Une activité regroupe les parties prenantes avec lesquelles votre organisation doit communiquer régulièrement, en utilisant la même stratégie et dans les mêmes délais. Par exemple, un groupe de parties prenantes à qui votre organisation souhaite parler d'une initiative spécifique une fois par mois, au cours des 12 prochains mois.
En plus de relier vos parties prenantes à votre initiative, les activités créent toutes les tâches de suivi, qui seront assignées aux membres de l'équipe sélectionnés.
Les activités sont une sous-section des plans de participation ; elles aident les utilisateurs à mettre en œuvre leur stratégie conformément au plan global, aux objectifs prédéterminés, aux groupes de parties prenantes ciblés et à des périodes spécifiques. Les activités permettent aux utilisateurs de contrôler et de suivre avec précision l'évolution de leurs plans de participation.
Créer une activité
- Accéder à Plans de participation dans Gestion des parties prenantes.
- Ouvrir le plan de participation pour lequel vous souhaitez créer une activité.
- Dans le menu de gauche, sous Planification, cliquer sur Activités.
- Cliquer sur le bouton + Ajouter dans le menu de gauche OU cliquer sur le bouton + Ajouter dans le coin supérieur gauche de la page d’Activités.
- Remplir les champs du formulaire Créer une activité. Nous vous suggérons d'ajouter le plus d'informations possible afin que les membres de l'équipe qui collaborent puissent mieux comprendre le contexte, la portée et les lignes directrices du plan de participation. Trois champs sont obligatoires : Titre, Objectifs, Date de début. Vous aurez besoin d’indiquer une Date de fin pour démarrer l’activité. Vous pouvez également cocher Ajouter plusieurs périodes pour ajouter des périodes supplémentaires.
- Cliquer sur le bouton Sauvegarder.
Accéder à une activité pour y ajouter de l’information supplémentaire
Chaque activité possède ses propres informations et doit être complétée par des informations supplémentaires après sa création afin de pouvoir être utilisée par votre équipe.
- Accéder à Plans de participation dans Gestion des parties prenantes.
- Ouvrir le plan de participation qui contient une activité pour laquelle vous souhaitez ajouter de l’information supplémentaire.
- Dans le menu de gauche, sous Planification, cliquer sur Activités.
- Ouvrir l'activité pour laquelle vous souhaitez entrer des informations supplémentaires.
Pour retourner au plan de participation, cliquer sur Information générale dans le menu de gauche et cliquer sur le nom du plan de participation.
Définisser une période pour votre activité
Pour pouvoir commencer une activité, vous devez ajouter une période de communication à l'activité. Cette période va définir quand l’activité sera active.
- Accéder à Information générale dans le menu de gauche.
- Cliquer sur l’icône + (Ajouter) dans la section Période de la page.
- Remplir les champs du formulaire Ajouter - périodes. Les champs Date de début et Date de fin permettent de définir la période pendant laquelle votre activité sera active.
- Cliquer sur le bouton Sauvegarder.
Note : Les périodes ne peuvent pas se chevaucher dans une activité car il ne peut y avoir qu'une seule période active à la fois.
Ajouter des parties prenantes à votre activité
Pour pouvoir démarrer une activité, vous devez ajouter les parties prenantes qui doivent être contactées dans le cadre de cette activité. Cela crée ensuite des tâches pour lesquelles des suivis peuvent être saisis.
- Accéder à Parties prenantes dans le menu de gauche.
- Cliquer sur l’icône + Ajouter dans le menu de gauche OU cliquer sur + Ajouter dans la page des parties prenantes.
- Remplir les champs du formulaire Ajouter - parties prenantes.
- Cliquer sur le bouton Sauvegarder.
Assigner une personne responsable à une partie prenante
Après avoir ajouté vos parties prenantes, vous pouvez spécifier une personne responsable pour contacter une partie prenante. Cela vous permet de confier à différentes personnes de votre équipe le soin de contacter différentes parties prenantes.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs personnes à l'aide du menu de la page Parties prenantes.
- Accéder à Parties prenantes dans le menu de gauche.
- Placez la souris sur la partie prenante à laquelle vous voulez assigner une personne responsable et cliquer sur le menu Ellipse (...).
- Cliquer Assigner.
- Utiliser la liste déroulante Personne responsable pour désigner une ressource chargée de contacter cette personne.
- Cliquer sur le bouton Assigner.
Noter que lorsqu'une personne responsable est désignée, elle doit disposer d'un compte d'utilisateur pour recevoir les notifications d'affectation. S'ils n'ont pas de compte d'utilisateur, ils devront être notifiés à l'aide d'outils extérieurs à Boréalis.
Statut de votre activité
Démarrer l'activité génèrera des tâches pour chaque partie prenante ajoutée à cette activité.
Lors de la création d'une nouvelle activité, son statut est automatiquement défini sur Non débuté.
Vous pouvez modifier manuelement le statut par le menu Actions.
Entrer un suivi pour une partie prenante
Vous pouvez noter un suivi pour une partie prenante particulière afin de conserver une trace de toutes les communications et des notes actualisées.
Noter que les communications saisies dans le système pour une partie prenante de ce plan de participation peuvent être consultées dans la rubrique Interactions du menu d'enregistrement de gauche.
- Accéder à Parties prenantes dans le menu de gauche.
- Placer la souris sur la partie prenante à laquelle vous voulez noter un suivi cliquer sur Noter un suivi.
- Précisez l’information dans le champs de Suivi.
- Cliquer sur le bouton Noter.
Les notes de suivi seront ensuite disponnibles dans Suivi du menu de gauche.