Créer et configurer des notifications

Avec Boréalis, il est possible de configurer différents types de notifications qui seront envoyées par courriel. Ces notifications peuvent être configuées comme des rappels pour des tâches dues, des évaluations à faire, etc.

À noter que Boréalis propose par défaut des notification pré-configurées qu'il suffit d'activer à l'interface.

Créer une notification

  1. Cliquer sur l'icône "Configuration" du menu, puis sélectionner "Notifications par courriel"
  2. Cliquer sur "+ Créer"
  3. Saisir un nom significatif pour la notification et sélectionner le formulaire à utiliser pour extraire les critères de la notification
  4. Mettre en place les règles de la notification (voir ci-bas)
  5. Accéder à l'onglet "Configuration du courriel" pour ajouter des destinaires à la notification et en personaliser le contenu (voir ci-bas)
  6. Cliquer sur le bouton "Processus" dans le coin droin et sélectionner "Activer". L'activation de la notification permet d'envoi de courriels aux destinataires lorsque les conditions du déclencheur sont remplies

Mettre en place les règles de la notification

Les notifications sont envoyées selon des règles spécifiques mises en place à la configuration du "Déclencheur". Deux options sont disponibles:

Option 1: Déclenchée à une date (rappel)

Cette option permet d'envoyer une notification basée sur une date spécifique ou un schéma/processus de dates.

Les champs reliés à ce déclencheur sont les suivants:

  • Comparer à quelle date
  • Nombre de jours
  • Avant ou après
  • Récurrrence
  • Envoyer seulement lorsque le statut de l'enregistrement est

Borealis_Configuration_Notifications_Rules_Trigger_Date_5-35.png

Lorsque les champs requis sont remplis, réviser l'explication générée au bas de la règle. Cette explication automatique présente un résumé de la configuration mise en place. Une fois les paramètres révisés, il ne reste qu'à sauvegarder puis activer la notification via le bouton "Processus".

Option 2: Déclenchée par une action (instantané)

Cette option est à utiliser lorsqu'une notification doit être générée suivant une action précise (création d'une tâche, changement du statut d'une plainte, etc.).

Les champs reliés à ce déclencheur sont les suivants:

  • Limiter à un courriel par enregistrement par
  • Action
    • Créé
    • Annulé
    • Mise à jour
    • (D'autres actions peuvent être disponibles en fonction du formulaire sélectionné initialement)

Borealis_Configuration_Notifications_Rules_Trigger_Instant_5-35.png

À noter que la majorité des valeurs disponibles dans ces listes sont directement liées au formulaire initialement sélectionné à la création de la notification. Pour valider le formulaire choisi, il est possible de se référer à la section "Sommaire" de la notification:

Borealis_Configuration_Notifications_Summary_Form_5-35.png

Configurer le courriel de la notification

Pour configurer le courriel d'une notification, les paramètres suivants sont disponibles.

Destinataires

Cliquer sur le bouton "+" pour accéder aux options de configuration des destinataires:

  • Type de destinataire: sélectionner l'une des options suivantes:
    • Profil: le profil d'utilisateur sélectionné recevra la notification. Une fois cette option sélectionnée, un profil pourra être identifié. En somme, cela signifie que les utilisateurs avec les profils sélectionnés recevront la notification.
    • Utilisateur: seulement l'utilisateur sélectionné dans le menu déroulant recevra la notification.
    • Rôle: tous les utilisateurs identifiés par le rôle sélectionné recevront une notification. Cela signifie que plusieurs utilisateurs peuvent recevoir la notification, car ils partagent tous le même rôle dans Boréalis, mais la notification reçue peut varier d'une personne à l'autre, en fonction de l'enregistrement lié. Par exemple, 
  • À/Cc/Cci: cette option est seulement disponible avec la règle "Déclenchée par une action (instantané)" et permet d'identifier de multiples destinataires pour chacun des champs du courriel (À, Cc et Cci).

Contenu de la notification

  • Objet: il s'agit du sujet du courriel qui sera envoyé aux destinataires
  • Corps: il s'agit du contenu du courriel qui sera envoyé aux destinataires

Si vous travaillez avec des équipes multilingues, il faut noter que la langue par défaut associée à la notification sera celle de l'utilisateur qui créé la notification. Par exemple, si vous créez une notification en utilisant le français comme langue par défaut pour naviguer dans Boréalis, votre notification nouvellement créé sera associée à la langue "Français".

Autres langues

Cliquer sur le bouton "+" pour accéder aux options de configuration des langues:

  • Langue: sélectionner la langue qui s'applique à la notification. Lorsqu'une langue est ajoutée dans cette section, la notification considèrera ces paramètres. Seuls les destinataires utilisant la langue sélectionnée pour naviguer dans Boréalis recevront la notification configurée ainsi. Si aucune langue n'est configurée dans cette section, tous les utilisateurs recevront la notification définie dans la section "Contenu de la notification", peu importe leur langue de navigation.
  • Sujet: il s'agit du sujet du courriel qui sera envoyé aux destinataires dans la langue définie
  • Corps: il s'agit du contenu du courriel qui sera envoyé aux destinataires dans la langue définie

En fonction de vos requis et règles d'affaires, des rapports incluant un envoi automatisé peuvent également être une option intéressante à explorer pour faire parvenir de l'information à vos utilisateurs de manière automatique.

Cet article vous a-t-il été utile?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0
Avez-vous d'autres questions? Envoyer une demande