Gestionar las ausencias prolongadas (Diciembre 2021)

Asegúrese de que los proyectos se mantienen en marcha cuando alguien se va

Diciembre 16, 2021

Acceso necesario: Superusuarios

 

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Con el tiempo, es posible que alguien abandone su organización, ya sea de forma temporal (por ejemplo, una licencia médica o por maternidad) o permanente (si alguien se jubila o cambia de trabajo). Como superusuario, usted puede reasignar el trabajo de esta persona en Borealis durante su ausencia para asegurarse de que nada se escape.

 

Veamos algunas de las cosas que pueden hacerse para gestionar las ausencias prolongadas en Borealis. Es posible que no necesite utilizar estos consejos ahora mismo, pero asegúrese de tenerlos a mano para la próxima vez que se produzca una de estas situaciones.

 

Asignar un Delegado 

La función de delegado le permite seleccionar a otro usuario (o usuarios) para gestionar las asignaciones de un miembro del equipo hasta que regrese o se contrate a un sustituto. Los delegados también son copiados en las notificaciones de correo electrónico de Borealis para el usuario original. Para saber más sobre los delegados, consulte el siguiente artículo.

 

Reasigne las responsabilidades 

Cuando alguien toma un permiso de ausencia prolongado, es una buena idea redistribuir ciertas funciones:

 

Asignar un nuevo o provisional Responsable de la Relación. 

Es posible que desee reasignar temporalmente los grupos de interés a un nuevo Responsable de la Relación. Para hacerlo: 

  1. Abra el registro de individuos y seleccione "vista detallada". 
  2. Filtre la lista para que se muestren sólo los grupos de interés asignadas al colaborador ausente. 
  3. Seleccione a todos y utilice el botón "Actualización en grupo" para cambiar el Responsable de la Relación en un solo paso.

(No olvide que puede navegar de izquierda a derecha en el listado manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas y utilizando la rueda de desplazamiento del ratón). 

 

Notifique a los Grupos de Interés 

Dependiendo de la duración de la ausencia, es posible que deba notificar el cambio a los grupos de interés y presentarles a la nueva persona de contacto. Esto se puede hacer de varias maneras. 

  1. Tareas y actividades
    Cree tareas para contactar a los grupos de interés relevantes en Borealis y asígnelas a los miembros del equipo responsables. (Si la persona que está ausente gestiona un número considerable de partes interesadas, es posible que deba crear una actividad en su lugar. Si no tiene claro qué opción utilizar, estos consejos le ayudarán a decidir). 
  2. Comunicaciones Inteligentes
    Si cuenta con el complemento de Comunicaciones Inteligentes, puede crear una lista de distribución para los grupos de interés a cargo del colaborador ausente y enviar un correo electrónico personalizado a cada uno de ellos.

Designar a otra persona para gestionar los Planes de Relacionamiento abiertos 

Además, es una buena idea cambiar la "persona responsable" de cualquier plan de relacionamiento activo para asegurarse de que todo se mantiene bajo control.

 

Carga de correos electrónicos en lote a Borealis 

Si aún no forma parte de sus prácticas regulares, no olvide que puede enviar en lote los correos electrónicos de la persona ausente a Borealis. Esto ayuda a garantizar que la información importante no se quede en la bandeja de entrada de alguien donde pueda perderse o ser inaccesible. No se preocupe, si algunos de esos correos electrónicos ya han sido enviados a Borealis, el sistema no creará comunicaciones duplicadas.

 

Desactivación del usuario en Borealis

Si un usuario deja su organización de forma permanente, bloquear su cuenta es un paso importante para evitar el acceso no autorizado. Se recomienda desactivar al usuario en lugar de eliminar su cuenta para asegurarse de que el historial de acciones siga estando disponible. Esto debe hacerse manualmente; a menos que un superusuario desactive a un usuario, la cuenta permanece activa. Si su organización ha implementado la autenticación SAML, el usuario no podrá iniciar sesión, aunque su cuenta siga activa en Borealis.

 

Consejo del Mes

Es una buena práctica llevar un control sobre las personas de su organización que han trabajado con los grupos de interés. Como superusuario, también puede activar un campo llamado "Otros Responsables de la Relación" para ayudar a gestionar este aspecto. De esta manera, cuando se necesite asignar una persona de contacto diferente, puede consultar el historial de interacciones para ver si hay algún contacto existente. Tal vez alguien de su empresa trabajó con ciertos grupos de interés en el pasado, pero ha cambiado de puesto en su empresa. Las personas tienden a sentirse más cómodas comunicándose con aquellas personas con las que están familiarizadas. Por eso, a sus partes interesadas les puede resultar tranquilizador que se le asigne a una persona que ya conocen o con la que han trabajado anteriormente.

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