Gérer les doublons et les fusions des parties prenantes

Pourquoi obtenons-nous des parties prenantes en double?

La duplication des parties prenantes est une préoccupation lors de l'utilisation des registres des parties prenantes. Dans l'application Boréalis, les parties prenantes peuvent être créées de différentes manières : directement dans le système, via l'importation Excel, lors de la création d’une réunion, etc. Il peut arriver que les utilisateurs créent deux entrées pour le même individu, générant un doublon.

Qu'est-ce que la fusion des parties prenantes?

La fonctionnalité de fusion des parties prenantes identifie les doublons potentiels en fonction des similarités de noms. Il reconnaît également d’autres informations pour évaluer les enregistrements pour identifier les doublons dont les surnoms, le courriel, l’organisation, la localisation, l’adresse et la correspondance des photos. L'outil permet aux utilisateurs de fusionner ou de rejeter les doublons potentiels en quelques clics pour garantir l'intégrité des données.

Les parties prenantes devraient être fusionnées s'il existe plus d'un enregistrement dans le système faisant référence à la même partie prenante. C'est une faille d'intégrité des données qui empêche le suivi approprié des interactions avec cet individu.

Comment puis-je fusionner des individus?

  1. Le système identifie automatiquement les doublons potentiels

    En fonction des noms, le système marque automatiquement les individus qui sont potentiellement des doublons dans le registre des individus.

    Toute personne étant détectée comme doublon potentiel sera identifiée par l’icône  dans la liste de partie prenante.

    Les doublons potentiels d'un individu sont répertoriés en cliquant sur ce même icône située à gauche du nom de l’individu dans son enregistrement (qui peut également être affiché en sélectionnant Actions > Gestion des doublons).
  2. Identifier manuellement les doublons

    Les doublons potentiels qui ne sont pas identifiés par le système peuvent être ajoutés manuellement à la liste en sélectionnant Actions> Gestion des doublons et en sélectionnant un individu. Les doublons potentiels ajoutés manuellement seront également identifiés par l’icône.

  3. Ignorer ou fusionner

    Lorsque vous survolez des doublons potentiels avec la souris, des boutons d'action apparaissent:
    L'action Ignorer entraîne l'ignorance du doublon potentiel et sa suppression de la liste. Ce faisant, vous confirmez que ce n'est pas un doublon mais un individu légitimement distinct.
    L’action Fusionner entraîne la fusion du duplicata potentiel sélectionné en l'individu actuel (l'enregistrement individuel actuel est donc "conservé" alors que le duplicata potentiel sélectionné sera supprimé).

Lors de la sélection de l'action Fusionner, les actions suivantes sont effectuées:

  1. Mise à jour des informations de l'individu actuel avec les informations de l'individu correspondant dans la liste des doublons potentiels

    Tout champ vide dans la fiche de l'individu actuel sera rempli avec le contenu de la fiche de l'individu dupliqué potentiel.

    Les valeurs de champs de sélection multiples seront combinées dans l'individu actuel.

    Le contenu des champs d'un enregistrement dupliqué potentiel d'autre type que les sélections multiples qui sont remplis dans l'enregistrement de l'individu actuel sera perdu. C’est pourquoi vous devez toujours fusionner à partir de l'enregistrement que vous souhaitez conserver.
  1. Mise à jour de toutes les références à la personne en double

    Toute référence à la personne en double dans le système est mise à jour pour faire référence à la personne actuelle.
  1. Suppression du dossier de l'individu en double

    La personne en double sera supprimée et ne sera plus accessible
  1. Mise à jour de l'historique des actions pour suivre la fusion.

Notez que cette action ne peut pas être annulée. Un écran pop-up apparaîtra, vous permettant de confirmer l'action et d'entrer un commentaire avant qu'il ne soit effectué.

Notez également que lors de la fusion d'individus, les valeurs du champ Projet sont combinées, ce qui permet de rendre l'individu mis à jour visible et modifiable par un nouvel ensemble d'utilisateurs.

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