Créer et modifier vos communications

Les Communications jouent à la fois un rôle dans la mémoire institutionnelle et dans l'analyse de la participation, ce qui permet à votre entreprise d'être pro-active dans sa réaction aux enjeux et aux plaintes potentiels. La précision et la régularité lors de l'enregistrement des communications améliorent la tenue des données, facilitent l'identification des principales parties prenantes et le suivi des sujets récurrents.

Une communication peut être écrite ou verbale, une interaction formelle ou informelle avec une ou plusieurs parties prenantes. Elles peuvent inclure des courriels, des lettres, des réunions, des conférences, des publications sur les réseaux sociaux, des conversations téléphoniques, etc.

Cet article couvre les points suivants sujets :

• Créer une nouvelle communication dans Boréalis
• Localiser une communication créée précédemment 
• Modifier une communication existante pour la mettre à jour ou ajouter des informations supplémentaires

Créer une nouvelle communication dans Boréalis

1. Accéder à Communications dans Gestion des parties prenantes.
2. Cliquer sur le bouton Créer dans la fenêtre de la liste des Communications. 
3. Remplir les champs obligatoires.
   • Description
   • Date
   • Projets
4. Vous devriez viser à inclure autant d'informations que possible pour améliorer la qualité des données.
   Selon le type de communication sélectionné, certains champs peuvent devenir disponibles ou indisponibles.
   • Lors de la sélection de l'option Courriel et Lettre, les participants doivent être ajoutés à partir des champs De, À et CC.
   • Pour d'autres types de communications : Les participants doivent être ajoutés à partir des champs Initiateur, Partie prenantes et Employés. 
     Les participants peuvent être soit un individu, soit une organisation.
5. Vous devriez ajouter les informations requises pour vos opérations quotidiennes, mais vous pouvez également ajouter des informations à plusieurs autres champs pour tirer parti d'autres fonctionnalités de Boréalis.
6. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

Si vous devez enregistrer plusieurs communications une à la suite de l’autre, vous pouvez cocher la case Créer un autre. Le formulaire de communication restera disponible après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer et vous pourrez rapidement commencer à saisir une nouvelle communication.

Localiser une communication créée précédemment 

Plusieurs options peuvent être utilisées pour localiser une communication précédemment créée :

• Vous pouvez utiliser la fonction de recherche globale dans le coin supérieur gauche de votre application.
• À partir du registre des communications, vous pouvez changer la vue de la page de liste en Détaillé et utiliser les en-têtes de colonne pour filtrer votre recherche.
• Vous pouvez utiliser les filtres rapides pour filtrer sur des types spécifiques de communications.

Modifier une communication existante pour la mettre à jour ou ajouter des informations supplémentaires

1. Accéder à Communications dans Gestion des parties prenantes.
2. Localiser et ouvrir la communication que vous avez créé précédemment et que vous voulez modifier.
3. Vous pouvez modifier l'enregistrement de la communication de différentes manières :
   • Vous pouvez utiliser le bouton Modifier situé dans le coin supérieur droit pour modifier la Classification, les Détails et l'Accès.
     
   • Vous pouvez utiliser l'icône Modifier dans chacune des pages d'informations pour modifier ces informations.
     
   • Vous pouvez utiliser l'icône + Ajouter dans le menu de gauche ou cliquer sur l'icône + Ajouter dans la page d'informations pour ajouter des informations connexes à la communication.
     
4. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.