Este artículo explica en detalle cómo completar cada etapa del proceso de consulta.
Paso 1: Crear el plan de relacionamiento de consulta
- Navegue a Planes de relacionamiento y cree un nuevo plan de relacionamiento.
- En el campo Descripción, resuma los objetivos de la consulta.
Resultado esperado: Un plan de relacionamiento de consulta está listo para recibir las comunicaciones y preocupaciones de consulta.
Paso 2: Identificar y vincular los grupos de interés al plan de relacionamiento
Identifique los grupos de interés con los que necesita relacionarse según factores como la categorización, la ubicación o las evaluaciones de los grupos de interés.
Una vez identificados, vincule los grupos de interés al plan de relacionamiento navegando a Planificación -> Grupos de interés.
También puede vincular individuos u organizaciones en lote navegando a Relación con grupos de interés -> Individuos o Relación con grupos de interés -> Organizaciones, respectivamente.
Resultado esperado: Los grupos de interés pertinentes están vinculados al plan de relacionamiento y disponibles para el seguimiento de la consulta, las comunicaciones y los reportes.
⚠️ Importante: Solo los individuos y las organizaciones vinculados directamente al plan de relacionamiento aparecen en el reporte de consulta.
✨ Novedad en la interfaz: Una columna Estado de consulta en la página de lista de grupos de interés del plan de relacionamiento.
Paso 3: Registrar las comunicaciones de consulta
- Vincule cada comunicación que pertenezca al proceso de consulta al plan de relacionamiento de consulta.
- Establezca Requiere seguimiento en Sí cuando una inquietud o un elemento requiera una acción.
- Agregue todos los grupos de interés participantes a la comunicación. Cuando las comunicaciones se crean a través de Outlook y Teams, la captura de participantes puede realizarse automáticamente.
Resultado esperado: La comunicación está vinculada al proceso de consulta y puede utilizarse para el seguimiento y los reportes.
📌 Nota: Los reportes de consulta incluyen únicamente los grupos de interés vinculados tanto al plan de relacionamiento de consulta como a la comunicación.
✨ Novedad en la interfaz: Un menú desplegable Requiere seguimiento en la pantalla de creación de una nueva comunicación.
Paso 4: Gestionar las particularidades por parte interesada cuando sea necesario
Para las comunicaciones que involucran a varios grupos de interés, use las particularidades por parte interesada de la sección Reportes de consulta para capturar los resultados específicos de cada grupo de interés.
- Agregue una particularidad para el grupo de interés correspondiente.
- Actualice Requiere seguimiento, Resumen y las Preocupaciones vinculadas según sea necesario.
- Guarde la particularidad.
Resultado esperado: Los reportes pueden distinguir las respuestas específicas de cada grupo de interés, conservando al mismo tiempo el registro original de la comunicación.
📌 Nota: La tabla Particularidades por parte interesada solo aparece cuando hay varios grupos de interés asociados a una comunicación.
✨ Novedad en la interfaz: Una tabla Particularidades por parte interesada en la pantalla Reportes de consulta.
Paso 5: Crear preocupaciones a partir de las inquietudes de la consulta
Cuando una comunicación plantea una inquietud, cree la preocupación directamente desde el registro de la comunicación.
- Esto captura automáticamente el grupo de interés, la comunicación, el plan de relacionamiento, el título y el tipo de preocupación.
- Para las comunicaciones con varios grupos de interés, asegúrese de que la preocupación esté vinculada al grupo de interés específico que planteó la inquietud.
Resultado esperado: La preocupación queda vinculada a la comunicación y al grupo de interés de origen.
Paso 6: Evaluar la preocupación
Use la acción Evaluar para evaluar la preocupación y documentar cómo se está gestionando.
- Complete los campos de evaluación, como la fecha de evaluación, la evaluación de méritos y los comentarios de evaluación.
- Luego complete los campos de análisis, incluidos la medida adoptada y la respuesta oficial.
- Actualice estos campos con el tiempo si la respuesta evoluciona antes del cierre.
Resultado esperado: La preocupación contiene una evaluación documentada y una estrategia de respuesta.
⚠️ Importante: La sección Análisis se completa durante la evaluación de la preocupación y debe incluir detalles como la medida adoptada y la respuesta oficial.
📌 Nota: Use la acción Reevaluar para revisar y actualizar la información de evaluación y análisis antes de que se cierre la preocupación.
Paso 7: Crear y hacer seguimiento de compromisos cuando sea necesario
Si una preocupación da lugar a una acción acordada, cree un compromiso.
- Cree el compromiso desde la preocupación.
- Vincúlelo al grupo de interés y al plan de relacionamiento de consulta correspondientes, si aplica.
- Registre y actualice los detalles del compromiso hasta su cumplimiento.
Resultado esperado: El compromiso está vinculado a la preocupación de consulta y al plan de relacionamiento para el seguimiento y los reportes.
Paso 8: Cerrar la preocupación
Cuando la preocupación esté lista para cerrarse:
- Revise la información de resolución.
- Seleccione un Tipo de resolución y agregue Comentarios de resolución.
- Registre la Satisfacción del grupo de interés, si está disponible.
- Confirme la Medida adoptada y la Respuesta oficial finales.
Resultado esperado: La preocupación está completamente documentada y lista para los reportes de consulta.
✨ Novedad en la interfaz: Sección Cierre: Tipo de resolución, Comentarios de resolución, Satisfacción del grupo de interés. Sección Análisis: Medida adoptada, Respuesta oficial y Vínculo al compromiso.
Paso 9: Generar los reportes de consulta
- Abra el plan de relacionamiento de consulta.
- Genere el reporte. Si aún no tiene plantillas configuradas, comuníquese con su administrador de Borealis o con el servicio de asistencia para obtener ayuda.
- Revise el contenido del reporte y la cobertura de los grupos de interés.
Resultado esperado: El reporte de consulta incluye las comunicaciones, las preocupaciones, las respuestas, los compromisos y los detalles del cierre.