Configurar Notificaciones (Marzo 2022)

Utilice las notificaciones por correo electrónico de Borealis para ayudar a mantener a su equipo al día

Marzo 31, 2022

 

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Dado el ritmo acelerado del mundo actual, probablemente utilices diferentes tipos de notificaciones regularmente. Ya sean recordatorios de Outlook sobre una próxima reunión, un anuncio sobre una actualización disponible para tu navegador web o un aviso para confirmar que estás iniciando sesión de una de tus cuentas desde una nueva ubicación, las notificaciones llaman nuestra atención sobre asuntos que deben ser atendidos en el momento adecuado.

¿Sabías que Borealis incluye notificaciones de correo electrónico integradas que puedes activar y configurar según tus necesidades? Además, son una forma estupenda de mantener a tu equipo informado sobre lo que ocurre en el sistema, lo que hay que hacer y cuándo. ¡Echemos un vistazo!

 

Usar notificaciones de correo electrónico en Borealis

Borealis permite crear y editar notificaciones para tareas, actividades, y la mayoría de los formularios. Además de ahorrarte tiempo, también pueden proteger la reputación de tu organización asegurando que no pierdas de vista plazos establecidos o compromisos pactados. Las notificaciones son incluso obligatorias para ciertos procesos (como gestión de reclamos, cuestiones de cumplimiento, procesamiento de pagos, y más).

Puedes crear dos tipos de notificaciones en Borealis: Alertas y Recordatorios.

 

Alertas

Las Alertas son notificaciones instantáneas desencadenadas por una acción o evento, como la creación de una tarea, o un cambio de estado. Las alertas piden a otros usuarios atención frente a algún cambio en el sistema. Por ejemplo:

  • Cuando alguien realiza cambios en el registro de algún individuo.
  • Cuando una tarea ha sido completada.
  • Cuando un riesgo ha escalado y se deben tomar medidas para resolver el problema (algunas capas del perfil de usuario pueden ser activadas para tratar estas cuestiones… contacte con su asesor para más información).

 

Recordatorios

Los Recordatorios se activan en base a una fecha específica. Los recordatorios instan a los usuarios a que completen los plazos establecidos. Pueden enviarse antes o después de una fecha determinada y ser configuradas para que se repitan periódicamente. Por ejemplo:

  • Cuando vence una tarea que debe ser completada.

  • Cuando necesitas realizar la verificación de un individuo en una fecha determinada.

  • Cuando se acerca la fecha de culminación de un cargo (ej. elecciones, mandatos, etc.).

  • Cuando se necesita hacer seguimiento a un individuo una semana después de un evento.

 

Consideraciones al usar notificaciones

Es importante asegurarse de que las notificaciones implementadas sean consistentes con el comportamiento que se desea promover o ajustar. Si las instrucciones son vagas o poco claras, los usuarios podrían ignorarlas. Aquí te presentamos algunas mejores prácticas para tener en cuenta:

  • Asegúrate de que las notificaciones expliquen claramente lo que los usuarios deben hacer con la información proporcionada.
  • No envíes tantas notificaciones a los usuarios que no puedan seguirlas. Puedes limitar la frecuencia de envío en los ajustes de configuración.
  • Asegúrate que las notificaciones se envíen a los destinatarios correctos. Al crear una notificación, puedes identificar destinatarios por perfil, usuario, o rol. Puedes elegir dirigirte a varios destinatarios en cada campo: Para, CC o CCO.
  • Si trabajas con equipos multilingües, el idioma de notificación predeterminado será el idioma utilizado para crear la notificación.
  • Puedes agregar traducciones en otros idiomas que se enviarán a los usuarios que usan la plataforma en esos idiomas. Puedes revisar las notificaciones como parte tu rutina trimestral para asegurar de que sigan siendo relevantes. Si deseas pausar temporalmente un proceso, puedes simplemente cambiar la notificación al estado "borrador".

 

Nuevo en 2022: Soporte extra para los usuarios

¿Sabías que hemos comenzado a organizar seminarios web para ayudar a los usuarios a repasar sus habilidades en Borealis? Las sesiones duran una hora y cubren los aspectos básicos – como la creación de individuos y organizaciones en el sistema. Además, incluyen una sección de Preguntas y Respuestas para asegurarnos de que todos los usuarios reciban la ayuda que necesitan. Estos cursos de actualización pueden ser especialmente útiles para nuevos usuarios que se han incorporado a su equipo, o aquellos que han estado fuera del circuito por algún periodo.

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