Un dossier de compensation est un concept utilisé pour un accord de compensation avec une partie prenante et est la base pour planifier la livraison de la compensation.
Le registre des Dossiers de compensation est une partie essentielle de l’accès au territoire et du processus de compensation, puisqu’il permet (1) de revoir les forfaits de compensation qui ont été automatiquement attribuée selon la matrice d’admissibilité et basés sur les biens identifiés; (2) d’ajouter manuellement des forfaits tels que des maisons de réinstallation ou l’inscription à des programmes de restauration des moyens de subsistance; (3) de déterminer la date prévue du premier paiement ainsi que ceux ultérieurs si applicable; (4) de définir la durée des paiements récurrents; (5) de réviser l’accord de compensation sous forme d’un rapport; (6) d’ajouter des documents formelles à l’accord signé par les parties prenantes concernées.
Note: Plusieurs combinaisons de forfaits de compensation sont possibles dans le module d’accès au territoire et de compensation. Une bonne compréhension de ces forfaits dans la matrice d’admissibilité ainsi qu’une bonne compréhension des options disponibles dans le dossier de compensation sont nécessaires afin de réussir la mise en place et le déploiement du module d’accès au territoire.
Comment travailler avec le registre des Dossiers de compensation?
À partir du menu principal, naviguer dans Modules > Accès au territoire > Compensation > Dossiers de compensation.
Préparation de l’accord
Les informations essentielles d'un dossier de compensation doivent être saisies sous l’onglet Informations générales. Il est également nécessaire de valider les forfaits de compensation applicables sous l’onglet Compensation. Sous l’onglet Items, la date de début de paiement, la fréquence et la durée de chaque item en argent et chaque bien en nature doit être définie. Une fois cette information saisie dans le système, il est possible de débuter le paiement (bouton d’Actions) afin que les dates des versements et de livraison des biens en nature soit automatiquement planifiées par le système. Il sera ensuite possible de réviser les étapes de livraison.
Obtenir l’accord de compensation
Une fois l’information du dossier de compensation vérifiée, la demande de l’accord peut être faite auprès de la partie prenante (bouton d’Actions). Le statut sera alors mis à "En cours –en attente de l’accord de compensation". Le document à signer par la partie prenante se trouve sous l’onglet Rapports. Selon le contexte, plus d’un document peuvent devoir être signés par la partie prenante. Une fois tous les documents obtenus, le dossier peut être Approuvé (bouton d’Actions), les pièces jointes ajoutées, et la date de la signature de l’accord saisie. Une fois cette étape complétée, l'accord sera définitivement "Approuvé" et il sera alors possible de procéder à la planification du premier versement dans le registre des Campagnes de paiement.
Quel est le processus d'affaires du registre des Dossiers de compensation?
La figure suivante montre l'enchaînement des statuts d'un dossier de compensation incluant les actions disponibles en fonction du statut.
Statuts
Les statuts possibles d’un enregistrement d’un dossier de compensation sont décrits ci-dessous. Notez qu’un dossier de compensation est généralement créé automatiquement par le système. Il est créé lorsqu’un formulaire d’éligibilité est marqué comme « Complété ». Lors de la création d’un dossier de compensation, son statut est automatiquement mis à « Nouveau ». Un dossier de compensation peut, dans certains cas, être créé manuellement afin de donner à une partie prenante un forfait de compensation qui n’est pas lié à un inventaire de biens.
- Nouveau
- le dossier de compensation a été créé et les forfaits applicables sont en cours de révision
- il est possible de faire des changements, incluant l’ajout manuel de forfait
- il n’est pas possible de compléter un paiement à cette étape
- En cours (En cours – en attente de l’accord de compensation; En cours – accord de compensation rejeté)
- le dossier de compensation est en cours de finalisation pour approbation
- il est possible de faire des changements, en fonction du sous-statut (en attente de l’accord de compensation ou accord de compensation rejeté). Si le statut est « En cours – en attente de l’accord de compensation », il n’est pas possible de faire des changements
- il est possible de débuter la révision de la planification des livraisons des paiements et de les adapter au besoin
- afin d’apporter des changements à certains champs qui sont en lecture seule, il sera nécessaire de rouvrir le formulaire d’inventaire des biens
- il n’est pas possible de compléter un paiement à cette étape
- Approuvé - paiement prêt à débuter
- le dossier de compensation et les étapes de livraisons ont été approuvés suite à la signature de l’accord de compensation avec la partie prenante
- afin d’apporter des changements à certains champs qui sont en lecture seule, il sera nécessaire de rouvrir le formulaire d’inventaire des biens
- il est possible de compléter un paiement à cette étape
- Annulé
- le dossier de compensation a été annulé pour quelque raison qu’il soit. Afin d’en connaître la raison, consulter l’onglet Historique des actions du dossier de compensation
- Clôturé
- le dossier de compensation a été fermé puisque tous les paiements ont été complétés
- il n’est pas possible de faire des changements à l’enregistrement
Processus d'affaires
En fonction du statut du dossier de compensation, le menu d’actions offre les options suivantes :
- Annuler
- met le statut à Annulé
- cette option est disponible lorsque le statut est Nouveau, En cours, En cours – en attente de l’accord de compensation ou En cours – accord de compensation rejeté
- Demander l’accord de compensation
- met le statut à En cours – en attention de l’accord de compensation
- cette option est disponible lorsque le statut est En cours ou En cours – accord de compensation rejeté
- Approuver
- met le statut à Approuvé – paiement prêt à débuter
- cette option est seulement disponible lorsque le statut est En cours – en attente de l’accord de compensation
- Rejeter
- met le statut à En cours – accord de compensation rejeté
- cette option est seulement disponible lorsque le statut est En cours –en attente de l’accord de compensation