Cuando rechaza una contribución a la comunidad, puede notificar al solicitante directamente desde Borealis mediante un correo electrónico de rechazo estandarizado. De esta manera, cierra el ciclo de retroalimentación con sus grupos de interés sin salir del sistema: el correo electrónico se envía a partir de una plantilla precargada y un registro permanente del aviso se guarda automáticamente en la contribución.
Los correos electrónicos de rechazo se pueden enviar de forma individual cuando rechaza una contribución, o de forma masiva para varias contribuciones rechazadas. Cada correo electrónico utiliza una plantilla que usted configura previamente, con etiquetas de reemplazo que personalizan el mensaje para cada solicitante.
Configurar el correo electrónico de rechazo
Antes de poder enviar correos electrónicos de rechazo, un administrador debe habilitar la funcionalidad y configurar la identidad del remitente.
- Navegue a Configuración y abra la sección Plantilla de correo electrónico de rechazo.
- Configure la plantilla de correo electrónico de rechazo ingresando el nombre de la plantilla, el asunto y el cuerpo. Utilice las etiquetas de reemplazo para personalizar cada correo electrónico:
- Nombre del proyecto: Inserta el nombre del proyecto vinculado a la contribución.
- Contacto de seguimiento: Inserta el nombre del solicitante.
- Nombre de la organización: Inserta el nombre de la organización del solicitante.
- Contexto de la contribución: Inserta la descripción de la solicitud.
- Haga clic en el botón Guardar.
Los correos electrónicos de rechazo solo admiten texto enriquecido estándar: negrita, cursiva, listas con viñetas y numeradas, e hipervínculos. No se admiten los diseños de marca personalizados, los logotipos, el HTML personalizado, las imágenes ni los archivos adjuntos.
Enviar un correo electrónico de rechazo
Puede enviar un correo electrónico de rechazo en el momento en que rechaza una contribución, o más tarde desde el menú de acciones del registro de la contribución.
Para evitar avisos duplicados, un correo electrónico de rechazo solo se puede enviar una vez por contribución.
Enviar el correo electrónico de rechazo al realizar la acción Rechazar
- Navegue a Contribuciones comunitarias en Inversión social.
- Abra la contribución comunitaria que desea rechazar.
- En el menú de acciones, seleccione Rechazar.
- Marque la casilla Enviar correo electrónico de rechazo.
- Revise la dirección del destinatario y el asunto y el cuerpo precargados. Modifique el asunto o el cuerpo según sea necesario.
- Haga clic en el botón Rechazar.
Enviar el correo electrónico de rechazo después de rechazar la solicitud
- Navegue a Contribuciones comunitarias en Inversión social.
- Abra la contribución comunitaria para la cual desea enviar el correo electrónico de rechazo.
- En el menú de acciones, seleccione Enviar correo electrónico de rechazo.
- Revise la dirección del destinatario y el asunto y el cuerpo precargados. Modifique el asunto o el cuerpo según sea necesario.
- Haga clic en el botón Enviar correo electrónico de rechazo.
Enviar correos electrónicos de rechazo de forma masiva
Puede notificar varias contribuciones rechazadas en una sola acción.
- Navegue a Contribuciones comunitarias en Inversión social.
- Haga clic en Seleccionar varios y seleccione las contribuciones rechazadas para las cuales desea enviar el correo electrónico de rechazo.
- Seleccione la acción masiva Enviar correo electrónico de rechazo.
- Confirme el envío.
El sistema excluye automáticamente cualquier registro que no tenga una dirección de correo electrónico y le avisa sobre cualquier etiqueta de reemplazo faltante antes del envío.
Consultar el registro de comunicación
Cada correo electrónico de rechazo enviado se crea automáticamente como un registro de comunicación vinculado a la contribución, lo que preserva un historial permanente del aviso.
Para proteger la integridad de la información en caso de auditoría, los siguientes campos de la comunicación son de solo lectura y no se pueden editar ni eliminar:
- Título
- Descripción
- Tipo de comunicación
- Participantes
Cada correo electrónico se rastrea a lo largo de su ciclo de vida: En curso, Enviado o Error. Si una entrega falla, puede volver a intentar el envío.