Le Gestionnaire de messagerie

Comment ça fonctionne

Garder l'application Boréalis au fait des courriels / réunions avec vos parties prenantes est le moyen le plus rapide de faire le suivi de vos interactions avec un minimum d'effort. La fonctionnalité Gestionnaire de messagerie permet aux utilisateurs de générer automatiquement un enregistrement complet de la communication dans Boréalis, y compris le titre, la description, la date, l'heure, les participants, le type de communication, etc., directement à partir de leur service de messagerie.

Voici les règles de base que tous les utilisateurs de Boréalis doivent connaître à propos de cette fonctionnalité:

1. Les courriels envoyés au Gestionnaire de messagerie sont traités instantanément.

2. Seuls les utilisateurs Boréalis disposant de droits d'accès «en écriture» peuvent envoyer des courriels au Gestionnaire de messagerie. Si les courriels sont envoyés par des employés qui ne sont pas des utilisateurs, ils ne seront pas traités.

3. Copier l'adresse courriel BCC du système dans un courriel créera une communication "Courriel". Le niveau actuel du courriel sera analysé par le système.

4. Transférer un courriel à l'adresse BCC du système créera une communication "Courriel". Le deuxième niveau du courriel sera analysé. Seuls les courriels transmis uniquement au système seront considérés comme des transferts et analysés en tant que tels. Si les utilisateurs ajoutent d'autres destinataires lorsqu'ils envoient un courriel au système, seul le premier niveau sera analysé.

5. Répondre à une réunion et l'envoyer à l'adresse courriel de notre système créera une communication "Réunion". Les informations de l'invitation à la réunion seront ajoutées dans le système Boréalis.

Une fois que le Gestionnaire de messagerie a confirmé que l'expéditeur du courriel est un utilisateur Boréalis, voici les étapes que le système suivra pour traiter le courriel:

Pièces jointes

Tous les documents joints seront liés à la nouvelle communication. Si des images sont incorporées dans le corps du courriel, ces images seront liées en tant que documents dans la communication. Si des vCards (cartes de visite électroniques) sont jointes à un courriel transféré au système, l'application créera un enregistrement individuel (et son organisation) au lieu d'une communication.

Fils de discussion

L'application reconnaîtra si le courriel envoyé au système fait partie d'un fil issu de communications précédemment enregistrées. Les conditions ci-dessous doivent être remplies pour qu'un courriel soit lié à un fil de discussion:

  • Le courriel doit être un transfert (TR :) ou une réponse (RE :) à un courriel déjà présent dans le système.
  • Le courriel ne doit pas être un transfert ou une réponse à une invitation à une réunion. Dans ce cas, la communication de cette invitation à la réunion sera mise à jour au lieu de créer de nouvelles communications.

Participants / Employés liés ou créés automatiquement

Principales règles pour les employés:

  • Si le courriel est lié à un ou plusieurs employés, tous les employés avec l'adresse courriel seront liés.
  • Si les destinataires du courriel sont des employés qui ne figurent pas déjà dans le registre des membres du personnel ET que leurs adresses courriels contiennent le domaine configuré, un employé sera créé automatiquement.

Règles principales pour les participants::

  • Si le courriel est lié à un ou plusieurs postes, tous les postes seront liés. Lorsque les communications sont liées à des postes, elles le sont également aux individus et aux organisations associées aux postes. Si le courriel n'est pas lié à une position dans le profil individuel mais que l'option "Toujours lier les communications au poste principal" est cochée, la communication sera liée à son poste principal.
  • Si l'adresse courriel est liée à plusieurs personnes et organisations dans le système, elles seront toutes liées à la communication.
  • S'il n'y a pas d'adresse courriel mais uniquement un nom, le système procédera à une analyse basée sur les noms plutôt que sur les adresses courriel:
    • Si seule une organisation est trouvée, l'organisation avec cette adresse courriel sera liée à la communication.
    • Si un individu et une organisation sont trouvés et que cet individu a une position dans cette organisation dans le système, alors la position sera liée. Dans le cas où aucun poste n'existe, l'individu et l'organisation seront liés.
  • Si l'individu trouvé n'est pas dans le système, il sera créé automatiquement.
    • L'adresse courriel sera ajoutée comme adresse principale.
    • Le nom de la partie prenante sera soit le nom trouvé, soit la première partie de l'adresse courriel (s'il s'agit uniquement de l'adresse courriel).
    • Si elle est reconnue par le Gestionnaire de messagerie, une organisation peut être liée ou créée (si elle n'est pas déjà dans le système). Un poste peut également être créé si une organisation est trouvée.

Signatures

Lors du transfert d'un courriel vers le système, le Gestionnaire de messagerie analyse la signature du deuxième niveau du courriel. Si l'individu n'a pas de numéro de téléphone, adresse courriel ou postale, le Gestionnaire de messagerie créera les coordonnées.

Alias

Si un ou plusieurs alias BBC sont reconnus par le Gestionnaire de messagerie, les communications seront liées à l'élément correspondant. Les alias BCC existent pour les projets, les catégories de sujets, l'atmosphère générale et les plans de participation. Veuillez vous référer à cet article pour plus de détails.

Courriel de confirmation

Une fois qu'un courriel est envoyé au système, l'utilisateur recevra un courriel de confirmation avec les informations suivantes:

  • Détails concernant la communication nouvellement créée
  • Une liste des personnes et des employés créés (le cas échéant - point vert devant le nom de la partie prenante / employé lors de la création et point violet lors de la mise à jour du profil)
  • Avertissements si l'information n'a pas été traitée par le système avec une explication.

Nous recommandons vivement aux utilisateurs de toujours lire les courriels de confirmation pour s'assurer que la communication a été correctement créée. C'est le meilleur moment pour mettre à jour les données dans le système si nécessaire.

Lien pour courriel original

Lorsqu'une communication est automatiquement créée à partir d'un courriel envoyé à Boréalis, le fichier eml d'origine est stocké avec la communication. Le lien Courriel original (surligné en jaune dans l'image ci-dessous), disponible sur la page Information générale de la communication, permet de récupérer ce courriel.

EML-Link-Fr.png

Plus précisément, cliquer sur ce lien a deux effets:

  1. Une copie du fichier .eml original est téléchargée sur la machine locale;
  2. Si la machine locale est correctement configurée, le courriel s'ouvre automatiquement dans l'application client de messagerie par défaut, ce qui vous permet de poursuivre facilement la conversation avec la partie prenante.

Ceci est utile lorsque, par exemple,

  • Vous savez que votre collègue a échangé des courriels avec une partie prenante et vous devez poursuivre cette discussion;
  • Vous voulez voir un courriel dans son format d'origine pour vous assurer qu'il était conforme;
  • Vous souhaitez simplifier la gestion de vos communications en conservant toutes les informations connexes dans le même environnement.
Cet article vous a-t-il été utile ?
0 sur 0 ont trouvé cela utile.
Avez-vous d'autres questions? Envoyer une demande