Créer et gérer une liste de distribution intelligente

Une liste intelligente a pour objectif de regrouper automatiquement des parties prenantes ayant une Langue ou un Rôle en commun. Vous pouvez par exemple créer une liste intelligente qui listera l'ensemble des Maires francophones. Elles ont l'avantage de se mettre à jour automatiquement au fur et à mesure que vous ajoutez ensuite des parties prenantes avec le Rôle ou la Langue identifiés. 

 

Créer une liste de distribution intelligente

La fonctionnalité de Communications intelligentes permet aux utilisateurs de créer des listes de distribution intelligentes. La création de listes intelligentes signifie que les membres sont identifiés automatiquement. Pour se faire, vous devez accéder au registre 'Listes de distribution' et sélectionner 'Liste intelligente' comme 'Type' de liste.  

 

Une fois que vous avez sauvegardé, cliquez sur l’onglet 'Parties prenantes' pour sélectionner les organisations, la langue et les rôles souhaités dans votre liste. La liste des membres est alors créée et sera automatiquement mise à jour au fur et à mesure que les membres des organisations sélectionnées seront mis à jour dans le registre des organisations. Cela signifie que si l’un de vos critères pour cette liste est « Rôle » doit être « Directeur » et si le directeur de l’organisation change, votre liste intelligente sera mise à jour en conséquence. 

 

Ajouter des membres d’une liste à vos communications

Lors de la création d’une communication intelligente (courriel ou lettre), vous pouvez ajouter des membres d’une liste à votre liste de destinataires.

 

Ajouter des membres à une liste

Pour ajouter des membres à une liste, cliquez sur 'Actions', puis 'Ajouter les membres d’une liste' et sélectionnez une liste. Notez que seules les listes standard (listes non intelligentes) sont affichées. Les membres de la liste sélectionnée seront ajoutés à votre liste actuelle de destinataires.
Il est également possible d’ajouter en lot des parties prenantes à votre liste intelligente. Dans la liste des organisations, ou à partir d’un widget, il suffit d’utiliser le bouton 'Sélection multiple' pour sélectionner les organisations ciblées, puis d'utiliser le bouton 'Action' et de sélectionner 'Ajouter à une la liste intelligente'.  

Synchroniser avec la liste intelligente

Pour ajouter des membres d’une liste intelligente à votre communication :
  • Ouvrez votre communication
  • Cliquez sur 'Actions', puis 'Synchroniser avec la liste intelligente' : sélectionnez une liste intelligente.
    • L'ensemble des destinataires actuels de la communication intelligente, le cas échéant, seront remplacés par les membres de la liste intelligente sélectionnée.
    • Notez que l'action 'Synchroniser avec la liste intelligente' est une étape obligatoire pour que la liste des destinataires soit mise à jour. En d'autres termes, même si vous la liste intelligente a été mise à jour, elle n’affectera pas la liste des destinataires de votre communication intelligente tant que vous n'aurez pas fait la sychronisation.
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