Si une partie de vos opérations quotidiennes consiste à interagir avec des représentants élus, les élections constitueront un jalon clé pour mettre à jour vos informations dans Boréalis et vous assurer d’avoir toujours les données les plus récentes à leur sujet.
L'objectif de cet article est de garantir que vous disposez d'informations exactes et à jour dans Boréalis, vous permettant de vous engager efficacement avec les représentants élus. En maintenant des dossiers complets, vous pouvez communiquer rapidement avec les élus, établir des relations et gérer les interactions en fonction des données les plus récentes, telles que les résultats des élections, les changements de rôle ou les mises à jour de mandat. Cette précision des données soutient des stratégies d’engagement opportunes et pertinentes.
Cet article est conçu pour vous aider à gérer les données électorales à l'aide de Boréalis et couvre les éléments suivants :
- Importation initiale des données
- Ce qu'il faut vérifier avant une élection
- Étapes à compléter après une élection.
Chaque étape décrit les actions spécifiques à entreprendre, les composantes de Boréalis concernées et comment s’assurer que les données sont gérées avec précision. Prenons par exemple les élections de la ville de Boston.
REMARQUE : Veuillez enregistrer un ticket auprès du service d’assistance pour demander l'activation du champ Réélu ? dans votre instance afin de pouvoir accomplir toutes les étapes énumérées dans cet article.
REMARQUE : Cet article est particulièrement pertinent si vos représentants élus sont dans un pays autre que les États-Unis. Si vos élus se trouvent aux États-Unis, envisagez de consulter notre base de données des membres du gouvernement américain.
Importation initiale des données
Entrée des informations des élus
Au quotidien, il est essentiel de tenir à jour les dossiers des représentants élus dans Boréalis. Cette étape implique l’entrée et la mise à jour des informations actuelles pour chaque élu, y compris leurs postes, rôles et toute mise à jour récente concernant leurs affiliations ou mandats.
Actions requises :
- Téléchargez le gabarit d'importation Excel des Individus pour importer des individus dans Boréalis. C'est ici que vous insérerez les informations de tous les représentants élus.
- Complétez les champs nécessaires, y compris des détails tels que nom, poste, affiliation politique, date de début, date de fin et la fonction pour laquelle ils se présentent sous « Organisation ».
- Importez les individus dans Boréalis en utilisant la fonctionnalité d'importation, en vous assurant qu'aucun doublon ou information manquante ne survient durant le processus.
Astuce : Mettre régulièrement à jour ces informations garantit que Boréalis reflète les données les plus récentes sur les élus, ce qui facilite un reporting fluide et un engagement efficace.
Champs importants à remplir :
- Catégorisation
- Localisation : où se trouve l’individu (ex : Boston)
- Poste : le titre pour lequel l’élu se présente (ex : Maire)
- Organisation : l’entité à laquelle l’élu est élu (ex : Gouvernement de la ville de Boston)
- Rôle : créez autant de rôles que vous avez de types d'élections - assurez-vous de mentionner le type d’élection dans le rôle (ex : Élu local)
- Date de début : date à laquelle l'élu a été élu
- Date de fin : date de la prochaine élection
- Affiliation politique (le cas échéant)
Observation : Assurez-vous que, outre les champs mentionnés ci-dessus, tous les champs obligatoires sont également remplis lors de l'importation des individus.
Si vous prévoyez d'envoyer des communications intelligentes à vos élus, remplissez également les champs « Langue de communication » et « Titre de salutation ».
Avant une élection
Avant une élection, il est essentiel de revoir les données actuelles de tous les représentants élus. Cette étape garantit que les postes, les dates de fin et les rôles sont à jour et prêts pour la prochaine élection.
Objectif :
Le rapport sera utilisé pour valider la qualité des données, en s’assurant que les informations sur les élus sont exactes avant l’élection. Cela aide à éviter les erreurs dans le processus de gestion des élections, telles que des rôles obsolètes ou des dates incorrectes.
Actions requises :
- Dans la section Analytics de Boréalis, recherchez le rapport intitulé Gérer une élection et dupliquez-le.
- Pour chaque widget, ajoutez 1 ou plusieurs filtres correspondant à l’élection (affichée dans le champ « Rôle ») que vous souhaitez gérer.
Exemple des élections du conseil municipal de Boston :
Filtres :
- Inclure les organisations avec « Boston City Council » (le nom de l'organisation).
- Rôle = Élu local.
- Statut = Actif. Cela garantit que le tableau est mis à jour après chaque élection.
Après une élection
Dans Boréalis, cette étape se déroule en 3 étapes :
- Rassemblez vos données électorales, en dehors de Boréalis, à partir d'une source fiable que vous aurez identifiée.
- Importez les individus (sans poste) qui n'existent pas encore dans Boréalis. Cela concernerait généralement les élus élus pour la première fois.
- Importez les postes des élus nouvellement élus et des réélus.
Important : Le poste des élus non réélus sera automatiquement désactivé à la date de fin de leur poste. Aucune action n’est requise pour eux.
Une fois ces étapes terminées, votre dernière étape consistera à vérifier l’exactitude de vos nouvelles données.
- Rassembler les données électorales (en dehors de Boréalis)
Une fois les résultats des élections connus, vous devez rassembler les informations des élus nouvellement élus. Ces données sont essentielles pour mettre à jour Boréalis avec des dossiers exacts.
Actions requises :
- Obtenez les noms et les détails de tous les nouveaux élus, y compris leurs postes, affiliations politiques et dates pertinentes.
- Recueillez ces informations dans 2 fichiers Excel, qui seront utilisés pour le processus d'importation dans Boréalis.
- 1 liste d'individus
- 1 liste de postes, pour les élus nouvellement élus ET les réélus.
Astuce : Les résultats officiels des élections ou les bases de données gouvernementales peuvent servir de sources pour ces données.
2. Ajouter les nouveaux élus comme individus dans Boréalis
Avec les données électorales recueillies, vous allez maintenant importer les nouveaux élus dans Boréalis. N'oubliez pas que vous importerez d'abord les individus, sans leurs postes.
Actions requises :
- Téléchargez le modèle Excel pour importer des individus dans Boréalis. C'est ici que vous insérerez les informations de tous les élus.
- Complétez les champs nécessaires, y compris des détails tels que le nom et l'affiliation politique.
- Importez les individus dans Boréalis en utilisant la fonctionnalité d'importation.
IMPORTANT : Le système signalera les individus qui sont déjà dans le système pour éviter la création de doublons. Vous devrez alors supprimer ces enregistrements de votre feuille Excel et n'importer que les parties prenantes qui n'ont pas été identifiées comme doublons.
Champs importants à remplir :
- Catégorisation
- Localisation : où se trouve l’individu (ex : Boston)
- Affiliation politique (le cas échéant)
Télécharger les postes (élus nouvellement élus et réélus)
À ce stade, tous les élus devraient exister dans le système. Vous devez ajouter le poste pour lequel ils viennent d'être élus.
Note : Pour les élus réélus, leur ancien poste deviendra inactif une fois la date de fin passée. Un nouveau poste sera ajouté pour leur nouveau mandat.
Note : Dans les cas où un poste ne peut pas être importé, vérifiez si le poste précédent de l'élu est désactivé dans votre instance (un individu ne peut pas avoir le même poste dans la même organisation en même temps).
Actions requises :
Téléchargez le modèle d'importation Excel pour les postes.
- Remplissez les champs nécessaires tels que :
- Poste : Le titre de l'élu (ex : Maire).
- Organisation : L'entité qu'il représente (ex : Gouvernement municipal).
- Date de début : La date à laquelle il a été réélu.
- Date de fin : La date de la prochaine élection.
- Réélu ? : La plus récente élection qu'il a gagnée (ce champ doit être activé dans les individus).
Après avoir mis à jour les données, importez les postes dans Boréalis.
Astuce : Assurez-vous que tous les champs, y compris la date de début, la date de fin et Réélu ?, sont correctement remplis pour éviter toute divergence.
3. Vérifiez vos résultats
Après avoir importé les nouveaux élus et mis à jour les postes des réélus, il est important de vérifier l'exactitude des données.
Actions requises :
- Ajustez le rapport Gérer une élection en ajoutant au widget le filtre sur l'élection correspondante.
- Comparez ce rapport avec votre feuille Excel pour garantir la cohérence et la correction des données.
- Enquêter sur toute divergence et apporter les corrections nécessaires.