Les tâches vous permettent de créer et de suivre les actions qui doivent être effectuées par vous-même ou l'un de vos collègues. Une tâche peut être créée comme un objet indépendant ou peut être liée à un autre enregistrement dans le système.
Lors de la création d'une tâche indépendante, vous pouvez la garder isolée ou choisir de la lier à un autre enregistrement dans le système pour les suivre ensemble ou pour suivre des actions liées à cet enregistrement. Par exemple, cela pourrait être lié à des actions spécifiques à effectuer par rapport à une partie prenante ou lié à une action spécifique en lien à une inspection dans le module de suivi et d'évaluation.
L'utilisation des tâches vous aide à organiser et à visualiser la liste des choses à faire par rapport à une action ou une partie prenante spécifique.
Les tâches sont accessibles depuis le Menu principal ainsi que depuis le menu de gauche après avoir accédé à un enregistrement (communications, individus...).
Faut-il créer une activité ou une tâche ?
Bien que les deux puissent sembler similaires à première vue, elles sont utilisées à des fins différentes :
- Les tâches sont des outils qui vous sont donnés pour suivre les actions que vous devez effectuer. Après l'achèvement d'une de vos tâches, vous pouvez alors décider si vous voulez en créer une autre pour suivre les actions que vous devez effectuer et mieux organiser votre emploi du temps.
- Les activités font partie d'un plan de participation où des actions doivent être effectuées pour compléter le plan de participation. Les activités peuvent être utilisées pour créer toutes les tâches nécessaires lorsque les mêmes actions doivent être effectuées avec plusieurs parties prenantes. Après l'achèvement d'une activité, vous ne pouvez pas choisir si vous voulez une autre activité ou non ; une vous serait assignée en fonction des exigences du plan de participation. Elles peuvent également être suivies comme des KPI pour mesurer l'achèvement d'un plan de participation.
Fonctionnalités des tâches
- Vous pouvez créer des tâches pour vous aider à suivre les actions qui doivent être effectuées à l'interne régulièrement.
- Vous pouvez créer des listes de contrôle pour vous aider à suivre la série d'actions à effectuer afin de compléter une tâche.
- Vous pouvez attribuer ou remplacer des listes de contrôle préalablement créées à des tâches nouvelles ou existantes.
- Vous pouvez utiliser une liste de contrôle pour suivre la progression vers l'achèvement d'une tâche spécifique.
- Vous pouvez avancer dans le flux de travail d'une tâche, l'attribuer à quelqu'un d'autre, notre un suivi, l'exporter au format PDF et créer une communication à partir de celle-ci qui inclut les parties prenantes liées à la tâche.
Exemples de cas d'utilisation
Les tâches et leurs fonctionnalités associées peuvent être utilisées de plusieurs façons pour soutenir vos processus internes et vous aider à suivre vos actions quotidiennes.
- Le suivi avec une partie prenante après une réunion peut être créé à partir de l'enregistrement de la communication.
- Attribuer une tâche pour valider les informations dans un enregistrement, par exemple si vous n'êtes pas sûr que les coordonnées sont à jour dans un enregistrement de partie prenante.
- Utiliser des tâches récurrentes pour planifier des points de contact réguliers avec les parties prenantes, tels que des mises à jour mensuelles sur les progrès, des réunions trimestrielles avec les parties prenantes ou des enquêtes annuelles.
- Les listes de contrôle pour l'achèvement des tâches peuvent être utilisées pour garantir que toutes les étapes nécessaires à une participation efficace des parties prenantes, y compris l'envoi d'invitations, la préparation de présentations et la collecte de commentaires, sont systématiquement suivies.
- Les tâches récurrentes peuvent être configurées pour des activités médiatiques ou de relations gouvernementales périodiques, des communiqués de presse, du lobbying ou toute autre activité visant à impliquer les parties prenantes, le public, les médias et/ou les responsables gouvernementaux.
- Les listes de contrôle pour l'achèvement des tâches aident les équipes de relations publiques et de communications à rester organisées et à garantir que tous les aspects de leurs campagnes et de leurs efforts de relations gouvernementales sont exécutés avec succès.
- Utiliser des tâches récurrentes pour planifier des activités foncières régulières telles que des communications avec les propriétaires fonciers, des rapports réglementaires et des vérifications de conformité pour garantir que les réglementations et les permis d'utilisation des terres sont à jour.
- Les listes de contrôle pour l'achèvement des tâches peuvent aider les équipes de gestion foncière à évaluer et à traiter systématiquement les exigences, telles que les activités de surveillance environnementale, les changements d'utilisation des terres ou le renouvellement des permis.
- Les tâches récurrentes peuvent être configurées pour la gestion de la négociation et de l'exécution d' servitudes, contrats de location et de location, y compris les paiements périodiques, les inspections de propriétés et le renouvellement des accords.
- Les listes de contrôle pour l'achèvement des tâches aident les gestionnaires fonciers à suivre les tâches critiques liées aux accords fonciers, garantissant que toutes les conditions et obligations sont respectées.
- Configurer des tâches récurrentes pour des inspections de conformité régulières ou des audits.
- Les listes de contrôle pour l'achèvement des tâches peuvent garantir que chaque étape du processus de conformité est correctement suivie et documentée.