Survol
- Bienvenue aux Communications (Au revoir, Consultations informelles et Réunions*!)
- Notifications et rappels par courriel
- Améliorations d’Analytics
- Nouvelles Actions dans les listes
- Tous les enregistrements géo-localisés disponibles dans la carte
- Autres améliorations
Détails
1. Bienvenue aux Communications (Au revoir, Consultations informelles et Réunions*!)
La différence entre les Consultations informelles et les Réunions n’était pas très intuitive pour nos utilisateurs et plusieurs d’entre eux ne voyaient pas de valeur ajoutée à séparer les deux. C’est pourquoi nous avons décidé de fusionner les Consultations informelles et les Réunions en une seule entité pour créer les Communications. Vous trouverez les Communications au même endroit que vous trouviez les Consultations informelles et Réunions, sous la section Engagements du menu Gestion des parties prenantes.
Voici les avantages de notre nouvelle fonctionnalité améliorée de Communications.
- Nouvel import Excel. Comme pour les autres imports Excel, il y a deux façons possibles d’importer vos données. Lorsque vous regardez la liste des Communications, cliquez sur Outils -> Import Excel ou allez dans la section Paramètres de l’application (cliquez sur la flèche qui se trouve au coin supérieur droit de la page, près de votre nom d’utilisateur) pour accéder à tous les imports Excel disponibles et compléter votre import de cet endroit.
- Fil de Communications. Liez les Communications entres elles pour créer un fil et visualiser toutes les parties d’une même discussion d’un seul endroit. Sous la liste d’Actions, cliquez « Créer un fil de communications » pour créer un nouveau fil ou « Lier à un fil de communications » pour lier des communications à un fil existant.
- Saisie d’une adresse. Vous pouvez maintenant saisir l’adresse où une communication a eu lieu. L’adresse y fonctionne de la même façon que dans le registre des parties prenantes, soit à l’aide de Google search pour remplir automatiquement les champs et placer celle-ci sur une carte.
*N.B. : Soyez assurés que pour ceux d’entre vous qui voyaient une valeur ajoutée à séparer les Réunions et Consultations informelles, l’option est toujours disponible. Il ne suffit que de cocher la case à cocher suivante : Est une communication formelle.
2. Notifications et rappels par courriel
Rester à jour avec vos parties prenantes et votre niveau d’engagement est maintenant plus facile que jamais! Vous pouvez configurer vos propres notifications courriel et rappels à envoyer à votre équipe.
- Vous aimeriez être averti chaque fois qu’une tâche vous est assignée?
- Vous souhaitez que votre équipe au complet reçoive un rappel hebdomadaire des plaintes éminentes?
- Vous voulez que la personne responsable d’un enjeu soit avisée lors que la date cible approche?
Il est possible de configurer le tout facilement. Allez dans les Paramètres -> Configuration -> Notifications pour configurer selon vos préférences. Configurez le déclencheur, les récipiendaires, le sujet et le tour est joué!
Voici un exemple de courriel de notification :
3. Améliorations d’Analytics
Nouveau widget de Cartes disponible
Analytics est un outil puissant pour analyser vos données et notre outil de cartographie est très utile pour vous fournir une nouvelle perspective de vos données. La combinaison de ces deux outils était donc la prochaine étape logique pour nous et nous sommes ravis d’introduire le nouveau widget de Cartes dans Analytics. Vous aimeriez afficher une carte de toutes vos communications à propos d’un sujet en particulier pour le dernier mois? Vous pouvez maintenant créer une carte qui le fait et l’épingler dans votre rapport favori!
Lorsque vous créez un widget, vous n’avez qu’à sélectionner le type « Carte » et tous les filtres d’Analytics sont disponibles pour construire votre carte. Vous pourrez ensuite l’ajouter à votre rapport de la même façon que pour les autres graphiques et tableaux.
Passez à un niveau plus détaillé d’information : visualisez les détails derrière vos graphiques
Chaque graphique que vous créez dans Analytics vous permet maintenant de naviguer dans ses données. Par exemple, si vous avez un diagramme circulaire des Plaintes par statut et que vous cliquez sur la pointe des Plaintes ouvertes, vous serez redirigés à la liste des Plaintes ouvertes. Si vous souhaitez que la page de votre tableau de bord reste ouverte, utilisez l’option Ctrl-clic lorsque vous cliquez sur le graphique pour ouvrir un nouvel onglet.
Toutes vos parties prenantes dans une seule liste
Il est pratique de séparer les Organisations et les Individus dans des registres différents et ce à plusieurs fins. Mais parfois lorsque vous souhaitez analyser vos données, vous aimeriez voir toutes vos Parties prenantes dans une seule liste. Lors de la création d’un widget, sélectionnez le formulaire « Toutes les parties prenantes » et vous serez en mesure d’analyser les données de toutes vos parties prenantes d’un seul endroit. Cette fonctionnalité a été inspirée par la liste « Tous les engagements » qui combine les Communications, Enjeux, Plaintes et Engagements dans une même liste.
4. Nouvelles Actions dans les listes
L’une de nos principales préoccupations est d’assurer que nos utilisateurs puissent faire ce qu’ils désirent rapidement et efficacement. C’est pourquoi nous avons ajouté deux fonctionnalités aux listes qui permettent de gagner du temps. Celles-ci fonctionnent peu importe si la liste d’enregistrements est filtrée via l’outil de Recherche, les filtres par colonne ou dans un graphique Analytics.
Nouvelles actions directement dans les listes
Jusqu’à maintenant pour toute action, par exemple lier une Partie prenante à une Communication, assigner un Gestionnaire de relation pour une Organisation, archiver une évaluation, ou toute autre action, les utilisateurs devaient être dans le formulaire de l’enregistrement qu’ils souhaitaient modifier pour accéder au menu Actions.
Dans notre souci de diminuer le nombre de clics (et de faire sauver du temps!) à nos utilisateurs, il est maintenant possible d’accéder au menu Actions directement en regardant une liste. Disons que vous avez fait une recherche dans vos Individus et que vous regardez la liste. Lorsque vous la survolez avec votre souris, près du bouton Consulter, vous verrez aussi apparaître un bouton « … ». Si vous cliquez celui-ci, vous aurez accès à toutes les actions disponibles pour l’enregistrement.
Actions par groupe
Plusieurs d’entre vous attendaient cette fonctionnalité avec impatience. Elle est d’ailleurs semblable à la précédente. Lorsque vous regardez une liste, il est maintenant possible de sélectionner plusieurs enregistrements à la fois et de faire des actions par groupe. Vous trouverez l’option Sélection multiple au coin supérieur droit de la liste. Lorsque vous cliquez celle-ci, des cases à cocher apparaitront à côté de chaque enregistrement (avec une option Tout sélectionner en haut complètement). Vous trouverez aussi au-dessus de la liste les différentes actions disponibles.
5. Tous les enregistrements géo-localisés disponibles dans la carte
Depuis les débuts de l’application Boréalis, la géolocalisation y est intégrée. Celle-ci est pratique à diverses fins, et à partir de maintenant sa disponibilité sera bonifiée. Jusqu’à aujourd’hui, les enregistrements ne s’affichaient que d’une seule façon : en liste (Détaillée). Pour tous les enregistrements qui sont géo-localisés, il est maintenant possible de les afficher sur la carte.
Cette nouvelle fonctionnalité est particulièrement intéressante si :
- Vous voulez savoir la provenance des divers participants à une communication.
- Vous souhaitez visualiser les biens d’un individu sur une carte.
- Vous aimeriez savoir où se situent les contacts d’une partie prenante par rapport aux autres.
- Etc.
Afin de changer l’affichage pour la carte (lorsque disponible), un icône « … » apparaitra au coin supérieur droit de la liste. Lorsque vous cliquez dessus, vous aurez l’option de choisir l’affichage désiré. Vous trouverez aussi sous ce bouton l’accès à l’option d’Export Excel.
6. Autres améliorations
- Les listes de souscriptions incluent maintenant les Membres de l’équipe et les Parties prenantes, ce qui rend la création de Communications plus rapide. Nous avons aussi ajouté des champs supplémentaires dans l’onglet Informations générales afin de fournir plus d’information sur la liste : Catégories de sujet et Départements.
- Localisations : Nous avons ajouté deux nouveaux champs dans le formulaire de Localisations, soit Quartier et Arrondissement. Ce niveau additionnel de précision permet aux utilisateurs d’identifier des secteurs spécifiques pour les parties prenantes. Nous allons par exemple prendre la ville de New York. Si un projet touche des parties prenantes réparties à travers la ville, il devient difficile de déterminer quelles régions sont le plus à risque, ou les endroits où le nombre de plaintes est le plus élevé. Ces nouveaux champs permettent donc aux utilisateurs de savoir quelles régions de New York comptent le plus de plaintes.
- Rapports détaillés : Les images liées aux parties prenantes apparaissent maintenant dans les rapports. Elles sont donc disponibles dans le PDF ou pour impression.
- Ententes de compensation (Accès au territoire) : Il est maintenant possible d’ajouter la photo et les coordonnées de la partie prenante dans votre Entente de compensation détaillée. La photo facilite l’identification des parties prenantes au moment de la compensation.