Pourquoi obtenons-nous des parties prenantes en double?
La duplication des parties prenantes est une préoccupation lors de l'utilisation des registres des parties prenantes. Dans l'application Boréalis, les parties prenantes peuvent être créées de différentes manières : directement dans le système, via l'importation Excel, lors de la création d’une réunion, etc. Il peut arriver que les utilisateurs créent deux entrées pour le même individu, générant un doublon.
Qu'est-ce que la fusion des parties prenantes?
La fonctionnalité de fusion des parties prenantes identifie les doublons potentiels en fonction des similarités de noms. Il reconnaît également d’autres informations pour évaluer les enregistrements pour identifier les doublons dont les surnoms, le courriel, l’organisation, la localisation, l’adresse et la correspondance des photos. L'outil permet aux utilisateurs de fusionner ou de rejeter les doublons potentiels en quelques clics pour garantir l'intégrité des données.
Les parties prenantes devraient être fusionnées s'il existe plus d'un enregistrement dans le système faisant référence à la même partie prenante. C'est une faille d'intégrité des données qui empêche le suivi approprié des interactions avec cet individu.
Comment puis-je fusionner des individus?
Tout d'abord, identifiez les doublons en utilisant l'un des outils Borealis suivants :
- Repérez l'icône
dans la liste des parties prenantes (vue d'ensemble uniquement) - Utilisez le filtre rapide "doublons potentiels" dans la liste des parties prenantes (résumé et détaillé)
- Notez les doublons potentiels de la bannière dans le registre des parties prenantes
Accéder à l'interface "Gestion des doublons" via le bouton "Actions" dans la fiche des parties prenantes - Utilisez un des rapports du système Borealis
- Créez un widget et/ou un rapport dédié pour la gestion des doublons
Vous pouvez également identifier manuellement les doublons potentiels.
Ensuite, identifiez l'enregistrement que vous souhaitez conserver.
Fusionnez toujours à partir de l'enregistrement que vous souhaitez conserver
Enfin, fusionnez, ajoutez comme organisation liée ou ignorez les doublons potentiels à l'aide de la fonctionnalité Fusion des parties prenantes :
Lorsque vous survolez des doublons potentiels, des boutons d'action apparaissent :
- "Ignorer" permet d'ignorer le doublon potentiel et de le supprimer de la liste. Ce faisant, vous confirmez qu'il ne s'agit pas d'un doublon mais d'une partie prenante légitimement distincte.
- "Fusionner" permet de fusionner le doublon potentiel sélectionné avec la partie prenante actuelle (l'enregistrement de la partie prenante actuelle est donc "conservé" tandis que le doublon potentiel sélectionné sera supprimé).
- "Ajouter comme organisation liée" permet d’ajouter le doublon potentiel sélectionné comme organisation liée avec la partie prenante actuelle. Après avoir spécifié le type de relation que l'organisation sélectionnée a avec l'organisation actuelle, chacune des organisations apparaitra dans la section des Organisations liées (sous l'onglet Relations) de leur profile.
Notez que cette action ne peut pas être annulée. Un écran pop-up apparaîtra, vous permettant de confirmer l'action et d'entrer un commentaire avant qu'elle ne soit exécutée.
Identifier manuellement les doublons
Les doublons potentiels qui ne sont pas identifiés par le système peuvent être ajoutés manuellement à la liste en sélectionnant Actions> Gestion des doublons et en sélectionnant un individu. Les doublons potentiels ajoutés manuellement seront également identifiés par l’icône 
.
Décisions et actions réalisées lors de la fusion des parties prenantes
En sélectionnant l'action "Fusionner", on effectue les opérations suivantes :
- Les informations de la partie prenante actuelle sont combinées avec les informations de la partie prenante en double;
- Tout champ vide de la partie prenante actuelle sera remplacé par la valeur de la partie prenante en double ;
- Les valeurs des champs de sélection multiples (comme le champ Catégorisation) seront combinées dans la partie prenante actuelle ;
- Si un champ contient des valeurs différentes pour les deux parties prenantes et qu'elles ne peuvent être combinées, la valeur de la partie prenante actuelle sera conservée;
- Chaque enregistrement qui était lié à la partie prenante en double sera lié à la partie prenante actuelle à la place;
- Les doublons seront supprimés et ne seront plus accessibles;
- L'historique des actions sera mis à jour pour montrer qu'une fusion a eu lieu.
Notez également que lors d'une fusion de parties prenantes, les valeurs du champ Projet sont combinées, ce qui peut rendre la partie prenante mise à jour visible et modifiable par un nouvel ensemble d'utilisateurs.