Au cours des 12 derniers mois, notre équipe a développé de nombreuses fonctionnalités innovatrices pour faciliter votre quotidien (et la gestion des données). On n’a qu’à penser à l’outil de traitement de courriels qui peut maintenant lire les messages et mettre à jour les fiches de vos parties prenantes. Ou aux améliorations phénoménales à l’expérience et interface d’utilisation pour s’assurer qu’en plus d’être une application amusante à utiliser avec des aspects visuels agréables, le nombre de clics soit minimal pour chaque action dans Boréalis.

Certains d’entre vous se souviennent sans doute de notre mise à jour du Q3 2018, où nous annoncions la version beta de notre fonctionnalité de Plan de participation des parties prenantes. Au cours des derniers mois, certains clients nous ont donné un coup de main pour en faire un outil robuste, efficace et stratégique. La bonne nouvelle est que celui-ci est maintenant disponible pour tous nos clients!

Survol

1. Lancement des plans de participation : il n’a jamais été aussi simple de lier votre stratégie à son exécution
2. Alignez les activités de votre équipe grâce à une meilleure gestion des tâches
3. Besoin de configurer les rapports dans la page d'accueil des membres de votre équipe? Les superutilisateurs à la rescousse
4. Présentation des fiches sommaires : prévisualisation des fiches depuis partout dans l’application
5. Sélection des coordonnées géographiques selon vos besoins

Détails

1. Lancement des plans de participation : il n’a jamais été aussi simple de lier votre stratégie à son exécution 

Nous vous l’avions promis, maintenant nous livrons la marchandise : liez votre stratégie à son exécution grâce à la nouvelle fonctionnalité de Plans de participation. Les coordonnateurs d’équipe pourront maintenant facilement contrôler les charges de travail, faire le suivi du progrès de l’équipe, envoyer des rappels automatisés au personnel et planifier les tâches à venir.

Jusqu’à maintenant, les Campagnes étaient le meilleur outil pour la gestion des initiatives qui englobent plusieurs parties prenantes, interactions et membres de l’équipe. Bien que cet outil était déjà efficace auparavant, nous avons trouvé une opportunité de l’améliorer : nos utilisateurs peuvent maintenant utiliser leurs plans stratégiques puis les transformer en activités concrètes que leurs équipes peuvent mener à terme et en mesurer le succès.

Comment est-ce que tout cela fonctionne? Observons le tout un peu plus en détails. En bref, les plans de planification permettent aux équipes de mettre en œuvre leur plans, de mesurer le progrès au fil du temps, de visualiser la performance et l’atteinte des objectifs, en plus de suivre l’assiduité de chaque membre de l’équipe envers ses tâches. Voici comment ça fonctionne :

• Plan de participation: un plan de participation regroupe des parties prenantes ciblées, des activités, des tâches, des interactions et des suivis avec les membres de l’équipe responsables. Autrement dit, c’est votre plan ou stratégie à haut niveau, comme par exemple : votre stratégie de communication pour une communauté spécifique qui se trouve près de votre projet, au cours des 12 prochains mois.
  
  
• Activité : les activités regroupent vos parties prenantes pour lesquelles vous avez une stratégie de communication commune. Chaque activité a un objectif précis et inclut :
  • À qui vous devez parler
  • À propos de quoi (messages clés)
  • Quand vous devez leur parler
  • À quelle fréquence
  • Quel est le niveau d’engagement désiré

 

• Tâches : lorsqu’on démarre le processus d’une activité, Boréalis génère automatiquement toutes les tâches liées aux bonnes parties prenantes, pour chaque membre de l’équipe et pour la période établie. Le statut des tâches vous permet de voir ce qui a été fait, ce qui est à venir et ce qui est en retard.

 

• Suivis : parfois, lorsqu’une tâche est en cours ou fermée, il est important pour les membres de votre équipe de savoir quand la dernière action ou communication en lien avec celle-ci a eu lieu. Les suivis ont été développés pour faire exactement ça : annoter les tâches.

 

• Notifications intelligentes : afin de permettre à nos utilisateurs d’identifier les liens possibles entre leurs tâches et les communications sauvegardées dans l’application, de nouvelles notifications intelligentes apparaitront désormais dans la partie supérieure des communications, des tâches, des activités et des plans de participation.

Ces nouvelles notifications ne riment pas avec plus de travail, au contraire! Vous pouvez continuer à documenter vos interactions de la même façon qu’avant et laisser l’application travailler à votre place : elle suggéra automatiquement des tâches à compléter selon les communications saisies.

Grâce aux plans de participation et à toutes les fonctionnalités ci-dessus, les équipes peuvent maintenant suivre la qualité d’exécution de leur plan d’engagement, en plus de la santé de leur relation avec leurs parties prenantes clés. Pour en apprendre plus sur les plans de participation et leur fonctionnement, consultez nos articles helpdesk.

 

2. Alignez les activités de votre équipe grâce à une meilleure gestion des tâches

En plus d’être une fonctionnalité centrale de la nouvelle fonctionnalité de plans de participation, les tâches sont un outil indispensable pour faire le suivi des activités de votre équipe. C’est pourquoi nous avons décidé de les faire travailler encore plus fort pour vous:

• Ajoutez des tâches directement depuis le bouton Créer (+) : tout comme pour les individus, les organisations et les communications, il est maintenant possible d’ajouter des tâches de partout dans l’application.

• Visualisez les statuts en un seul coup d’œil : que vous soyez en train de consulter directement une fiche ou liste de tâches, nous avons mis à jour les statuts pour s’assurer que les tâches expirées ou en retard se démarquent. Maintenant lorsqu’une tâche ouverte est expirée ou en retard, son statut sera jaune ou rouge.

• Suivis : il est possible d’ajouter des suivis aux tâches de votre équipe depuis partout dans Boréalis. Que ce soit pour rappeler à un collègue qu’il devrait avoir commencé une tâche, ou pour ajouter de l’information suite à un appel avec une partie prenante, les suivis permettent d’assurer que votre équipe est à l’affût des derniers développements.

 

• Rappel : vous trouverez vos tâches dans la page d’accueil, dans le tableau de bord Mes assignations. De plus, il est possible d’intégrer vos tâches à votre service de messagerie (Outlook, Gmail, etc.), ce qui simplifie les suivis, sans même avoir à vous connecter à Boréalis. 

  

3. Besoin de configurer les rapports dans la page d'accueil des membres de votre équipe? Les superutilisateurs à la rescousse

Est-ce que votre équipe utilise la fonctionnalité de rapports dans la page d’accueil, le premier élément auquel vous accédez après la connexion à Boréalis? Nous l’espérons grandement, car c’est un outil formidable pour afficher les tendances de vos données ou les sujets d’actualité d’une façon visuellement intéressante. De plus, ils sont toujours disponibles en un seul clic, via le bouton accueil dans le menu latéral à gauche. 

Pour les utilisateurs qui n’ont pas encore personnalisé leur page d'accueil, le rapport qui s’affiche automatiquement est Mes assignations. Les utilisateurs sont déjà en mesure de personnaliser les rapports affichés à cet endroit, mais il y a maintenant une nouveauté : les superutilisateurs peuvent configurer les rapports de la page d’accueil pour les membres de leur équipe.

Vous aimeriez que les gestionnaires qui consultent rarement Boréalis aient accès à de l’information intéressante les quelques occasions où ils se connectent? Pas de souci. Ajoutez les rapports pertinents à leur page d’accueil et assurez-vous que ce soit la première chose qu’ils voient lors de leur prochaine connexion. Vous aimeriez que tous les membres de votre équipe lisent le rapport de performance sociale? Ne faites que l’ajouter à leur page d’accueil. Il sera toujours possible pour les utilisateurs d’ajouter les autres rapports qu’ils souhaitent avoir dans leur page d’accueil, mais vous pourrez vous assurer que toute l’équipe a accès à l’information pertinente.

Pour activer cette fonctionnalité, les superutilisateurs doivent simplement accéder aux profils des utilisateurs de leur équipe et mettre l’information à jour dans l’onglet Tableaux de bord.

 

4. Présentation des fiches sommaires : prévisualisation des fiches depuis partout dans l’application

Nous sommes ravis de vous présenter les fiches sommaires, qui sont maintenant disponibles un peu partout dans l’application : lorsqu’il y a un lien cliquable, simplement glisser votre souris au-dessus de celui-ci pour accéder à un niveau additionnel d’information, sans avoir à naviguer vers la fiche complète.

Plusieurs actions sont aussi désormais disponibles à partir des fiches sommaires, ce qui veut dire que vous pouvez faire le tout directement d’où vous êtes, sans avoir à naviguer vers la fiche. Ces améliorations à l’interface et à l’expérience sont très importantes pour tous nos utilisateurs avec des connexions internet plus lentes, puisque moins de navigation rime aussi avec moins d’attente!

 

5. Sélection des coordonnées géographiques selon vos besoins

Est-ce que vous utilisez présentement des coordonnées GPS au format X et Y (comme UTM) pour la localisation de vos diverses fiches? Jusqu’à maintenant, latitude/longitude était le seul système disponible lors de la saisie manuelle de la localisation des fiches dans Boréalis. Il est maintenant possible d’ajouter vos propres coordonnées géographiques pour la localisation des plaintes, des terres, des stations de surveillance environnementales, et plus encore! Vous n’avez qu’à utiliser le nouveau bouton au-dessus des coordonnées de localisation pour changer aux unités désirées.

Vous aimeriez en savoir plus sur cette nouvelle fonctionnalité? Entrez en contact avec votre représentant du service client pour l’essayer.