Introduction à la fonctionnalité de traitement de courriels

Fonctionnement

Le moyen le plus rapide d'enregistrer vos communciations avec un minimum d'effort est de garder l'application Boréalis dans la boucle des courriels/réunions avec vos parties prenantes. Le transfert d'un courriel à l'adresse courriel CCI de l'application crée une communication. L'ajout de l'adresse courriel CCI de votre système en tant que participant à une réunion crée une communication de type Courriel.

La fonctionalité de traitement de courriels aide les utilisateurs à générer automatiquement un dossier de communication complet dans Boréalis, incluant le titre, la description, la date, l'heure, les participants, le type de communication et plus encore, directement à partir de leur service de courriel.

Pièces jointes

Tous les documents joints à un courriel seront liés à la nouvelle communication. Si des images sont incorporées dans le corps du courriel, ces images seront liées en tant que documents dans la communication.

Si des vCards (cartes d'affaire électroniques) sont joints à un courriel transféré au système, l'application créera l'enregistrement d'un individu (et son organisation) au lieu d'une communication.

Fil de communications

L'application reconnaîtra si le courriel envoyé au système fait partie d'un échange de communications précédemment enregistrées. Les conditions ci-dessous doivent être remplies pour qu'un courriel soit lié à un fil de discussion :

  • L'email doit être un transfert (TR :) ou une réponse (RE :) à un courriel qui existe déjà dans le système

  • Le courriel ne doit pas être un transfert ou une réponse d'une invitation à une réunion. Dans ce cas, la communication de cette invitation à la réunion sera mise à jour au lieu de créer de nouvelles communications.

Courriel de confirmation

Une fois que vous avez envoyé un courriel au système, vous recevrez instantanément un courriel de confirmation avec les informations suivantes :

  • Détails concernant la communication nouvellement créée

  • Liste des individus et employés créés lors du traitement du courriel (si applicable)

  • Avertissements si l'information n'a pas pu être traitée par le système avec une explication

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