Créer et éditer une lettre intelligente

Pour créer une lettre intelligente, accédez à l'outil de Communications intelligentes, cliquez sur Ajouter, sélectionnez le type de communication intelligente Lettre intelligente et remplissez les informations.

  1. Remplissez l'onglet informations générales

Ajoutez un titre, un expéditeur, la langue, la date prévue de l’envoi (utile si vous planifiez vos communications à l'avance) et sélectionnez les Options d'envoi.

Il y a 3 options d'envoi:

  • Une lettre unique à tous les destinataires: chaque participant fera partie de la même communication.
  • Une lettre distincte à chaque organisation: chaque membre d’une organisation fera partie de la même communication.
  • Une lettre distincte à chaque destinataire: chaque participant fera partie d'une communication individuelle.

Dans l'onglet de la section Classification, veillez à ajouter le titre et la description de la communication, le plan de participation associé, le (s) projet (s) et les catégories des sujets. Veuillez noter que lorsque le Smart e-mail sera envoyé, seulement le titre et la description de la communication seront ajoutés sous le registre de l’individu.

  1. Préparez votre modèle de lettre et chargez-le dans le système.

Préparez un modèle de lettre dans Word. Les balises peuvent être ajoutées directement dans le fichier .docx. En ajoutant des balises, les noms, prénoms, adresses ou toute autre information pertinente celles-ci seront remplacées automatiquement par les informations des parties prenantes. La balise sera remplacée par l’informations des individus ou organisations (par exemple, "Cher {SALUTATION_TITLE} {LAST_NAME}" pourrait être remplacé par "Cher M. Smith").

Ci-dessous comment utiliser les balises dans un modèle de lettre:

  • La première page doit commencer par la balise {#LETTERS} et la dernière page doit se terminer par la balise {/ LETTERS}. Si votre lettre a une page, elle devrait commencer par {#LETTERS} et le {/ LETTERS} devrait figurer au début de la deuxième page (utilisez un saut de page). La fin de la lettre doit être à l'endroit exact où la deuxième lettre doit commencer lorsque toutes les lettres seront générées dans un seul document par le système.
  • Les balises ne peuvent pas être ajoutées dans un en-tête ou pied de page.
  • Référez-vous au système pour la liste complète des tags disponibles.

Utilisez le bouton de modèle de chargement ou l'option "Lier un modèle" dans le menu Actions pour charger votre document.

 Lettre_int.png

Une fois le modèle est chargé, le champ "Balises identifiées dans le modèle de courrier électronique" permet de valider si toutes les balises du modèle de lettre sont reconnues par le système.

  1. Ajouter des destinataires à votre messagerie électronique intelligente

Dans l'onglet Destinataire, ajoutez les parties prenantes devant recevoir la communication. Si vous devez ajouter plusieurs parties prenantes, vous pouvez accéder à une liste de distribution spécifique et, avec le bouton d'Actions, l'ajouter à la communication intelligente. S'il s'agit d'une liste intelligente, l'option est «Synchroniser avec liste intelligente».

  1. Messages d'avertissement et qualité des données

Dans le coin supérieur droit, un message d'avertissement peut s'afficher.

Message d'erreur. Les informations doivent être modifiées / ajoutées avant de pouvoir envoyer le courrier électronique (par exemple, une partie prenante n’a pas d’adresse électronique). L’email NE PEUT PAS être envoyé.

Un message d'avertissement concernant les détails de la communication ou les participants (par exemple, la langue de la communication ne correspond pas à celle du participant). Le courriel PEUT être envoyé.

Concernant  les lettres intelligentes avec un grand nombre de destinataires, utilisez un rapport de la qualité des données pour vous assurer que les informations de contact de votre partie prenante sont complétées et à jour. Ce rapport d’Analytics, filtré sur la liste de distribution utilisée, aide à identifier rapidement si tous les intervenants ont des titres de salutation, des titres, etc.

  1. Générez et envoyez des lettres

Une fois que vous êtes prêt à générer des lettres, cliquez sur le bouton Actions et après sur Générer des lettres. Si les lettres générées ne ressemblent pas à vos souhaits, modifiez le modèle, chargez-le et générez de nouvelles lettres. Une fois prêt, imprimez le document généré et envoyez-le aux parties prenantes.

Une fois les lettres envoyées, utilisez le bouton Workflow et sélectionnez les options Marquer comme envoyé. Les communications seront enregistrées dans les archives des parties prenantes et répertoriées dans l'onglet Communications.

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