Prévention et gestion des doublons de parties prenantes dans Boréalis

Au fur et à mesure que vous et vos équipes saisissez de nouvelles données dans Borealis, l'intégrité de vos données peut être compromise par la création de doublons et l'ajout d'informations à un enregistrement dupliqué au lieu de l'original.

Cela peut entraîner un certain nombre de complications, notamment, mais sans s'y limiter, la confusion lors de la sélection d'une partie prenante, des erreurs dans la gestion des enregistrements, des problèmes lors de la création de widgets et de rapports, ainsi qu'un manque général de confiance dans le système et les données qu'il contient. 

Prévenir et gérer les doublons de parties prenantes permet d'améliorer efficacement l'exactitude de vos enregistrements de parties prenantes, en éliminant les informations redondantes ou obsolètes. La fusion des enregistrements dupliqués rationalise la gestion des données. Cela réduit le temps et les efforts nécessaires pour maintenir et mettre à jour les données des parties prenantes.

Pourquoi y a-t-il des doublons de parties prenantes dans Borealis ?

Dans l'application Borealis, les parties prenantes peuvent être créées de nombreuses manières différentes, que ce soit directement dans le système, via l'importation Excel, via l'application mobile Borealis et via le complément Outlook.

Les doublons de parties prenantes sont un problème courant lors de l'utilisation des registres de parties prenantes en raison des différents outils et méthodes de création et de saisie des informations des parties prenantes dans le système. 

Exemple d’utilisation

  • En tant que gestionnaire d'interactions avec les parties prenantes, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour nettoyer et consolider votre liste de parties prenantes, afin de communiquer et d'engager efficacement avec vos parties prenantes pertinentes. Cela profite également à votre entreprise en favorisant des relations plus solides avec les parties prenantes, en améliorant la communication et en augmentant les chances d'atteindre les résultats souhaités dans les projets et initiatives.
  • En tant qu'analyste de données, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour assurer un système convivial de gestion des doublons potentiels afin d'améliorer l'exactitude et la fiabilité des données. Cela vous permet également d'utiliser les données en toute confiance pour les analyses et les rapports, conduisant à des résultats d'analyse plus précis et perspicaces.
  • Lors de la création d'une partie prenante, le système effectue une analyse en temps réel des enregistrements existants et identifie les enregistrements dans le système qui coïncident avec l'enregistrement en cours de création, et vous notifie de les examiner avant de finaliser la création de l'enregistrement.

Prévention des doublons lors de la création de parties prenantes

Lorsque vous créez une nouvelle partie prenante dans Boréalis et que les champs obligatoires ont été remplis, le système effectue une analyse en temps réel de l'enregistrement à mesure que vous remplissez les champs de création de l'enregistrement. Le système vous avertit alors automatiquement que des enregistrements correspondant à celui que vous créez existent déjà dans le système. Vous pouvez ensuite examiner le(s) doublon(s) potentiel(s) et décider si vous souhaitez continuer à créer le nouvel enregistrement ou utiliser l'enregistrement existant.

Utiliser la prévention des doublons lors de la création de parties prenantes

  1. Commencer la création de votre enregistrement de partie prenante comme vous le feriez normalement.
    Une fois que les champs obligatoires ont été remplis, le système commencera son analyse.
  2. Lorsque le système détecte des doublons potentiels, une notification de doublon potentiel s'affichera dans le coin inférieur droit du formulaire de création.createformpotdupe.png
  3. Cliquer sur le bouton de doublon potentiel pour ouvrir le formulaire de comparaison des enregistrements et comparer votre Enregistrement actuel avec l'enregistrement potentiellement dupliqué. 
    Vous pouvez utiliser les flèches autour de Doublons potentiels pour naviguer entre les enregistrements identifiés comme doublons potentiels par le système.
  4. Après avoir examiné les doublons potentiels et les avoir comparés à votre Enregistrement courant, vous pouvez choisir l'une des 2 options :
    • Continuer la création : Vous pouvez utiliser cette option lorsque la partie prenante que vous êtes en train de créer ne correspond à aucune des options de doublon potentiel identifiées par Boréalis pour vous.  Vous serez redirigé au formulaire de création de partie prenante sur lequel vous travailliez initialement.
    • Sélectionner et annuler la création : Vous pouvez utiliser cette option lorsque Boréalis identifie un doublon potentiel correspondant à la partie prenante que vous êtes en train de créer. Vous serez redirigé vers l'enregistrement de partie prenante que vous avez sélectionné comme doublon potentiel.

Gérer les doublons de parties prenantes avec la fonction de fusion

Boréalis identifie les doublons potentiels en se basant sur les similitudes de nom. Il reconnaît également d'autres informations pour évaluer les enregistrements et identifier les doublons, comme les surnoms, les adresses e-mail, l'organisation, la localisation, l'adresse, etc. L'outil de fusion des doublons de parties prenantes vous permet de fusionner ou de rejeter les doublons potentiels.

En règle générale, les parties prenantes devraient être fusionnées lorsqu'il existe plus d'un enregistrement dans le système qui fait référence à la même partie prenante.  Cela est crucial pour l'intégrité des données afin de suivre correctement les interactions avec cette partie prenante.

La fusion des parties prenantes est un processus en plusieurs étapes simplifié grâce à notre interface de fusion.

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