Les campagnes de paiement dans Boréalis permettent aux utilisateurs de regrouper et d'approuver plusieurs paiements de compensation liés aux accords fonciers dans un processus structuré et vérifiable. Cela garantit une meilleure supervision, simplifie les opérations et permet la génération automatisée de factures.
Cet article décrit les étapes de création, de configuration et de soumission d'une campagne de paiement pour approbation.
Avant de commencer
- Vous devez disposer des droits d'accès appropriés dans le module d'administration des biens fonciers.
- Au moins un utilisateur doit détenir le profil LM - Approbateur de campagne de paiement pour terminer le processus d'approbation.
- Assurez-vous que les éléments de compensation sont dans un état éligible (par exemple, Actif - À payer ) et ne sont pas déjà liés à une autre campagne.
Création d'une campagne de paiement
- Accédez à Campagnes de paiement dans Accès au foncier - Gestion foncière .
- Cliquez sur le bouton +Créer dans le coin supérieur gauche du registre.
- Un formulaire de campagne vierge apparaîtra avec un état par défaut de Nouveau . Remplissez les champs :
- Nom : Donnez un nom clair et descriptif (par exemple, « Paiements de compensation de mars 2025 »).
- Date d’échéance : Sélectionnez la dernière date d’échéance de paiement que cette campagne doit couvrir.
- Description (facultatif) : Ajoutez du contexte ou des notes pour aider les collaborateurs à comprendre la portée. - Ajoutez des éléments de paiement. Ils peuvent être ajoutés de deux manières :
- Automatiquement par date d’échéance : Boréalis suggérera des éléments de rémunération ouverts dont les dates d’échéance sont antérieures ou égales à la date d’échéance de la campagne.
- Manuellement : Cliquez sur « Ajouter des éléments de paiement » pour sélectionner des éléments spécifiques. Seuls les éléments non liés à une autre campagne seront disponibles.
Une fois ajoutés, les éléments de paiement seront répertoriés dans la campagne avec leur entente, leur partie prenante et les détails du montant.
Examen d'une campagne et soumission d'une campagne pour approbation
Une fois la campagne créée, Boréalis génère automatiquement des fichiers de paiement regroupés par entente et partie prenante. Elle doit être examinée et envoyée pour approbation.
- Accédez à Campagnes de paiement dans Accès au territoire - Administration des biens fonciers .
- Sélectionnez et ouvrez la campagne de paiement que vous souhaitez soumettre pour approbation. Elle doit être au statut Nouveau .
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Éléments de paiement.
- À partir de là, vous pouvez
- Cliquer sur le bouton +Ajouter dans la page d'informations Éléments de paiement ou utiliser l'action Lier les éléments de paiement pour ajouter des éléments à la campagne
- Passer la souris sur un Élément de paiement et cliquer sur Supprimer s'il ne doit pas être dans la campagne.
- Passer la souris sur un Élément de paiement et cliquer sur Modifier le montant s'il y a un ajustement à faire au paiement.
Soumettre une campagne pour approbation
Une fois tous les éléments et documents confirmés, cliquez sur Soumettre pour approbation . Cela verrouille la campagne pour modification et envoie une notification aux utilisateurs avec le profil.
Approuver ou rejeter une campagne
Pour cette action, vous avez besoin du profil LM - Approbateur de campagne de paiement .
- Accédez à Campagnes de paiement dans Accès aux terres - Administration des biens fonciers .
- Sélectionnez et ouvrez la campagne de paiement que vous souhaitez examiner. Elle doit être au statut En attente d'approbation .
- Dans le menu Actions
- Choisissez Approuver et remplissez les champs pour approuver la campagne. Le processus de paiement peut commencer.
- Choisissez Rejeter et remplissez les champs pour rejeter la campagne. Cela annulera les fichiers de paiement et permettra la réutilisation des éléments de paiement dans une future campagne.
Conseils et Meilleures pratiques
- Créez une campagne par cycle de paiement (par exemple, mensuel ou trimestriel) pour maintenir la clarté de la budgétisation et des rapports.
- Utilisez des noms descriptifs pour les campagnes afin de simplifier le suivi historique.
- Communiquez avec votre équipe financière pour aligner les délais d'approbation et les fenêtres d'exécution des paiements.
Dépannage
- Si un élément de paiement n'apparaît pas, vérifiez qu'il n'est pas lié à une autre campagne et qu'il a le statut approprié.
- Si les factures ne sont pas générées correctement, vérifiez la configuration du modèle de facture de votre organisation.
Besoin d'aide ?
Pour obtenir de l'aide ou pour configurer vos modèles de facture, veuillez contacter votre administrateur Boréalis ou votre représentant du service client Boréalis