Un plan de participation est le regroupement stratégique d'une série de communications, d'activités et de tâches, en vue d'atteindre un objectif spécifique.
Les plans de participation permettent aux utilisateurs de :
- Mettre en œuvre leurs plans,
- Suivre l'évolution du plan de participation dans le temps sur la base des objectifs définis,
- Observer le progrès de l'équipe.
Les plans de participation peuvent également être utilisés pour regrouper des éléments liés à une même initiative. Par exemple, un plan de participation pourrait permettre aux utilisateurs d'organiser les informations liées à une initiative spécifique de communication avec les parties prenantes.
Vous pouvez également utiliser des plans de participation pour regrouper des parties prenantes ciblées avec des communications, des activités et des suivis, ainsi que des tâches pertinentes pour les membres de l'équipe.
Créer un plan de participation
- Accéder à Plans de participation dans Gestion des parties prenantes.
- Cliquer sur le bouton + Créer dans la fenêtre de la liste des plans de participation.
- Remplir les champs de la fenêtre Créer un plan de participation. Nous vous suggérons d'ajouter le plus d'informations possible afin que les membres de l'équipe qui collaborent puissent mieux comprendre le contexte, la portée et les lignes directrices du plan de participation. Trois champs sont obligatoires :
- Titre : Le nom du plan de participation.
- Type de plan de participation : Ce menu déroulant définit le type de plan de participation et les options disponibles dans le menu de participation.
- Projets : Permet de définir à quel projet le plan de participation sera rattaché et qui pourra y accéder.
- Cliquer sur le bouton Sauvegarder et afficher.
Activités et votre plan de participation
Les activités sont un élément de votre plan de participation. Elles sont utilisées pour regrouper les parties prenantes pour lesquelles vous avez la même stratégie de communication, sur une période donnée, et un objectif qui inclura :
- Les parties prenantes auxquelles vous devez vous adresser ;
- Vos messages clés ;
- Quand vous devez interagir avec eux ;
- A quelle fréquence ?
- Le niveau de participation souhaité.
Objectifs et jalons pour vos plans de participation
Les objectifs et jalons vous fournir des moyens d'accroître le niveau de détail de vos plans de participation. Ils représentent des actions, des moments ou des objectifs spécifiques qui peuvent être atteints grâce à la mise en place de votre stratégie de mobilisation.
Processus de vos plans de participation
Lors de la création d'un nouveau plan de participation, son statut est automatiquement défini sur En cours, sauf si la date de début se situe dans le futur, auquel cas son statut sera défini sur Non débuté.
Vous pouvez modifier manuellement le statut de votre plan de participation par le menu Actions.