Créer, consulter, modifier ou supprimer une communication

Les communications constituent un registre des interactions avec les parties prenantes, ce qui aide à préserver les connaissances institutionnelles et à appuyer l’analyse de la mobilisation. Consigner les communications de façon exacte et uniforme améliore la qualité des données, aide à repérer les principales parties prenantes et facilite le suivi des sujets, des enjeux et des griefs récurrents.

Cet article traite des sujets suivants :

• Création de fiches de communication
• Consultation de fiches de communication
• Modification des détails d’une communication
• Suppression de fiches de communication

Créer une communication

1. Accédez à Communications sous Mobilisation des parties prenantes.
2. Cliquez sur le bouton « + Créer ».
3. Dans le formulaire Ajouter – Communications, saisissez tous les renseignements obligatoires.
   • Dans la section Communication :
     • Titre : indiquez un titre approprié pour la communication que vous souhaitez consigner.
     • Description : saisissez les détails de la communication.

     • Résumé : le bouton Générer devient disponible une fois la description saisie. Cliquez dessus pour générer automatiquement un résumé de la communication.

       

   • Dans la section Détails :
     • Type de communication : sélectionnez le type de communication à consigner, par exemple Consultation, Gestion des terres ou un autre type de communication offert.
     • Projets : indique le projet auquel la fiche de communication est associée et détermine qui peut y accéder. 
     • Date : précisez la date et l’heure de la communication.

     • Participants :
       Les champs des participants varient selon le type de communication :

       • Pour les courriels et les lettres :

         • Ajoutez des participants dans les champs De, À et Cc.

       • Pour les autres types de communication :

         • Utilisez les champs Initiateur, Partie prenante et Membres du personnel.

     • Fiches associées : associez la communication à des fiches connexes, comme un plan de mobilisation, un enjeu, un grief ou un actif de l’entreprise. Si vous sélectionnez un plan de mobilisation de consultation, le champ Suivi requis s’affiche automatiquement.

     • Champs supplémentaires : autres renseignements qui sont généralement facultatifs, mais que votre super-utilisateur peut avoir rendus obligatoires. Ils comprennent l’ambiance générale, les catégories de sujets et le lieu.

     • Documents : téléversez des documents liés à la communication ou fournissez des liens vers des documents pertinents en ligne.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et afficher pour enregistrer la fiche de communication.

★ Astuce : vous pouvez épingler des champs des sections Fiches associées ou Champs supplémentaires afin qu’ils s’affichent par défaut lors de la création de futures communications.

ⓘ Remarque : en tant que super-utilisateur, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires à l’aide de l’icône Configuration des champs (⚙️) située dans le coin supérieur droit de la page.

Consulter une communication

1. Accédez à Communications sous Mobilisation des parties prenantes.
2. Dans la liste Communications, passez le curseur sur la fiche de communication dont vous souhaitez consulter les détails.

3. Cliquez sur le bouton Afficher situé à droite de la page.

   

Modifier une communication

1. Accédez à Communications sous Mobilisation des parties prenantes.
2. Ouvrez la communication que vous souhaitez modifier. 

3. Cliquez sur l’icône Modifier (crayon) dans le coin supérieur droit de la page des renseignements généraux. 

   

4. Mettez à jour les renseignements requis dans la fiche de communication. 

   

5. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.

Supprimer une communication

1. Accédez à Communications sous Mobilisation des parties prenantes.
2. Dans la liste Communications , passez le curseur sur la communication que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur le bouton Actions (...) situé à droite de la page.

4. Sélectionnez Supprimer. 

   

5. Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité.