Listas de Distribución (Julio 2022)

Simplificar las comunicaciones con grupos de interés 

Julio 28, 2022

 

¿Contacta frecuentemente determinados grupos de interés? Si es así, ya sabe el tiempo que puede consumir encontrar y añadir manualmente a muchos destinatarios cada vez que necesita ponerse en contacto con ellos. Y cuando se trabaja con muchos grupos de interés, es fácil que accidentalmente se olvide a alguien. Para simplificar este proceso, recomendamos utilizar las listas de distribución.

 

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¿Qué son las Listas de Distribución?

Una lista de distribución es una lista predefinida de grupos de interés que tienen algo en común. Si usted se comunica con un determinado grupo de personas de forma habitual, las listas de distribución ofrecen una forma cómoda de dirigirse a todo el grupo en lugar de seleccionar a cada participante individualmente.

Como todos los datos de los grupos de interés ya están centralizados en el sistema, no es necesario revisar los correos electrónicos anteriores, las múltiples hojas de cálculo o los cientos de contactos para ver a quién hay que incluir. Es una excelente forma de asegurarse de que las personas adecuadas reciban la información necesaria.

 

Tipos de Listas de Distribución

Puede crear 3 tipos diferentes de listas de distribución, en función de sus necesidades.

 

Listas de distribución (estándar)

Las listas de distribución periódicas se utilizan para comunicarse con las personas con las que se relaciona con regularidad, como las partes interesadas que asisten a reuniones periódicas. Supongamos que necesita ponerse en contacto con un grupo de personas vinculadas a un tema, un recurso o un evento específico. Es posible que quiera:

  • hacer un seguimiento de las personas que asistieron a una audiencia pública.
  • ponerse en contacto con todos los que viven en una zona de contención alrededor de su bien de infraestructura para informarles del próximo mantenimiento.
  • enviar un comunicado de prensa a sus contactos en los medios de comunicación locales.

Puede crear rápidamente una lista de distribución a partir de cualquier actividad para asegurarse de dirigirse a las personas adecuadas con el mensaje correcto en el momento preciso.

 

Listas de distribución con suscripción

Si su organización utiliza el complemento de Comunicaciones Inteligentes, también podrá crear listas de distribución con suscripción. En los últimos años, muchos países han introducido normativas anti-spam que exigen a los remitentes de correo electrónico comercial que proporcionen una forma de que los destinatarios se den de baja de sus listas de correo. Las listas de distribución con suscripción permiten a los destinatarios gestionar sus suscripciones de correo electrónico con sólo hacer clic en un enlace al final de un mensaje. Esto ayuda a los equipos a respetar las leyes anti-spam y a asegurarse de que tienen el consentimiento permanente de sus interesados para comunicarse con ellos por correo electrónico.

 

Listas inteligentes

Si utiliza el complemento de Comunicaciones Inteligentes, también tendrá la opción de utilizar listas inteligentes. Las listas inteligentes le permiten dirigirse a personas que desempeñan una función específica en una organización en lugar de buscar a los destinatarios por su nombre. Se actualizan automáticamente a medida que se editan los registros o se introducen nuevos grupos de interés en el sistema. Pueden ser de gran utilidad para contactarse con funcionarios electos u otras personas que ocupan cargos que pueden cambiar con frecuencia. Por ejemplo, es posible que necesite:

  • Contactar cada mes a todos los alcaldes de las ciudades de su región para actualizar el estado del proyecto.
  • Contactar a los jefes de todos los departamentos de bomberos de una determinada región después de un incidente.
  • Mantener una lista de coordinadores de respuesta a emergencias para poder responder rápidamente a cualquier riesgo potencial.

Las listas inteligentes le ayudan a asegurarse de que siempre hable con las personas adecuadas.

 

¿Qué puede hacer con las listas de distribución?

Los grupos de interés pueden añadirse a una lista de distribución desde casi cualquier lugar de Borealis. Puedes añadirlos desde una lista general, un widget, un plan de relacionamiento, entre otros. Recuerde que las listas de distribución son útiles cuando necesita ponerse en contacto con un grupo de destinatarios específico en múltiples ocasiones; si sólo necesita ponerse en contacto con ellos una vez, la función de búsqueda del complemento de Outlook es una forma estupenda de gestionar los destinatarios de los envíos únicos.

Una vez creadas las listas de distribución, puedes utilizarlas para enviar mensajería SMS o comunicaciones inteligentes a sus destinatarios. Cualquiera de estos métodos creará automáticamente un registro en Borealis para cada mensaje que envíe, junto con las respuestas que reciba.

Si no utilizas los complementos de comunicaciones inteligentes o de mensajería SMS, puedes seguir aprovechando el uso de las listas de distribución. Sólo tiene que copiar la lista de correos electrónico de una lista filtrada de personas (en el menú de los "tres puntos") y pegarla en el campo Para, CC o CCO de Outlook o Gmail. Si utiliza el complemento de Outlook, puede documentar todas las comunicaciones en Borealis como de costumbre. Esta es una gran solución cuando necesite enviar el mismo correo electrónico a varios destinatarios. 

 

Consejo del mes

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En la aplicación móvil de Borealis, cuando creas una nueva comunicación, ahora puedes introducir una ubicación basada en las coordenadas de GPS de su teléfono.

 

Esto es muy útil si quiere documentar un encuentro -o un incidente- en un lugar que no tiene una dirección estándar, como por ejemplo cerca de un punto de referencia geográfico o de un bien de la empresa, o en un lugar preciso de una propiedad de gran extensió.

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