Este es un proceso que simplificará la gestión de los participantes en sus eventos. El objetivo de la importación de un participante es facilitar la integración de la información tras una reunión en línea o presencial. El importador le permite crear un participante, incluso si no existe en Borealis.
Sigue los siguientes pasos:
1. Si la comunicación no existe, empiece por crearla.
2. Abre tu comunicación para ver el evento que has creado. Localiza el "Número de referencia" del evento:
3. Vuelve al menú principal y, en la sección "Datos", elije "Importar archivo Excel". En el menú desplegable, elije "Comunicaciones - Participantes", para descargar la plantilla de Excel correspondiente:
Nota: Cada asistente de importación de datos tiene su propia plantilla.
4. Para cada participante en el evento, rellena las columnas "Nombre completo" y "Correo electrónico principal", junto con el "Nº de referencia" de la comunicación. Si utilizas estas columnas, Borealis hará coincidir automáticamente los nombres y las direcciones de correo electrónico con los miembros del personal o los grupos de interés existentes. Si no están presentes en el sistema, se crearán:
Nota: Si estás seguro de que un miembre de los grupos de interés o miembro del personal ya existe (por ejemplo, si se creó en un proceso de importación de datos), puede utilizar las columnas "Grupo de interés" o "Miembro del personal". En este caso, el sistema no creará un nuevo Grupo de Interés o miembro del personal. Recibiras un error si no se encuentra una coincidencia.
5. Guarda tu archivo de Excel. Añádelo arrastrandolo a la caja y "Confirma":
6. Una vez completada la importación, recibirás un mensaje de confirmación:
7. Observa cómo se suman los participantes a tu lista, tanto la de la importación como el numero de participantes que añadiste manualmente de antemano (si es el caso):
Nota: La importación puede haber creado nuevos grupos de interés, que son duplicados (debido a ligeras diferencias en los nombres o direcciones de correo electrónico). Recuerda gestionar periódicamente tus duplicados.