Comment planifier un atelier de perfectionnement
- En fonction de votre équipe et des circonstances, vous devrez réfléchir à certaines considérations pratiques.
- Organiserez-vous la session en personne, virtuellement, ou une combinaison des deux ?
- La participation sera-t-elle obligatoire ? Qui devra être présent ? Qui d’autre sera invité ? Combien de sujets devez-vous couvrir ?
- Pouvez-vous tout aborder en une seule séance, ou serait-il plus facile de prévoir plusieurs sessions courtes pour aborder différents sujets ? Allez-vous rencontrer les différents groupes/département d’utilisateurs séparément pour vous concentrer sur leurs besoins spécifiques, ou serait-il préférable de rencontrer tout le monde ensemble ?
- Sur quels défis ou besoins spécifiques allez-vous vous concentrer ?
- Y a-t-il des objectifs que vous aimeriez atteindre pendant la séance (par exemple, gérer les doublons, nettoyer les données, mettre en place un processus de vérification des parties prenantes, créer ou mettre à jour des rapports et des tableaux de bord) ?
- Allez-vous offrir des prix, une certification ou d’autres incitations ?
- Comment allez-vous évaluer les résultats (par exemple, enquêtes auprès des utilisateurs, évaluations formelles, augmentation des communications saisies ou utilisation générale du système) ?
Idées pour un atelier de perfectionnement Boréalis réussi
- Une brève présentation formelle est une excellente occasion de réintroduire Boréalis aux équipes. En expliquant à quoi sert la plateforme et quels sont ses avantages pour votre organisation, vous pouvez aider les utilisateurs à comprendre pourquoi il est si important de saisir les informations de manière aussi précise et complète que possible. Cela peut vraiment contribuer à améliorer la qualité des données et à accroître l’adoption par les utilisateurs.
- Traitez les "petits détails" de l’interface ou de l’expérience utilisateur qui peuvent aider les utilisateurs à éviter la frustration. (Ajout ou mise à jour de la photo de profil, réglage de la langue préférée, activation du mode sombre/du mode à fort contraste, etc.)
- Révisez les concepts de base. (Notre liste de lecture Académie Boréalis sur notre chaîne YouTube offre d’excellentes ressources. Assurez-vous de consulter introduction à la navigation dans le logiciel, créer un individu, créer une organisation, et plus encore!)
- Montrez aux utilisateurs comment ils peuvent travailler plus efficacement et aidez-les à se sentir plus à l’aise avec le système. Gardez un œil sur les personnes qui ont des difficultés et assurez un suivi pour voir si elles peuvent avoir besoin d’une attention individuelle ou d’une formation supplémentaire après la séance.
- Rendez la séance interactive! Nombreux sont les utilisateurs qui retiennent davantage les informations transmises lors de mise pratique plutôt qu’à travers un cours magistral. Il peut être extrêmement utile de les laisser appliquer ce qu’ils apprennent. La répétition est essentielle, et vous pouvez donc enchaîner avec des exercices individuels ou collectifs.
- Encouragez les participants à partager leurs écrans avec le groupe. Cela peut aider à identifier des façons plus efficaces de faire les choses, ou à trouver des moyens de travailler plus logiquement. Les utilisateurs n’effectuent pas toujours les tâches dans le système de la même manière, c’est donc un excellent moyen de partager des astuces et des techniques entre eux, et de partager ces bonnes pratiques entre les équipes.
- Créez un rapport d’utilisation à partager avec votre équipe. Aidez vos utilisateurs à créer un rapport pour leur propre page d’accueil afin de suivre leurs progrès personnels au fil du temps.
- Recueillez les commentaires de votre équipe sur ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré. Réfléchissez à vos processus internes et à la manière dont ils sont représentés dans le système. Les utilisateurs rencontrent-ils régulièrement des situations où ils ne savent pas trop quoi faire ? Comment les aborder? Tous les champs visibles sont-ils utiles ? Certains doivent-ils être fusionnés ou supprimés ? De nouveaux champs ou options doivent-ils être ajoutés ? (Vous pouvez également passer en revue d’autres éléments figurant dans la section Guide des meilleures pratiques pour les superutilisateurs de Boréalis.)
- Utilisez les rapports système pour évaluer la qualité des données. Deux rapports système que vous trouverez dans Analytics peuvent être particulièrement utiles pour évaluer la qualité des données. Il s’agit de Gestion des données — Suggestions et qualité et GPP — Global : Suivi de la qualité de données.
- Si vous travaillez sur la qualité des données, affichez des rapports et des widgets pour rendre le processus ludique. La qualité des données peut être un processus long et ennuyeux, mais le fait de montrer l’évolution des chiffres peut contribuer à maintenir la motivation et l’engagement de votre équipe.
- Il peut être intéressant de prévoir un déjeuner de groupe ou d’ajouter des activités de renforcement de l’esprit d’équipe au programme pour le rendre plus amusant.