Documentation technique du complément Outlook pour Boréalis

Bien que nos utilisateurs apprécient beaucoup la fonctionnalité de gestion de courriel par Cci, la classification pouvait s’avérer parfois fastidieuse. C’est pourquoi notre équipe a développé un complément qui s’intègre directement dans l’interface de leur principal outil de courriel : Outlook. Vous pouvez maintenant envoyer vos courriels et faire la classification en quelques clics, sans quitter Outlook !

 

Cet aide-mémoire est destiné autant à l’équipe TI qui pourrait être impliquée dans l’installation du complément, qu’au super-utilisateur ou gestionnaire qui présentera cette nouveauté aux autres utilisateurs.

 

Bénéfices du complément Outlook

Le complément Outlook peut remplacer entièrement l’usage traditionnel du gestionnaire de courriel Boréalis via les Cci ou le complémenter. En mode écriture, vous pourrez choisir vos catégories directement dans Outlook et votre communication sera enregistrée dans Boréalis. Le complément peut aussi être utilisé pour des courriels reçus ou traités à postériori ainsi que fonctionner pour le traitement en lot. Comme les choix de catégories se font par un menu déroulant cela :

  • limite les risques d’erreur ;
  • agit comme rappel de sauvegarder la communication dans Boréalis ;
  • permet de sauvegarder des communications en lot de façon plus précise.

Caractéristiques

Le complément Outlook permet de

  • Catégoriser les communications avec les champs suivants
    • Catégorie de sujet
    • Projet
    • Atmosphère
    • etc.
  • Créer des tâches de suivi
  • Créer une plainte
  • Entrer un résumé de la communication avec l'aide de l'IA
  • Lier la communication à des
    • Plans de participation
    • Enjeux
    • Plaintes
    • Communications
    • etc.

 

Sécurité du complément Outlook

Boréalis intègre les pratiques de sécurité standards de l’industrie dans ses logiciels et les étend au stockage de données dans une infrastructure d’hébergement renforcée et sécuritaire. La sécurité est intégrée à l’architecture, aux politiques et aux procédures du logiciel de Boréalis, incluant cette nouvelle fonctionnalité.

  • Authentification – Les utilisateurs doivent être obligatoirement connectés. L’authentification est conservée comme un jeton (token) JWT dans le compte Microsoft de l’usager, ce qui permet le partage de l’authentification à travers les diff rents appareils et versions d’Outlook (par exemple version Web et bureau).
  • ACL (Access Control List) – Seuls les utilisateurs qui possèdent les droits de créer des communications dans Boréalis pourront le faire avec le complément Outlook.
  • Séparation de donnée selon le niveau d’accès (Row-level security ) – L’accès aux documents respecte le niveau d’accès des utilisateurs tel qu’établi dans la configuration de votre instance Boréalis.
  • Toutes les requètes aux serveurs se font selon le protocole sécurisé HTTPS, comme dans l’application Web de Boréalis.
  • Seuls les courriels en cours de visionnement peuvent être accédés par le logiciel et ce, seulement si le complément est ouvert.
  • Le complément Outlook de Boréalis n’est relié à aucun autre complément et ne causera donc pas de conflit.
  • Seuls les courriels ouverts peuvent être accédés par Boréalis et seulement si le complément pour Outlook est ouvert. C’est ce qu’on appelle la permission ReadWriteItem.

Installation

Le complément Outlook peut être installé de 2 façons.

Méthode1 : Déploiement par l’équipe TI

  1. Étape 1 : Téléchargez le fichier XML du complément Outlook, disponible au bas de votre instance Boréalis.
  2. Étape 2 : Suivez la procédure de gestion des déploiements de Microsoft (en anglais seulement)

Méthode 2 : Installation par l’utilisateur

Cela nécessite que l’utilisateur ait les droits et accès à l’ajout de complément sur Microsoft Outlook. Consultez notre section Helpdesk pour obtenir la description étape par étape de l’installation.

 

Utilisation

Le complément Outlook est un outil supplémentaire qui permet d’entrer rapidement des communications de type courriel dans Boréalis. Chaque utilisateur a le choix de l’utiliser et donc de l’activer ou non. Si le complément reste inactif, il ne cause aucune lenteur dans Outlook. Pour commencer à utiliser le complément Outlook, consultez les articles sur notre Helpdesk.

Compatibilité

Le Complément requiert une double compatibilité.

Compatibilité avec les versions suivantes d’Outlook :

  • Outlook 2013 ou version ultérieure sur Windows (versions 32 bits et 64 bits)
  • Outlook sur le web
  • Outlook 2016 ou version ultérieure sur Mac
  • Outlook sur iOS
  • Outlook sur Android.

Compatibilité avec les versions suivantes de Microsoft Exchange:

  • Exchange Online
  • Exchange on-premise 2016
  • Exchange on-premise 2019

Il est primordial de garder le complément Outlook à jour.

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