Créer, modifier et envoyer des courriels intelligents

1. Remplissez l'onglet Informations générales

Ajoutez un titre, un expéditeur, la langue, la date de livraison prévue (utile si vous planifiez vos communications à l'avance) et sélectionnez les options d'envoi.

Il existe 3 options d'envoi:

  1. Un seul courriel à tous les participants: chaque participant fera partie de la même communication.
  2. Un courriel à chaque organisation: chaque membre d'une organisation fera partie de la même communication.
  3. Un courriel à chaque participant: chaque participant fera partie de la communication individuelle.

Changer le courriel de réponse : Cette option permet d'inscrire un courriel qui sera utilisé automatiquement comme adresse de réponse si les gens font "Répondre" aux courriels envoyés. Prendre note que certaines réponses automatisées des services courriels pourraient être envoyées à l'expéditeur. (Courriels rejetés, réponses automatiques d'absence ou de vacances, etc.)

Sous l'onglet Classification, ajoutez le titre et la description de la communication, le plan de participation lié, les projets et les catégories de sujets. Veuillez noter que lorsque le courriel intelligent sera envoyé, seuls le titre et la description de la communication seront ajoutés sous l'enregistrement individuel.

 

2. Préparez votre modèle de courriel et envoyez-le au système

Dans votre boîte courriel (par exemple Outlook), préparez votre modèle de courriel. Une fois l'enregistrement du courriel intelligent créé, cliquez sur la flèche bleue et cliquez sur Copier pour copier l'alias. Cette adresse courriel est un alias qui sera utilisée pour lier votre modèle à l'enregistrement actuel.

Dans votre modèle, utilisez les balises pour personnaliser votre courriel. La balise sera remplacée par les informations sur les parties prenantes (par exemple, "Cher {SALUTATION_TITLE} {LAST_NAME}" pourrait être remplacé par "Cher M. Smith"). Si vous avez besoin de plus d'informations sur ces balises, cliquez sur l'icône à côté du titre du champ.

Il est possible d'ajouter des images, des hyperliens et des documents joints dans le modèle. Ils seront téléchargés dans le système et ajoutés au courriel intelligent. Lorsque la communication est prête à être envoyée, vous pouvez choisir les documents à ajouter à votre courriel (au cas où vous auriez plusieurs versions de votre document dans la section des documents).

Une fois le modèle reçu par Boréalis, le champ «Balises identifiées dans le modèle de courriel» permet de valider si toutes les balises du modèle de courriel sont reconnues par le système.

 

3. Ajoutez des destinataires à votre courriel intelligent

Dans l'onglet destinataires, ajoutez les parties prenantes qui doivent recevoir la communication. Si vous avez besoin d'ajouter plusieurs parties prenantes, vous pouvez aller dans une liste de distribution spécifique et, avec le bouton d'action, les ajouter au courriel intelligent. 

 

4. Messages d'avertissement et qualité des données

Dans le coin supérieur droit, un message d'avertissement peut s'afficher.

Message d'erreur "Les informations doivent être modifiées / ajoutées avant de pouvoir envoyer le courriel" (par exemple, une partie prenante n'a pas d'adresse courriel). Le courriel ne peut donc pas être envoyé.

Un message d'avertissement concernant les détails de la communication ou les participants (par exemple, la langue de la communication ne correspond pas à la langue du participant) : le courriel PEUT être envoyé.

Pour les courriels intelligents avec un grand nombre de destinataires, utilisez un rapport sur la qualité des données pour vous assurer que les coordonnées de vos parties prenantes sont complètes et à jour. Ce rapport Analytics, filtré sur la liste de diffusion utilisée, permet d'identifier rapidement si toutes les parties prenantes ont des titres de salutation, des courriels, etc.

 

5. Aperçu des e-mails intelligents

Pour recevoir un aperçu de votre courriel, cliquez sur le bouton Actions et Envoyer un aperçu.

 

Les options sont les suivantes:

  1. Envoyer à: vous pouvez décider d'envoyer un aperçu à vous-même ou à un autre utilisateur de Boréalis
  2. Aperçu à qui sera envoyé: vous permet de recevoir le message d'aperçu comme si vous étiez cette partie prenante.
  3. Avertissements: les messages d'avertissement sont affichés le cas échéant
  4. Fichiers joints: vous pouvez choisir de joindre tous les documents répertoriés dans la section Documents de votre communication

Une fois l'aperçu envoyé, les informations seront ajoutées dans l'historique des actions du courriel intelligent. Lorsque vous préparez plus d'une communication intelligente à la fois, c'est un bon moyen de valider si vous vous êtes envoyé un aperçu de chacune d'entre elles.

 

6. Envoyez le courriel intelligent

Une fois que vous êtes prêt à envoyer votre courriel, cliquez sur le bouton Actions et Envoyer un courriel.

Les options sont les suivantes:

Fichiers joints: vous pouvez choisir de joindre tous les documents répertoriés dans la section Documents de votre communication.

Une fois que vous envoyez votre courriel intelligent, une ou plusieurs communications sont créées en fonction de l'option d'envoi sélectionnée. Ces communications sont répertoriées dans l'onglet Communications et sont liées à vos parties prenantes.

 

7. Suivre les courriels ouverts et non livrés

Vous pouvez savoir quels destinataires ont ouvert vos courriels et quels courriels n'ont pas été livrés. Les informations sur le nombre de fois où le courriel a été lu se trouvent dans l'onglet Communications.

 

Remarque: ces informations reposent sur le suivi des images. Ces images peuvent ou non être bloquées en fonction des paramètres et des appareils des destinataires, et en tant que telles, peuvent ne pas refléter avec précision si le courriel a été lu.

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