Añadir nuevos usuarios

Como superusuario de Borealis, es su responsabilidad gestionar los usuarios de su organización, por lo que probablemente tendrá que añadir nuevos usuarios en el sistema de vez en cuando.

Si no ha hecho esto antes, ¡no se preocupe! Es una tarea sencilla, aunque hay algunas cosas que se deben tener en cuenta... por ejemplo, el tipo de acceso que necesita un individuo, los permisos que debe tener y los protocolos de autenticación implementados por su organización.

Veamos todo lo que necesita saber para añadir nuevos usuarios en Borealis.

Gestionar los derechos de acceso con perfiles de usuario personalizados

Si usted gestiona el acceso de usuarios para un equipo numeroso o en constante cambio, le resultarán muy útiles los perfiles de usuario personalizados, que se introdujeron a principios de este año. Esta función es muy útil para definir un conjunto de permisos una vez y asignarlos a los usuarios en un solo paso. Los perfiles de usuario personalizados eliminan muchas de las dudas a la hora de asignar derechos de acceso para ayudarte a crear nuevos usuarios de forma rápida y sencilla.

Antes de crear un nuevo usuario

Asegúrese de disponer de la información necesaria para crear un nuevo usuario (generalmente incluye el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico). Necesitará crear un nombre de usuario para la persona y una contraseña, que podrá cambiar cuando acceda a su cuenta. Asegúrese de saber a qué proyecto(s) puede acceder el usuario y qué perfiles o permisos debe asignar.
Determine si la persona necesita acceso completo para trabajar en Borealis (en cuyo caso será un "usuario normal") o si simplemente necesita entrar en las comunicaciones sin acceder al sistema (como usuario de "sólo lectura").
Asegúrese de que los usuarios que van a trabajar en el sistema han sido formados para utilizar Borealis.
Y, por último, compruebe que su organización aún dispone de licencias de usuario. (Si no es así, póngase en contacto con su gestor de cuentas para obtener más información sobre las licencias adicionales).

Crear un nuevo usuario

Tenga en cuenta que si necesita crear varios usuarios a la vez, tenemos una plantilla de importación que puede utilizar para añadirlos rápidamente de forma masiva.

Si sólo necesita añadir uno o dos a la vez, esto es lo que tiene que hacer:

En el menú principal, haga clic en el icono "Usuarios" y seleccione Usuarios. A continuación, haz clic en el botón verde "+ Crear" para abrir la ventana de creación de usuarios. A partir de aquí, hay algunas consideraciones diferentes, dependiendo del tipo de usuario que necesites crear y de los protocolos utilizados por su organización.

Tipo de usuario

Un usuario normal es cualquier persona que trabaje en Borealis y necesite tener acceso a algunas (o todas) las funciones del sistema. Los usuarios normales pueden ser internos o externos de la organización. (Si el dominio de correo electrónico de un usuario difiere del de la empresa, se le considera un usuario externo. Estas personas pueden ser consultores, miembros del personal con dominios de correo electrónico diferentes o cualquier persona que no forme parte de la empresa.)
Un usuario de sólo lectura no trabajará activamente en Borealis, sólo tiene que introducir comunicaciones en el sistema. Tenga en cuenta que un usuario de sólo lectura no puede ser cambiado a un usuario normal más tarde; si surge la necesidad, tendrá que crear un nuevo perfil para el usuario.

El proceso de creación de usuarios es el mismo para los usuarios normales y los de sólo lectura. Para crear un usuario de sólo lectura simplemente hay que marcar la casilla que dice: "Sólo permitido para correo Cco".

Usuarios de sólo lectura (BCC)

Dado que los usuarios de sólo lectura no podrán acceder a Borealis, tendrá que proporcionarles una dirección de correo electrónico para cada plan de relacionamiento con el que vayan a trabajar.

Cada plan de relacionamiento tiene su propia dirección de correo electrónico. Cuando los usuarios envían (o reenvían) un correo electrónico a esta dirección, Borealis guarda el mensaje como una comunicación vinculada a ese Plan de Relacionamiento.

Para encontrar la dirección de correo electrónico, simplemente abra el Plan de Relacionamiento correspondiente, haga clic en el icono "Compartir" en la esquina superior derecha, y luego seleccione "Copiar alias de correo electrónico" en el menú. Proporcione la dirección a su nuevo usuario, y podrá introducir comunicaciones en el sistema simplemente enviando o reenviando a través del correo electrónico.

Casos especiales

Hay algunas consideraciones adicionales que deberá tener en cuenta si su organización utiliza protocolos de autenticación o el complemento de Vista Corporativa:

Asegúrese de consultar nuestro Centro de Ayuda si desea más información sobre cómo Crear and Editar Usuarios y Deactivar un Usuario.

Consejo del mes

Para asegurarse de que las posibles preocupaciones / temas de interés se gestionan de forma rápida y proactiva, es una buena práctica designar a alguien (o a más de una persona) para que gestione los errores del gestor de correo. A continuación se explica cómo hacerlo:

En el menú principal, haga clic en Configuración y luego seleccione Parámetros generales > Correo electrónico > Gestores de notificaciones del gestor de correo. Seleccione la persona que será responsable de la lista (puede seleccionar varias personas manteniendo pulsada la tecla CTRL) y, a continuación, haga clic en Guardar.

Si se produce algún error del gestor de correo, las personas que haya designado recibirán una copia de la notificación de error por correo electrónico.

También puede activar una opción en la sección de Parámetros Generales para notificar a los superusuarios en caso de errores del gestor de correo.

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