Este artículo le guía por cada etapa del proceso de consulta, desde la configuración del Plan de participación hasta la generación del informe de consulta. Cubre los pasos específicos de la consulta y enlaza a artículos existentes para obtener instrucciones detalladas.
Este artículo trata los siguientes temas:
- Crear el Plan de participación de la consulta
- Registrar las comunicaciones de la consulta
- Gestionar los asuntos planteados durante la consulta
- Dar seguimiento a los compromisos
- Generar informes de consulta
Crear el Plan de participación de la consulta
- Cree un Plan de participación para la consulta.
- En el campo Descripción, resuma los objetivos de la consulta.
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Vincule las partes interesadas con las que necesita interactuar. Para ello, vaya a Planificación → Partes interesadas, o vincule personas u organizaciones por lotes desde Participación de las partes interesadas → Personas o Participación de las partes interesadas → Organizaciones.
❗︎ Importante: Solo las personas y organizaciones vinculadas directamente al Plan de participación aparecen en el informe de consulta.
Registrar las comunicaciones de la consulta
- Cree la comunicación o vincúlela al plan de participación de la consulta.
- Establezca Requiere seguimiento en Sí cuando una inquietud o un elemento requiera acción.
ⓘ Nota: El campo Requiere seguimiento aparece cuando la comunicación está vinculada a un plan de participación de la consulta. -
Añada a todas las partes interesadas participantes a la comunicación.
ⓘ Nota: Los informes de consulta incluyen únicamente a las partes interesadas vinculadas tanto al Plan de participación de la consulta como a la comunicación.
★ Consejo: Cuando las comunicaciones se crean a través de Outlook y Teams, la captura de participantes puede realizarse de forma automática.
Gestionar las anulaciones para varias partes interesadas
Cuando una comunicación involucra a varias partes interesadas, utilice las Anulaciones por parte interesada para registrar el resultado de cada una (Requiere seguimiento, Resumen y Asuntos vinculados) sin modificar el registro original de la comunicación. Para ver las instrucciones, consulte Añadir, eliminar o ver anulaciones por parte interesada en las comunicaciones de consulta.
ⓘ Nota: La tabla Anulaciones por parte interesada solo aparece cuando una comunicación tiene varias partes interesadas.
Gestionar los asuntos planteados durante la consulta
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Abra la comunicación que planteó la inquietud y cree el problema directamente a partir de ella. Para obtener más información, consulte Crear, ver, editar o eliminar problemas.
La parte interesada, la comunicación, el Plan de participación, el título y el tipo de asunto se capturan automáticamente.
- En las comunicaciones con varias partes interesadas, asegúrese de que el asunto esté vinculado a la parte interesada que planteó la inquietud.
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Haga clic en Evaluar y complete los campos de evaluación (Fecha de evaluación, Evaluación de los méritos, Comentarios de la evaluación) y los campos de análisis (Medida adoptada, Respuesta oficial).
Nota: Utilice la acción Reevaluar para actualizar la evaluación y el análisis si la respuesta evoluciona antes del cierre.
- Cuando el asunto esté listo para cerrarse, seleccione un Tipo de resolución, añada Comentarios de resolución y registre la Satisfacción de la parte interesada, si está disponible. Confirme la Medida adoptada y la Respuesta oficial finales.
Para conocer el ciclo de vida completo de un asunto, consulte Flujo de trabajo de los asuntos.
Dar seguimiento a los compromisos
Si un asunto da lugar a una acción acordada, cree un compromiso a partir del asunto y vincúlelo a la parte interesada correspondiente y al Plan de participación de la consulta, si procede.
Generar informes de consulta
- Abra el Plan de participación de la consulta.
- Genere el informe.
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Revise el contenido del informe y la cobertura de las partes interesadas.
El informe incluye las comunicaciones, los asuntos, las respuestas, los compromisos y los detalles de cierre.
ⓘ Nota: Si aún no hay plantillas de informe configuradas, comuníquese con su administrador de Boréalis o con el servicio de asistencia.