Créer et configurer des notifications

Les notifications par courriel dans Boréalis tiennent les utilisateurs informés des événements importants, comme les nouvelles attributions de tâches, les changements de statut et les enregistrements en retard. Boréalis comprend un ensemble standard de notifications préconfigurées que les superutilisateurs peuvent activer en une seule étape. Il est aussi possible de créer des notifications personnalisées pour couvrir des scénarios qui ne font pas partie de l'ensemble standard.

Les utilisateurs peuvent gérer leurs propres abonnements aux notifications à tout moment depuis leur profil. Voir Gérer vos préférences de notifications par courriel pour plus de détails.

Créer une notification personnalisée

1. Accéder à Notifications par courriel dans Configuration.
2. Cliquer sur le bouton Créer.
   
    
3. Remplir les champs Informations générales :
   • Nom : Entrer un nom pour la notification.
   • Formulaire : Sélectionner le formulaire qui sert de base à cette notification. Cela détermine quels champs et quelles options de déclenchement sont disponibles dans la section Règles.
   • Statut : La valeur par défaut est Brouillon. La notification n'est pas envoyée tant qu'elle n'est pas activée.
   • Description : Ajouter une description au besoin.
     

4. Remplir les champs Règles :

   Déclencheur : Sélectionner la façon dont la notification sera déclenchée. Deux options sont possibles :

   • Déclenchée à une date (rappel) : Envoie la notification en fonction d'un champ de date de l'enregistrement, par exemple comme rappel un certain nombre de jours avant une échéance. Remplir les champs Date de comparaison, Nombre de jours, Avant ou après, Répéter et, au besoin, Envoyer seulement lorsque le statut de l'enregistrement est.
     
   • Déclenchée par une action (instantanée) : Envoie la notification immédiatement lorsqu'un événement précis se produit. Les notifications ne sont pas déclenchées par les actions effectuées par l'utilisateur qui les initie. Remplir le champ Action (Créé, Modifié, Supprimé ou d'autres actions selon le formulaire sélectionné) et, au besoin, le champ Lier un rapport Analytics pour joindre un rapport planifié au courriel.
     
5. Sous Contenu de la notification, cocher Personnaliser le contenu de la notification si vous voulez définir un corps personnalisé pour le courriel. Si cette case n'est pas cochée, le format de notification par défaut est utilisé.
6. Sous Destinataires, cliquer sur + Ajouter un destinataire. Au moins un destinataire est requis. Pour chaque destinataire, sélectionner un type de destinataire :
   • Profil : Tous les utilisateurs dont les droits d'accès correspondent au profil sélectionné reçoivent la notification.
   • Utilisateur : Un seul utilisateur précis sélectionné dans la liste.
   • Rôle : Tous les utilisateurs auxquels le rôle sélectionné est attribué. Comme un même rôle peut être détenu par différents utilisateurs selon les enregistrements (par exemple, un gestionnaire des relations varie selon la partie prenante), la bonne personne est avisée pour chaque enregistrement.
   • Groupe d'utilisateurs : Tous les utilisateurs membres du groupe d'utilisateurs reçoivent la notification.
   • Groupe d'utilisateurs - personne responsable : Tous les utilisateurs désignés comme personne responsable du groupe d'utilisateurs reçoivent la notification.

Activer une notification

Les notifications nouvellement créées sont enregistrées avec le statut Brouillon et ne sont pas envoyées tant qu'elles ne sont pas activées.

1. Accéder à Notifications par courriel dans Configuration.
2. Sélectionner et ouvrir la notification à activer.
3. Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Activer.
   La notification commence à envoyer des courriels aux destinataires lorsque ses conditions de déclenchement sont remplies.

Réactiver une notification pour un utilisateur

Les utilisateurs peuvent se désabonner des notifications depuis leur profil. Si une notification est essentielle au rôle d'un utilisateur, les superutilisateurs peuvent consulter les préférences de cet utilisateur et réactiver la notification en son nom.

1. Accéder à Notifications par courriel dans Configuration.
2. Sélectionner et ouvrir la notification concernée.
3. Ouvrir la section Abonnements des utilisateurs de la notification.
4. Repérer l'utilisateur dont vous voulez réactiver l'abonnement.
5. Cliquer sur le bouton d'action S'abonner.