los datos de las partes interesadas con motivo de unas elecciones puede resultar una tarea abrumadora debido a la cantidad de información que ello representa. Tanto en las elecciones locales como en las federales, es posible que deba realizar cambios en un número importante de registros al mismo tiempo.

 

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Los usuarios de Borealis abarcan una gran variedad de sectores, trabajan en muchos países e interactúan con los funcionarios públicos de formas muy diversas, por lo que no existe una solución única para todos. Sin embargo, nos gustaría ofrecer algunos consejos para ayudarle a manejar los datos relacionados con los procesos electorales en Borealis de forma más eficiente.

 

Nuestros clientes suelen gestionar la información de los representantes electos de dos maneras: asignando una categoría específica a los individuos o añadiendo posiciones en sus registros.

 

¿Cuál es la diferencia entre categorías y posiciones?

Las categorías proporcionan un nivel de información general, pero no una línea de tiempo. Si gestiona sus grupos de interés con categorías, sólo podrá ver si estos ocupan actualmente un cargo electo. Dependiendo de la forma en que interactúe con sus grupos de interés y de la información que necesite seguir, esta opción puede ser suficiente para sus necesidades.

 

Las posiciones le permiten gestionar a una parte interesada a lo largo del tiempo, y a través de múltiples cargos (cargos de elección, juntas y comités, membresías en organizaciones o asociaciones profesionales, etcétera). Mediante el uso de posiciones, puede comprobar si una parte interesada ha ocupado anteriormente un cargo público y, en caso afirmativo, dónde y cuándo. Recomendamos este método porque es más flexible que las categorías, y crea un registro histórico que permanece en la memoria institucional de su organización.

 

Administración de los funcionarios electos por medio de Categorías

Las categorías permiten identificar a los actores como parte de un grupo designado como, por ejemplo, miembros del Parlamento (MP), o miembros del Parlamento Provincial (MPP). Sólo es necesario crear las categorías que desee utilizar y asignarlas en los registros de las partes interesadas correspondientes. Para mantener su lista actualizada, deberá añadir y eliminar estas categorías de etiquetas para reflejar los resultados de cada elección.

 

Administración de los funcionarios electos mediante Posiciones

Otra forma de gestionar a los funcionarios de elección popular es mediante la asignación de posiciones. Le recomendamos que cree una posición para la persona, incluyendo la fecha de inicio y la fecha de finalización para cada mandato en el que sea elegido.

  • CONSEJO: Antes de una elección, puede aplicar mediante la actualización en lotes, una "fecha de finalización" al cargo que ocupan los funcionarios elegidos. Si bien es cierto que se puede ingresar la fecha precisa de inicio y finalización para cada individuo, esto puede llevar bastante tiempo dependiendo de la cantidad de partes interesadas que tenga que gestionar. Para simplificar el proceso, recomendamos utilizar el día de las elecciones como fecha de finalización.

La fecha de finalización actúa esencialmente como una fecha de caducidad para la posición. Una vez finalizado el cargo, la persona dejará de estar incluida en las listas o comunicaciones destinadas a los actuales cargos electos, que puedan contener información potencialmente sensible.

 

Los individuos pueden ocupar múltiples posiciones dentro de una o más organizaciones, lo cual puede ser muy útil cuando se trata de comprender el actuar los funcionarios electos. El siguiente artículo ofrece información adicional para ayudarle a gestionar los grupos de interés con múltiples posiciones.

 

Cómo prepararse: ANTES de las elecciones

Para prepararse para un proceso electoral, es una buena idea revisar el listado de los funcionarios electos. Compruebe que tiene el número total correcto de funcionarios (puede desglosarlo por provincia, estado o región en función de sus necesidades particulares) y luego realice una comprobación rápida de la calidad de los datos (¿tiene nombres completos y correctos, títulos, etc.?).

  • CONSEJO: Utilice widgets para identificar los datos que faltan o son inexactos y atribuya tareas para administrar los resultados de las elecciones, de esta manera podrá ser aún más eficiente.

 

Mejores prácticas: DESPUÉS de las elecciones

En Canadá (y otros países) se publica una lista oficial de resultados después de cada elección. Esta lista incluye a todos los funcionarios, e indica los que han sido electos recientemente. Es posible que tenga que esperar unas semanas (o incluso unos meses) para que la lista esté terminada, pero merece la pena esperar para garantizar que obtiene la información correcta. Cuando la lista esté lista, puede descargar una copia y filtrar los datos para añadir únicamente los nuevos funcionarios a Borealis. Estaremos encantados de guiarle en el proceso si necesita ayuda.

 

Si trabaja con categorías:

Utilice los filtros generales de la lista o cree su propio widget para visualizar los cargos electos. A continuación, haga clic en "seleccionar varios", elija a los que han perdido su escaño y elimine su etiqueta de categoría. Los nuevos funcionarios electos pueden añadirse manualmente, o en lote utilizando la plantilla de Excel.

 

Si trabaja con posiciones:

  1. Si un funcionario es reelecto, archive el cargo original y añada un nuevo cargo con una fecha de inicio adecuada para indicar que tiene un nuevo mandato (recomendamos utilizar el día siguiente a la elección como fecha de inicio).
  2. Si una persona no es reelecta o ha renunciado a presentarse de nuevo al cargo, asegúrese de introducir una "fecha de finalización" para su posición y, a continuación, añada al nuevo funcionario electo.
  • CONSEJO: Cuando añada una fecha de finalización para una posición, utilícela para informar el proceso de verificación de las partes interesadas..

Cuando alguien deja el cargo, es posible que necesite eliminarlo como parte interesada. Si sus políticas de gestión de datos lo permiten, le recomendamos que no elimine el registro del individuo para no perder el historial; en su lugar, simplemente desactive ese actor.

 

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El consejo del mes 

¿Sabía que puede utilizar un widget para realizar algunas acciones en lote relacionadas con las posiciones? Para ello, deberá iniciar el widget con el formulario “Relación con grupos de interés > Grupos de interés > Puestos". Esto le da acceso a acciones que no están disponibles en los formularios "Organizaciones" e "Individuos" - incluyendo la posición del actor.  

Sabemos que cada situación es diferente, así que, si le preocupa o no está seguro por dónde empezar, por favor, háganoslo saber. Si necesita ayuda para prepararse para un próximo proceso electoral o quiere empezar a trabajar con posiciones, póngase en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarle. Sólo tiene que responder a este correo electrónico y nos pondremos en contacto con usted para programar una reunión. 

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