Ajouter un participant à une communication

Les participants sont des personnes qui ont fait partie d'une communication. Vous pouvez les gérer depuis l'onglet Participants d'un enregistrement de communication. Si la communication est envoyée au portail des plaintes, il ne sera pas possible de mettre à jour certains champs tels que les participants, la description et la date par la suite.

Cet article couvre les points suivants :

• Ajouter un ou plusieurs participants à une communication
• Modifier la liste des participants
• Ajouter des informations supplémentaires à une communication de type réunion

Ajouter un ou plusieurs participants à une communication

1. Accéder à Communications dans Gestion des parties prenantes.
2. Sélectionner et ouvrir la communication à laquelle vous souhaitez créer un participant.
3. Il existe trois options pour ajouter des participants à une communication :
   • Dans le menu d'enregistrement à gauche, cliquez sur l'icône + Ajouter en ligne.
   • Dans le menu d'enregistrement à gauche, sélectionnez Participants et cliquez sur le bouton + Ajouter dans la page d'informations sur les participants.
   • Si aucun participant n'a été ajouté à la communication, depuis n'importe quelle page d'informations de la communication, cliquez sur + Ajouter un participant.
     
4. Dans la fenêtre Ajouter des participants, dans la liste déroulante Participant, créer un nouveau participant en utilisant le bouton + Créer OU utiliser la liste déroulante pour sélectionner un ou plusieurs individus ou membres du personnel pour la communication.
   Assurez-vous que tous les participants ont été ajoutés à la communication pour faciliter la gestion des données et leur exactitude.
5. Spécifier les informations pour les champs obligatoires et tout autre champ pertinent pour vous et votre organisation.
   Noter que certains champs ne sont disponibles que pour des types spécifiques de communications.
6. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

Modifier la liste des participants

1. Accéder à Communications dans Gestion des parties prenantes.
2. Sélectionner et ouvrir la communication à laquelle vous souhaitez modifier la liste de participant(s).
3. Dans le menu de gauche de l'enregistrement, sélectionner Participants.
4. Passer la souris sur le participant pour afficher les options sur le côté droit de la page.
   Vous pouvez : 
   • Marquer les participants comme Absent, Présent ou Non invité.
   • Modifier les informations d'un participant.
   • Supprimer un participant.
     

Ajouter des informations supplémentaires à une communication de type réunion

Il serait idéal de conserver des listes complètes et précises des participants pour tous les types de communications. Lors de la saisie de données pour de grandes réunions, conférences ou conventions, il est peu probable que vous connaissiez tous les participants.  Dans ces cas, vous devriez essayer d'entrer autant de participants que possible et spécifier des informations supplémentaires telles que le nombre de participants.

1. Accéder à Communications dans Gestion des parties prenantes.
2. Sélectionner et ouvrir la communication à laquelle vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires à une réunion.
3. Dans le menu de gauche de l'enregistrement, sélectionner Participants.
4. Cliquer sur le bouton Modifier dans la page des Participants.
   
5. Cocher Définir manuellement les participants et spécifier les informations sur les participants.
6. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.