Gérer les doublons et les fusions des parties prenantes

Requis: En général, toute personne pouvant modifier les parties prenantes peut effectuer des fusions. Cependant, votre superutilisateur peut avoir restreint l'accès à la gestion des doublons. Cela signifie que vous aurez besoin du profil SE - Gestionnaire des doublons de parties prenantes pour pouvoir effectuer des fusions.

La fonctionnalité de fusion des parties prenantes identifie les doublons potentiels en fonction des similitudes de nom et d'autres informations.
En règle générale, les parties prenantes doivent être fusionnées lorsqu'il existe plus d'un enregistrement dans le système faisant référence à la même partie prenante.

Cela améliore l'intégrité des données, ce qui permet de mieux suivre les interactions avec les parties prenantes et d'exécuter plus efficacement les plans de participation. Cela améliore l'intégrité des données, ce qui permet de mieux suivre les interactions avec les parties prenantes et d'exécuter plus efficacement les plans de participation.

Lorsque vous identifiez des doublons, vous devriez sélectionner la partie prenante que vous souhaitez conserver comme votre doublon principal et fusionner l'autre doublon avec celui-ci.

Si vous ne disposez pas d'un profil vous permettant de modifier les parties prenantes ou un certain enregistrement de partie prenante, vous ne pourrez pas les fusionner avec leurs doublons. Vous aurez la possibilité d'Informer quelqu'un. Après avoir cliqué sur le bouton, un nouveau formulaire vous permettra d'envoyer les informations à une personne disposant du profil nécessaire pour gérer les données dupliquées de la partie prenante. Vous pouvez ajouter un message ainsi que le lien vers la partie prenante pour ajouter des détails au besoin. Un courriel sera ensuite envoyé pour notifier la personne.

Que se passe-t-il lorsque des parties prenantes sont fusionnées ?

Lors de la fusion des doublons dans Boréalis, vous devriez toujours commencer par l'enregistrement que vous souhaitez conserver (la partie prenante actuelle) et fusionner les doublons avec celui-ci. 

Le processus de fusion implique plusieurs étapes :

• Les informations de la partie prenante actuelle sont combinées avec celles de la partie prenante en double.
  • Les champs vides de la partie prenante actuelle auront la valeur de la partie prenante en double ajoutée.
  • Pour les champs où plusieurs valeurs peuvent être spécifiées, les informations de la partie prenante en double seront ajoutées à celles existantes.
  • Lorsqu'un champ ne peut contenir qu'une seule valeur et que les informations diffèrent entre la partie prenante actuelle et la partie prenante en double, les informations de la partie prenante actuelle seront conservées par défaut. Vous pourrez également décider de la valeur à conserver.
• Les enregistrements liés à la partie prenante en double seront ensuite liés à la partie prenante actuelle. Cela inclut les communications, les plans de participation, les tâches et de nombreux autres types d'enregistrements.
• Les documents et commentaires liés à la partie prenante en double seront également liés à la partie prenante actuelle.
• L'historique des actions sera mis à jour pour documenter la fusion.
• La partie prenante en double sera supprimée et ne sera plus accessible.
• Les valeurs dans le champ Projets sont combinées.
  Cela peut rendre la partie prenante mise à jour visible et modifiable par un nouvel ensemble d'utilisateurs.

Identifier les doublons dans Boréalis

Il existe plusieurs façons d'identifier les doublons potentiels à travers le système Boréalis.

Utiliser la vue Résumé de la Page de Liste

1. Accéder à la page de liste des enregistrements Individus ou Organisations.
2. Sélectionner la vue Sommaire.
3. L'icône sur le côté droit de la page de liste indique si un enregistrement a des doublons ou non.

Cliquer sur ouvre le formulaire de gestion des doublons pour commencer à comparer les données.

Utiliser le filtre rapide Doublons potentiels

1. Accéder à la page de liste des enregistrements Individus ou Organisations.
2. Sur la barre de filtre rapide, sélectionner le filtre rapide Doublons potentiels.

La liste résultante contiendra tous les intervenants avec des doublons possibles dans votre liste d'enregistrements. Si vous êtes en vue Sommaire, vous pouvez utiliser pour commencer le processus de gestion des doublons. Vous pouvez ensuite identifier et ouvrir l'enregistrement principal à partir de la page de liste et commencer le processus de fusion à partir de là.

Filtrer sur l'en-tête de colonne doublons potentiels

1. Accéder à la page de liste des enregistrements Individus ou Organisations.
2. Sélectionner la vue Détaillé.
3. Faites défiler la page de liste jusqu'à trouver la colonne Doublons potentiels. 
   La colonne Doublons potentiels n’est peut être pas visible par défaut. Vous pouvez l'ajouter à votre page de liste.
4. Cliquez sur l'en-tête de la colonne.
5. Dans la liste déroulante Filtrer, sélectionner Oui.
6. Cliquer sur Appliquer.

La liste résultante contiendra tous les doublons possibles dans votre liste d'enregistrements. Vous pouvez ensuite identifier et ouvrir l'enregistrement principal à partir de la page de liste et commencer le processus de fusion à partir de là.

Utiliser les informations dans l’enregistrement de votre partie prenante.

• Lorsque vous modifiez des informations trouvées dans les enregistrements, vous remarquerez la bannière de gestion des doublons en haut de la page d'informations de la Partie prenante. Vous pouvez cliquer sur le bouton Gérer les doublons dans la bannière pour commencer le processus de fusion.
• Vous pouvez également cliquer sur le menu Actions situé dans le coin supérieur droit de la page d'informations et sélectionner Gérer les doublons.

Utilisez les rapports et les widgets dans Analytics

Vous pouvez utiliser l'un des rapports système de Boréalis ou créer un widget et/ou un rapport dédié pour vous aider dans la gestion des doublons.

Ils vous permettront d'identifier les parties prenantes dupliquées nécessitant une fusion basée sur les critères définis dans le widget.

Ajouter manuellement des doublons potentiels

Vous pouvez également ajouter manuellement des enregistrements à la liste des doublons potentiels, dans le cas où le doublon n'a pas été détecté automatiquement par le système.

1. Accéder à la page de liste des enregistrements Individus ou Organisations.
2. Ouvrir l'enregistrement auquel vous souhaitez ajouter des doublons potentiels et utilisez la bannière Gérer les doublons ou l'option du menu Actions, Gérer les doublons, OU vous pouvez utiliser la vue Sommaire et cliquer sur l'icône .
3. Dans le formulaire Gérer les doublons, cliquer sur le bouton + Ajouter un doublon.
4. Dans la liste de filtres, commencer à taper le nom du doublon potentiel et le système filtrera sur eux.
5. Cliquer sur le nom de la personne que vous souhaitez ajouter.

Ils seront désormais ajoutés à la liste des Doublons potentiels. S'il y a maintenant plus d'un potentiel doublon, vous pouvez afficher leur carte d'informations en utilisant les flèches de navigation à côté des Doublons potentiels.

Fusionner les doublons dans Boréalis

Lors de la fusion des doublons dans Boréalis, vous devriez toujours commencer par l'enregistrement que vous souhaitez conserver (la partie prenante actuelle) et fusionner les doublons avec celui-ci. 

1. Identifiez les doublons dans votre liste d'enregistrements.
2. Ouvrir l'enregistrement principal que vous souhaitez conserver et utiliser soit la bannière soit le bouton d'action pour démarrer le processus de fusion OU commencer le processus de fusion à partir de l'icône dans la liste d’enregistrements.
3. Dans le formulaire de Gestion des doublons, vous pouvez consulter les informations présentées comme suit :
   • Utiliser les couleurs pour identifier rapidement les informations affichées. Le vert indique les données identiques et le rouge indique des données différentes.
   • Vous pouvez utiliser les cases à cocher pour choisir quelles informations doivent être conservées.
     Pour les informations de contact et les postes, les cases à cocher sont utilisées pour sélectionner les données principales qui sont valides pour l'enregistrement fusionné résultant. Les autres informations de poste ou de contact seront également conservées. Si vous souhaitez archiver l'une de ces informations, vous pouvez le faire après la fusion.
   • Vous pouvez survoler l'image de la partie prenante pour l'agrandir.
   • Vous pouvez cliquer sur l'icône de lien externe pour ouvrir la page de la partie prenante dans un nouvel onglet afin de consulter les informations détaillées.
   • Vous pouvez naviguer à travers les cartes des Doublons potentiels avec les flèches de navigation.
4. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
   • Ignorer : Vous pouvez utiliser cette option lorsque vous souhaitez ignorer ce doublon potentiel.
     Cela retirera la partie prenante de la liste des doublons potentiels et indiquera qu'elle est une partie prenante distincte.
   • Fusionner : Vous pouvez utiliser cette option lorsque vous souhaitez fusionner le doublon potentiel avec l'enregistrement actuel de la partie prenante.
     La partie prenante actuelle restera dans le système mais le doublon potentiel sera supprimé après que ses informations aient été ajoutées à l'autre enregistrement.
   • Ajouter comme organisation associée : Cette option est uniquement disponible pour les organisations. Vous pouvez utiliser cette option pour ajouter l'organisation doublon potentielle en tant qu'organisation associée à l'organisation actuelle. Elles apparaîtront dans Organisations liées sous Relations pour chacune d’elles.
5. Après avoir cliqué sur le bouton Fusionner, vous pouvez spécifier un commentaire dans le formulaire de confirmation.
6. Cliquez sur le bouton Fusionner.

La fusion des enregistrements est une action irréversible. Une fois qu'un enregistrement de doublon potentiel est fusionné avec un autre enregistrement, l'enregistrement de doublon potentiel sera supprimé du système.