Un programme d’inspection peut être ajouté à partir de la section correspondante. Un programme réuni bien souvent plusieurs inspections. Il détermine, selon la fréquence voulue, le nombre d’inspections pour une période donnée.
Par exemple, il est possible de créer un programme d’inspection annuel. Les conditions seront mesurées à chaque trimestre. Le nombre d’inspections pour l’année est calculé de façon automatique et elles sont créées automatiquement dans le système.
- Dans la section Programme d’inspection, ajouter un nouveau programme. Donner un titre évocateur et indiquer le ou les documents de conformité auquel il s’applique.
- Déterminer la personne responsable à l’interne de la vérification des inspections.
- Au besoin, on peut ajouter une description du programme et le département interne en charge de la vérification.
- Les conditions listées dans le document de conformité doivent être ajoutées au programme. Il n’est pas nécessaire de les ajouter toutes. Ceci se fait via le bouton Action et Lier des conditions.
Note : Dans le cas où un document possède beaucoup de conditions, il existe une façon de les lier rapidement au programme grâce à une sélection multiple. Afficher le plus grand nombre d’enregistrements, puis faire une sélection multiple pour les sélectionner toutes d’un seul clic.
5) C’est au moment de lier les conditions qu’il faut spécifier la fréquence des inspections. S’il s’agit d’une inspection qui n’est pas récurrente, choisir type d’inspection Unique. Ceci est recommandé s’il n’y a pas de fréquence prédéterminée pour la vérification des conditions. Il est toujours possible de lancer une nouvelle inspection dans le cadre du programme. Ainsi, si les dates des prochaines inspections ne sont pas connues, choisir type Unique.
Si la fréquence des inspections est fixe et déterminée, choisir le type d’inspection Récurrente. Déterminer la fréquence (1 fois par mois, 4 fois par année, etc.) et choisir la durée (1 an, 2 ans, etc.).
La date de début de la première inspection est automatiquement mise à la date de démarrage du programme (étape 6). On peut choisir une date ultérieure en sélectionnant Oui dans le champ Retarder le début de l’inspection.
6) Une fois les conditions liées, on peut démarrer le programme d’inspection via le bouton Action. Choisir une date de début et une date de fin au besoin. Déterminer la zone de conformité qui s’applique et la raison du démarrage de l’inspection. Ceci crée un plan d’inspection qui se trouve dans l’onglet du même nom. Le titre du nouveau plan d'inspection sera composé du titre du programme d'inspection et de cette raison.
Il peut y avoir autant de plan d’inspection que nécessaire. Un programme d’inspection contient un ou plusieurs plans, qui contiennent une ou plusieurs inspections.
La liste des inspections se trouvent dans l’onglet du même nom.
Pour simplifier l’utilisation du module, nous conseillons de créer un seul programme d’inspection générale avec un plan d’inspection par année. À chaque nouvelle année, on démarre un nouveau programme d’inspection (étape 6). Pour plus de détails sur la méthode qui conviendrait le mieux à votre projet, consulter un membre du Centre de Services Intelligent.