Créer et modifier vos communications

Les Communications jouent à la fois un rôle dans la mémoire institutionnelle et dans l'analyse de la participation, ce qui permet à votre entreprise d'être pro-active dans sa réaction aux enjeux et aux plaintes potentiels. La précision et la régularité lors de l'enregistrement des communications améliorent la tenue des données, facilitent l'identification des principales parties prenantes et le suivi des sujets récurrents.

Une communication peut être écrite ou verbale, une interaction formelle ou informelle avec une ou plusieurs parties prenantes. Elles peuvent inclure des courriels, des lettres, des réunions, des conférences, des publications sur les réseaux sociaux, des conversations téléphoniques, etc.

Cet article couvre les points suivants sujets :

• Créer une nouvelle communication dans Boréalis
• Superutilisateurs - Champs épinglés par défaut pour tous les utilisateurs
• Localiser une communication créée précédemment 
• Modifier une communication existante pour la mettre à jour ou ajouter des informations supplémentaires

Créer une nouvelle communication dans Boréalis

1. Accéder à Communications dans Gestion des parties prenantes.

2. Cliquer sur le bouton Créer dans la fenêtre de la liste des Communications. 

3. La page est divisée en deux parties principales :

   1. Côté gauche

      • Saisissez le Titre et la Description.

      • Vous pouvez également saisir ou utiliser le bouton pour générer automatiquement le résumé de la communication si nécessaire.

   2. Côté droit, remplissez les sections avec les informations pertinentes :

      • Détails : Champs obligatoires comme la Date, les Projet(s) et le Type de communication.

      • Participants :

        Les champs varient selon le type de communication :

        • Pour les courriels et les lettres :

          Ajoutez les participants dans les champs De, À, et CC.

        • Pour les autres types de communication :
          Utilisez les champs Initiateur, Partie prenante et Membres du personnel.
      • Enregistrements associés: Liez votre communication à un plan d’engagement, un enjeu, une plainte, un actif de l’entreprise, etc.
      • Champs supplémentaires : Autres informations généralement optionnelles, mais qui peuvent être rendues obligatoires par votre superutilisateur. Cela inclut l’ambiance générale, les catégories de sujets et la localisation.
      • Documents : Téléversez les fichiers associés.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour finaliser.

Si vous devez enregistrer plusieurs communications une à la suite de l’autre, vous pouvez cocher la case Créer un autre. Le formulaire de communication restera disponible après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer et vous pourrez rapidement commencer à saisir une nouvelle communication.

Superutilisateurs - Champs épinglés par défaut pour tous les utilisateurs

Les superutilisateurs peuvent désormais définir des champs épinglés par défaut à l’échelle de l’instance. Ces champs apparaissent automatiquement pour tous les utilisateurs dans la nouvelle interface de communication.

1. Ouvrez Créer une communication (nouvelle interface).

2. Cliquez sur l’icône d’engrenage (Configuration des champs) en haut à droite.

3. Allez dans l’onglet Pour tout le monde ou Pour le site actuel.

4. Cliquez sur l’icône 📌 à côté des champs pour les épingler par défaut.

   Remarque : L’icône d’épingle n’apparaît pas si le champ est obligatoire, non visible ou toujours visible par défaut.

5. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

Remarque : Un utilisateur peut réinitialiser la configuration à celle définie par le superutilisateur en cliquant sur Restaurer par défaut dans l’onglet Pour moi du module de Configuration des champs.

Localiser une communication créée précédemment 

Plusieurs options peuvent être utilisées pour localiser une communication précédemment créée :

• Vous pouvez utiliser la fonction de recherche globale dans le coin supérieur gauche de votre application.
• À partir du registre des communications, vous pouvez changer la vue de la page de liste en Détaillé et utiliser les en-têtes de colonne pour filtrer votre recherche.
• Vous pouvez utiliser les filtres rapides pour filtrer sur des types spécifiques de communications.

Modifier une communication existante pour la mettre à jour ou ajouter des informations supplémentaires

1. Accéder à Communications dans Gestion des parties prenantes.
2. Localiser et ouvrir la communication que vous avez créé précédemment et que vous voulez modifier.
3. Vous pouvez modifier l'enregistrement de la communication de différentes manières :
   • Vous pouvez utiliser le bouton Modifier situé dans le coin supérieur droit pour modifier la Classification, les Détails et l'Accès.
     
   • Vous pouvez utiliser l'icône Modifier dans chacune des pages d'informations pour modifier ces informations.
     
   • Vous pouvez utiliser l'icône + Ajouter dans le menu de gauche ou cliquer sur l'icône + Ajouter dans la page d'informations pour ajouter des informations connexes à la communication.
     
4. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.