Cette fonctionnalité synchronise les données avec les registres des Individus et des Organisations dans le module de Gestion des parties prenantes pour donner accès à une base de données actualisée de membres du gouvernement américains au niveau fédéral et/ou au niveau des États, et des Comtés et Municipal.
Elle est mise à jour mensuellement avec les données certifiées des fonctionnaires gouvernementaux et vise à faciliter l'identification des parties prenantes, tout en allégeant la charge des processus de gestion des données en réduisant le besoin d'ajouter manuellement des parties prenantes ou de mettre à jour manuellement le statut des parties prenantes suite aux élections et autres événements.
De plus, elle est intégrée directement dans le module d’Administration des biens fonciers pour afficher, en un coup d'œil, des informations permettant une localisation géographique rapide et pour identifier rapidement les districts législatifs et les élus qui peuvent être d'intérêt en fonction de l'emplacement des actifs.
Que couvrent ces données ?
Les chiffres sous la section Individus sont ajoutés en tant qu'individus dans Boréalis. Les chiffres sous la section Nombre d’employés gouvernementaux associés sont ajoutés dans la section des responsables de l'organisation à laquelle ils appartiennent, et peuvent ensuite être convertis en parties prenantes.
Les données des parties prenantes couvertes par cette fonctionnalité sont exclusivement pour les États-Unis et incluent les éléments suivants :
Niveau fédéral
| Organisations | Individus | Nombre d’employés gouvernementaux associés | Commentaire(s) |
| 436 circonscriptions électorales fédérales | 436 représentants | +/-436 chefs de cabinet | 1 représentant par circonscription |
| 50 sièges au sénat fédéral américain* | 100 sénateurs | +/-100 chefs de cabinet | 2 sénateurs fédéraux par État |
*Il y a 100 sièges au sénat fédéral américain mais nous avons créé 50 organisations de 2 sièges chacune.
Niveau des états
| Organisations | Individus | Nombre d’employés gouvernementaux associés | Commentaire(s) |
| 4873 circonscriptions électorales d'États américains | +/- 5392 représentants d'États | +/-500 chefs de cabinet |
Possibilité d'avoir plus d'un représentant par district. Pas de district électoral pour le Nebraska. |
| 1942 sièges de sénateurs d'États américains | +/- 1967 sénateurs | +/-400 chefs de cabinet | Possibilité d'avoir plus d'un sénateur par siège. |
| 48 sièges de sénateurs d'États américains | N/A | +/- 750 employés gouvernementaux incluant bureaux, agences, etc. | Excluant l’Alaska, le Rhode Island, et DC. |
| 43 départements de l'environnement d’États américains | N/A | +/- 750 employés gouvernementaux incluant bureaux, agences, etc. | Incluant DC. Excluant les états suivants: Hawaii, Iowa, Nevada, Wisconsin, Texas, Missouri, South Dakota, and Georgia. |
| 51 départements du transport d’États américains | N/A | +/- 1300 employés gouvernementaux incluant bureaux, agences, etc. | |
| 50 Bureaux du Gouverneur d'États américains. | N/A | +/- 3400 employés gouvernementaux, incluant bureaux, agences, etc. | Excluant DC. |
Niveau local
| Organisations | Individus | Nombre d’employés gouvernementaux associés | Commentaire(s) |
| 3077 comtés américains |
+/- 5000 Shérifs Maires Greffiers Exécutifs du comté |
+/- 60 000 fonctionnaires |
Certains comtés peuvent avoir plus d'un élu. Pas de comtés pour le Connecticut et le Rhode Island (pas de structure gouvernementale associée). |
| +/- 7000 municipalités américaines |
+/- 7000 Shérif municipal Maire municipal Greffier municipal |
+/- 110,000 fonctionnaires |
Certaines municipalités peuvent avoir plus d'un élu. Les municipalités avec une population inférieure à 5000 habitants ne sont pas couvertes. |
Caractéristiques principales
- Fournit des informations actualisées en permanence sur les membres du gouvernement américain sans qu'il soit nécessaire de les mettre à jour manuellement à la suite d'une élection.
- Les parties prenantes créées sont des parties prenantes complètes dans Boréalis et peuvent être utilisées comme toutes les autres. Elles peuvent être évaluées, liées à des plans de participation ou des tâches, etc.
- Les limites géographiques des districts électoraux, des États, des municipalités et des comtés sont également intégrées dans Boréalis, offrant une intégration prête à l'emploi avec la gestion des terres. Cela permet d'identifier rapidement les districts législatifs et les fonctionnaires gouvernementaux qui peuvent être d'intérêt en fonction de l'emplacement de vos actifs.
- Une nouvelle section Fonctionnaires apparaît pour les organisations certifiées. Les fonctionnaires peuvent être convertis en parties prenantes certifiées grâce à un bouton situé dans la nouvelle section.
- En cliquant sur ce bouton, plusieurs champs seront automatiquement remplis.
Après le processus de création, de nouveaux postes et de nouvelles informations de contact peuvent être ajoutées. - Lors de l'envoi d'un courriel à tout fonctionnaire en utilisant le complément Outlook ou en utilisant la fonction de copie cachée (Bcc), ils seront automatiquement ajoutés en tant que partie prenante certifiée et liés à la communication créée.
- En cliquant sur ce bouton, plusieurs champs seront automatiquement remplis.
Notez qu'il n'y a pas d'historique associé aux sections des collaborateurs et que dès qu'un membre du personnel n'est plus en fonction, il est supprimé de la section. Si le fonctionnaire a été créé en tant que partie prenante, l'enregistrement de la partie prenante et toutes les informations liées seront conservés.
Exemples de cas d'utilisation
- Un nouveau projet planifié sur plusieurs années est sur le point d'être lancé dans une zone géographique spécifique aux États-Unis et plusieurs parties prenantes sont des élus, car leur circonscription électorale couvre la zone géographique ciblée par le projet. Cette fonctionnalité permet d'alimenter et de tenir à jour la liste des élus afin de fournir des informations fiables sur les parties prenantes tout au long du projet.
- Plusieurs parties prenantes liées à un projet sont des élus et doivent être contactées pour obtenir des informations et des autorisations. Cette base de données permet de savoir qui contacter et de rationaliser le processus de communication.
- Un projet est en cours depuis quelques années et une élection vient d'avoir lieu. Après les élections, plusieurs élus doivent être contactés pour créer de nouvelles relations. Cette base de données mise à jour permet aux utilisateurs de trouver rapidement les bonnes personnes à contacter.
- Vous êtes en train d'élaborer votre plan de participation et avez besoin d'identifier et d'interagir avec des fonctionnaires spécifiques de départements précis au niveau fédéral et/ou des États. Vous pouvez utiliser la base de données des fonctionnaires gouvernementaux pour identifier les officiels et les convertir en parties prenantes selon les besoins afin de les ajouter à votre plan d'engagement.
- Vous devez contacter et interagir avec plusieurs officiels au niveau du comté et municipal. Vous pouvez rechercher les parties prenantes avec lesquelles vous devez communiquer et élaborer un plan de participation ou une liste de distribution pour établir des communications avec elles.